(Gebrek aan) duurzaamheid in de praktijk

Een van de interessantste presentaties tijdens de Significant Properties conferentie van 7 april in London was voor mij die van Cal Lee van de altijd actieve School of Information and Library Science van de University of North Carolina (Cal hier rechts op de foto, naast Helen Hockx-Yu van Planets). Hij liet aan de hand van een voorbeeld uit de praktijk zien hoeveel moeite het kost om aan de hand van digitale documenten onze recente geschiedenis te reconstrueren. De onderzoeker kreeg de beschikking over de e-mail correspondentie uit het kantoor van Governor Hunt uit de periode 1997-2001. Het ging om zo'n 61.000 e-mails met 14 duizend bijlagen. Een greep uit de problemen die men tegenkwam:
- van de 41 accounts bleken er 5 besmet te zijn met virussen, o.a. het beroemde Kournikova virus;
- de bijlagen bestonden uit een grote diversiteit aan bestandsformaten en er waren diverse softwareversies gebruikt, die allemaal weer een eigen aanpak vragen;
- een flink aantal bestanden had een bestandsnaam die veel te lang was om door de onderzoekssoftware te komen;
en uiteindelijk het grootste probleem:
- de complexiteit van de Word-documenten die wij iedere dag in grote hoeveelheden produceren, met allerhande (vaak op het scherm verborgen) opmaakfaciliteiten, mogelijkheden om wijzigingen bij te houden, enz. enz., wat het allemaal niet gemakkelijk maakt om uit de enorme brij aan éénen en nullen de essentie ('significant properties') te halen. En ten slotte
- Microsoft geeft veel te weinig informatie over zijn software om deze problemen te kunnen oplossen; de gegeven algorithmes geven niet de oplossingen die men zoekt.


Lee's presentatie geeft maar weer aan hoe belangrijk het is om bij het maken van informatie al na te denken over aspecten van digitale duurzaamheid. Het devies blijft dus luiden: informatie die voor later van belang is nooit opslaan in Word, maar tenminste omzetten in PDF.

Foto: uit Nederland waren o.a. het Nationaal Archief, de Koninklijke Bibliotheek en de NCDD aanwezig.
(Foto's BL/JISC en DPC)

Verslagen conferentie 'Essentiële Eigenschappen'

Presentaties, verslagen en foto's van de conferentie over 'essentiële eigenschappen' zijn inmiddels verschenen bij DPConline en het Digital Curation Centre.

'Change is inevitable'

Ergens in London loopt een dief rond met een aktetas vol wijsheden over de 'significant properties' (essentiële eigenschappen) van digitale objecten - of zou het water van de Thames mijn vulpeninkt al hebben uitgewist? Wat me in elk geval is bijgebleven van de door de Engelse collega's van de Digital Preservation Coalition georganiseerde conferentie is de waarheid-als-een-koe van Andrew Wilson van de Australische nationale archieven: 'Change is inevitable'. Waar een gebedenboek uit de middeleeuwen 800 jaar lang leesbaar is gebleven, ook al is het onder slechte omstandigheden bewaard, kunnen we een Wordstarbestandje van pakweg 20 jaar geleden met de computers van vandaag al niet meer lezen.

En dát maakt digitale informatie zo totaal anders dan informatie op papier. Als we niets doen, gaat de informatie verloren. We moeten aan de bitstreams sleutelen om ze leesbaar te houden. Maar daarbij gaat ook wel eens iets mis. En de grote vraag is hoeveel er mis mag gaan voordat de informatie zijn betekenis verliest, welke 'essentiële eigenschappen' je in elk geval over moet houden. Als de layout van deze blog wordt veranderd, doet dat niets af aan de inhoud, maar als je de layout uit een tabel haalt, blijft er een onbegrijpelijke brij over.

Een deelnemer aan de conferentie suggereerde dat we er daarom maar voor moeten zorgen dat er geen bitje omvalt en alles precies bewaard blijft. Dat is een nobel streven, maar helaas ook een ontzettend duur streven. Daar gaat trouwens de volgende conferentie over die ik in London ga bijwonen: wat gaat dat allemaal kosten?

Deze trip kostte mij helaas een tas, een paspoort, autopapieren, al mijn aantekeningen en mijn favoriete vulpen. Lastig, . . . maar het bleken gelukkig geen 'essentiële eigenschappen' van me te zijn.





Van de nood een deugd maken: lente in Kensington Gardens tijdens het wachten op mijn noodpaspoort.