"Sustaining the digital investment" heet het onlangs verschenen interimrapport van de Amerikaans-Britse 'Blue Ribbon Task Force on Digital Preservation' (waarbij 'Blue Ribbon' zoiets betekent als: eersteklas), en die titel verraadt het nodige over de economische invalshoek die een groep van 17 experts uit zeer verschillende disciplines (economie, bibliotheken, archieven, bedrijfsleven, wetenschap, computertechnologie) heeft gekozen voor haar onderzoek. Ik vond het een zeer lezenswaardig rapport, niet zozeer omdat het alles :-) oplost (het is bovendien nog maar een eerste interimrapport; er volgt nog een tweede rapport met aanbevelingen), maar wel omdat het een goed overzicht geeft van wat we tot nu toe weten over de economische kant van duurzame toegang. Als je dit rapport tot je neemt, kun je dus veel voorafgaand onderzoek overslaan. Er zitten gerespecteerde schrijvers achter (o.a. Rusbridge van de DCC, Lavoie van OCLC, Anderson van de Library of Congress, Nowell van het Office of Cyberinfrastructure, econoom Courant, bibliothecaris Ayris, etc.) en die slagen erin om met de nodige afstand naar de digitale uitdaging te kijken.
Wat maakt digitale informatie zo anders?
De eerste vraag die de Task Force zich stelt is waarom we eigenlijk zo zitten te tobben: wat maakt digitale informatie anders dan bijvoorbeeld boeken waar we al eeuwen raad mee weten, of anders dan een huis waarin je investeert om daar in de toekomst rendement van te plukken (in geld of in woongenot). De Task Force noemt drie factoren: 'immediacy', 'scale', en 'uncertainty'. 'Immediacy' omdat je een huis of een boek (meestal) tien of twintig jaar kunt verwaarlozen zonder dat ze helemaal verloren gaan, maar omdat digitale informatie continu zorg vereist; 'scale' omdat de hoeveelheid waar we het over hebben ons bevattingsvermogen ontstijgt; en 'uncertainty' omdat we weten dat de technische ontwikkelingen razendsnel gaan en we daarom een periode van vijf jaar nauwelijks kunnen overzien.
Wat mij hierin opvalt is dat deze drie elementen een behoorlijke psychologische impact hebben: ze bepalen hoe je een probleem benadert en vooral de laatste twee kunnen behoorlijk intimiderend werken: help, het is zo veel en koffiedik kijken kunnen we ook al niet, waar moeten we in hemelsnaam beginnen (dus doen we maar even niks ...). Ik moest daarom denken naar wat Ian Halliday zei aan het eind van de conferentie van de Alliance for Permanent Access (p. 13, PS from the Chair): laat 'duurzaamheid' geen bureaucratisch alibi worden om maar niets te doen. Tom Wever van de ING-bank zei tijdens de DEN-conferentie iets dergelijks: het ING Datacentrum kijkt nooit verder dan vijf jaar vooruit, want je kunt toch niet overzien hoe de techniek er dan voor zal staan.
Als we er nu in zouden slagen (filosofeer ik, niet de Task Force) om de intentie om duurzaam toegankelijk te houden aan het begin, bij het tot stand komen van digitale gegevens, in het proces, in de financiering én de hoofden van mensen in te bakken, dan zouden we er toch in moeten kunnen slagen om het onderhoud dat ervoor nodig is om die digitale investering te verduurzamen in onze plannen in te bouwen, net zoals je jaarlijks onderhoud aan een huis begroot, waarbij je jaar op jaar ook bekijkt welke (nieuwe) technieken het best kunnen worden toegepast en wat het onderhoud gaat kosten.
De wetten van de economie
Maar er zijn natuurlijk nog een aantal economische wetten in het spel die de zaak compliceren. Een huis vertegenwoordigt een waarde in geld waartegen je onderhoudskosten kunt afwegen. De waarde van digitale informatie is slecht te becijferen.
Degene die onderhoud aan een huis laat doen, plukt daar zelf de vruchten van: meer woongenot of een hogere opbrengst bij verkoop. Bij digitale informatie is degene die moet investeren (vooral aan het begin van het traject: organiseren van data, metadateren) meestal niet degene die de vruchten plukt. Daarbij valt te denken aan de ambtenaar op het gemeentehuis of de onderzoeker die aan een proefschrift werkt. Het rapport van de Task Force bepleit een systeem van 'sticks & carrots' (beloningen en straffen) om die mensen te motiveren hun steen bij te dragen aan duurzaamheid. In de wetenschap zie ik daar een rol voor NWO, die de onderzoekssubsidies verleent; NWO zou het deponeren van onderzoeksdata verplicht kunnen stellen. Data-centra zouden de onderzoeker daarbij technisch kunnen ondersteunen - hoe dat zou moeten gebeuren wordt momenteel onderzocht in een SURFshare project 'Waardevolle data en diensten' onder regie van het 3TU.Datacentrum. Het Task Force rapport benadrukt overigens dat het belangrijk is om ook niet-geldelijke beloningen te gebruiken. Onderzoekers die data deponeren voor hergebruik zouden hiervoor ook inhoudelijke prestige moeten kunnen krijgen.
