Eind dit jaar moet het eindelijk zo ver zijn: na vier jaar van voorbereiding hoopt het Gemeentearchief Rotterdam (GAR) een werkend en gevuld E-depot te hebben. Nog zonder digitale balie, maar wel met een organisatie die is aangepast aan het verwerken van digitale informatie en met een metadatamodel dat alle verschillende collecties van het GAR aan elkaar weet te verbinden. Het E-depot wordt ontwikkeld in nauwe samenwerking met het Nationaal Archief.
Hoe hard er in Rotterdam gewerkt is om het E-depot te realiseren, bleek wel uit de Informatiedag die het GAR op donderdag 19 juni had georganiseerd om zijn kennis te delen met collega-archieven en andere instellingen betrokken bij duurzame digitale opslag. GAR-directeur Jantje Steenhuis (foto rechtsboven) zette direct de toon voor de dag door te benadrukken hoe belangrijk samenwerken is. Digitale duurzaamheid is complexe materie. Een Gemeente als Rotterdam kan dat misschien nog zelf financieren, maar voor kleinere archieven is duurzame digitale opslag alleen in samenwerking te realiseren.
Vervolgens liet een aantal GAR-medewerkers zien hoe zij ieder vanuit een eigen invalshoek bijdragen aan het E-depot. Martin de Bruijn presenteerde de digitale balie zoals Rotterdam die straks moet hebben: met integrale toegang tot alle digitale én analoge collecties, 100% vindbaarheid en faciliteiten om zoekresultaten te clusteren. Ronald Grootveld belichtte een stuk van de achterkant die daarvoor nodig is: de metadatabase die export uit vier heel verschillende collecties moet kunnen verwerken (Atlantis Atlas, Atlantis Bibliotheek, Mais Flexis en ABS-Archeion), en die naast actoren en objecten ook ruimte biedt aan 'authority files' van trefwoorden.
Het preserveringsteam van het GAR trad voltallig aan: v.l.n.r. Jacqueline Schuurman Hess (deelprojectleider), Jacob Takema (e-conservator) en Mette van Essen. Het team presenteerde het beleid dat erop is gericht om een hoogwaardig product te leveren: digitale bronnen moeten even betrouwbaar zijn als analoge bronnen, het onderhoud moet wel in verhouding blijven staan tot de gemaakte kosten, en de toegankelijkheid moet begrijpelijk zijn. Daarbij wordt ook nadrukkelijk gekeken naar in het buitenland ontwikkelde kennis, zoals het OAIS model en het Planets project. Speciale aandacht was er voor de technology watch. Het GAR suggereerde dat die misschien het beste in samenwerking gerealiseerd kon worden, en die uitnodiging werd opgepakt door Henk Koning van DANS en Inge Angevaare van de Nationale Coalitie Digitale Duurzaamheid. Direct werden plannen gesmeed om in september een nationale workshop technology watch te organiseren (nadere informatie via de NCDD-website).Mette van Essen liet daarna een fraai staaltje digitale archeologie zien: een aantal videobanden uit 1998 met een 3D-weergave van het beeld van Erasmus leken op het eerste gezicht onleesbaar geworden, maar met het nodige kunst- en vliegwerk wist het team van het GAR de beelden weer tevoorschijn te toveren - hoewel de bronzen jas van Erasmus voorlopig nog een aantal flinke motten-gaten blijft vertonen. Dit ontlokte aan Jacqueline Schuurman Hess de opmerking dat preventie toch altijd de beste weg is.
Josje Everse, tenslotte (foto rechts), die de overall leiding heeft over het project E-depot, gaf een indruk van de consequenties die het invoeren van digitale archivering heeft voor de organisatie. Een E-depot is niet zomaar een zwarte kast die ergens in een computerkamer wordt gezet, en ook mag het volgens Josje geen aparte afdeling worden. Digitale archivering moet een werkproces worden dat net zo is ingeburgerd bij alle afdelingen als het analoge werkproces. Josje legt daarbij de nadruk op kennis verwerven in de praktijk en problemen oplossen met consensus. Want veranderen doe je volgens haar het beste in het reguliere werk.
De dag werd besloten met een zeer geanimeerde discussie over het onderwerp: zelf doen of uitbesteden? Jantje Steenhuis' mening was duidelijk: het bewaren van digitale documenten is een kerntaak van het archief en kerntaken besteed je niet uit. Een flink aantal aanwezige archivarissen was het met haar eens dat de wettelijke verantwoordelijkheid voor de authenticiteit van documenten alleen door een archivaris zelf kan worden gewaarborgd. Maar Filip Boudrez van het Antwerpse archief suggereerde dat het opslaan van de bits en de bytes misschien beter door data-experts gedaan zou kunnen worden. Ook lagere kosten en gedeelde expertise werden genoemd als voordelen van uitbesteden. Maar misschien zijn die voordelen ook te bereiken door intensieve samenwerking tussen diverse archieven. Om die te realiseren moet nog het nodige werk verzet worden, want momenteel hanteren diverse provinciale archiefinspecties nog niet eens dezelfde regels [zie nuancering van Ingmar Koch in reactie op deze laatste wat boude uitspraak].
SIPS, ADA's en andere Afko's
In de marge van de GAR-bijeenkomst bleek dat er onder archivarissen weinig animo bestaat om de door het LOPAI in ED3 voorgestelde Nederlandse vertalingen van de termen uit het OAIS-model te gaan hanteren. Jacqueline Schuurman Hess: 'De Engelse termen zijn zo ingeburgerd, die laten we zo.' Daarmee is ook het bezwaar ondervangen dat de term 'aangeboden digitaal archiefstuk (ADA)' wel heel specifiek is voor één sector en daarom de communicatie met andere instellingen zoals bibliotheken en de wetenschap kan bemoeilijken. Bovendien bevat een 'information package' meer dan alleen het object, namelijk ook de metadata. Voorlopig houden we het onder vakgenoten dus op de OAIS 'information packages'. (Zie voor reactie vanuit LOPAI, http://eisenduurzaamdigitaaldepot.blogspot.com/2008/06/terminologie-ed3.html en voor commentaar door Peter Horsman en Hans Waalwijk de Informatieprofessional van september 08).