Bij de overheid weet ik voor het motiveren van ambtenaren die digitale gegevens produceren nog niet zo gauw een oplossing - naast de Archiefwet bestaan er tal van regelingen die aangeven hoe het moet, maar die regelingen worden vaak niet nagevolgd. We kunnen ons allemaal voorstellen waarom dat niet gebeurt: andere klussen zijn urgenter, structureel tijdgebrek, en ga zo maar door. Enkele maanden geleden sprak ik Geert-Jan van Bussel van de Hogeschool van Amsterdam. Voor hem is er maar één manier om duurzaamheid in de overheid in te bedden: zorgen dat je duurzaamheid inbed in de Records Management Systemen die ambtenaren gebruiken. Agnes Jonker van de HvA (waaronder de Archiefschool nu valt) bepleit in de Informatieprofessional van januari 2009 'algemene regie' over wat nu het 'records continuüm' bij de overheid wordt genoemd - geen scheiding meer tussen de dynamische fase en vervolgens 'statische' archivering na 20 of 50 jaar, maar misschien al duurzame opslag zodra een document tot stand komt. Wellicht kunnen we dat op den duur zelfs wel technisch mogelijk maken, zoals Philips en Microsoft doen met e-mail (zie mijn blog over de Records Management Conventie op 23 april).
Organisatie en financiering
Organisatorisch en financieel moet er het nodige gebeuren om duurzame toegang te waarborgen, concludeert de Task Force niet verrassend. Op blz. 37-42 van het rapport vat de Task Force alle studies samen die de afgelopen jaren iets hebben gezegd over de kosten van duurzame toegang. Dat lijkt erg handig, maar het leidt tot de conclusie dat er eigenlijk niets algemeens over te zeggen valt. Er zijn te veel variabelen in het spel: Wat voor informatie, welke bestandsformaten, hoe oud, hoe georganiseerd, hoe bewaard, hoe ontsloten, hoe beschikbaar, en ga zo maar door. Concrete berekeningen moeten per sector of per organisatie worden gemaakt op basis van beleidsmatige keuzes op basis van de diverse missies van organisaties, waarbij het dan ook nog een handicap is dat de kosten van duurzame toegang vaak maar moeilijk geïsoleerd kunnen worden uit het totaalbudget.
Over de financiering kan wel wat worden gezegd: heel veel financiering gebeurt tegenwoordig projectmatig, en dat is slecht voor duurzame toegang - tenzij je uit al die tijdelijke potjes weer een structureel fonds kunt vormen dat de data kan verduurzamen als het project is afgerond. Dat moet dan wel georganiseerd worden: iedere organisatie een eigen digitaal depot of alles in één datakolos bij Almere - om maar eens een paar uitersten te noemen. Opslag op grote schaal is goedkoper, dat is inmiddels wel gebleken, maar het is de vraag hoe je dat in belans kunt brengen met de doelstellingen en tradities in de veelsoortige organisaties met digitale gegevens. Efficiency, zegt het Task Force rapport, is geen kwestie van de goedkoopste oplossing, maar een kwestie van het maximale resultaat behalen met beperkte middelen. Waarbij het 'resultaat' per organisatie gedefinieerd moet worden.
De situatie in Nederland
Het rapport van de Task Force vormt goede conceptuele input voor de Nationale Verkenning Digitale Duurzaamheid die vorige week van start is gegaan met een heisessie voor het projectteam (zie foto bovenin linkerkolom en hiernaast). Het helpt ons denken over de materie. Maar om het doel van de Verkenning te bereiken (in kaart brengen hoe het in de Nederlandse publieke sector is gesteld met digitale duurzaamheid) is meer nodig, vooral veel feitenonderzoek. Tijdens de heisessie werd duidelijk dat het nog een hele klus wordt om met zo'n 3 fte in 6 maanden tijd een rapport op tafel leggen dat hout snijdt. Neem de overheid, bijvoorbeeld, hoe groot is die wel niet?
Bovendien: algemene principes zoals de Task Force formuleert zijn mooi, maar vaak beginnen de echte problemen pas als je algemene principes of wenselijkheden gaat toepassen op een werkelijke situatie met bestaande organisaties, gevestigde belangen en niet te vergeten mensen die ieder ook zo hun eigen karakter hebben. Wij van het projectteam kunnen onze borst natmaken en zullen jullie via deze blog op de hoogte houden van onze vorderingen.
(onderste foto: projectteam Nationale Verkenning studeert op de vraag hoe duurzaam digitaal Nederland is tijdens heisessie. Foto Annelies van Nispen)
