Het Planets-project: wat heb je eraan?

Iedereen in het (DD-)wereldje heeft weleens gehoord van het vierjarige Europese Planetsproject voor duurzame toegankelijkheid, maar wie weet er nu echt het fijne van? Wie weet precies wat je eraan kunt hebben? Ook ik wist het niet. Nu het project (in mei 2010) ten einde loopt organiseert Planets op diverse plekken in Europa driedaagse ‘outreach’-evenementen, maar daarvoor moet je naar Londen (februari) of Rome (juni?). Frank Houtman van de KB (foto rechtsonder) bedacht vlak voordat hij vertrok naar de Gemeente Nieuwegein dat we ook iets moesten bieden voor de Nederlandse collega’s, en zo ontstond in samenwerking met het Nationaal Archief en de NCDD op 14 december het evenement ‘Planets: toolkit voor ons digitaal geheugen’ (alle presentaties). Het werd geen letterlijke vertaling van het driedaagse Planetsevenement, maar wel een ‘bloemlezing’, die blijkens de commentaren bij de borrel zeer op prijs werd gesteld. Een deelnemer die op het laatste moment moest afhaken vroeg om een zo volledig mogelijk rapport. Welnu, ik doe mijn best hieronder met links naar de presentaties en meer informatie elders.

Basisles duurzame toegankelijkheid

Op basis van de dia’s van Ross King van Planets verzorgde ondergetekende de basisles digitale duurzaamheid (wat ik tegenwoordig liever duurzame toegankelijkheid noem, maar dat terzijde): wat is het probleem met digitale objecten? En hoe moet je dat technisch oplossen?

Hoe verantwoord je de kosten? Op basis van risicomanagement

Ook in het NCDD-onderzoek bleek het een probleem: hoe krijg je geld voor duurzame toegankelijkheid? Hoe verantwoord je de tijd die je erin stopt aan je manager? Clive Billenness, de programmamanager van Planets, is tot een conclusie gekomen die ik dit jaar heel erg ben gaan delen: je kunt de kosten voor DT niet verantwoorden met winstprognoses later. Want de winst is niet te kwantificeren en de toekomst is een te vage klant om je businessmodel op te baseren. Wat je wel kunt doen is in kaart brengen wat je digitale collecties je waard zijn, welke risico’s ze lopen, en hoe je die risico’s kunt beheersen. Zo’n handvat geeft je ook de mogelijkheid om prioriteiten te stellen: welke collecties zijn het belangrijkst voor je? Welke risico’s zijn het urgentst? Clive zette de producten van Planets in het kader van de bekende cirkel uit het risicomanagement (zie links) en maakte daarmee duidelijk dat er over Planets is nagedacht. Het is niet zomaar een losse verzameling gereedschappen, maar alles hangt aan elkaar, en bij iedere stap in het proces kun je gebruik maken van weer andere Planetsonderdelen. Voor een overzicht verwijs ik graag naar de Nederlandstalige Planetsfolder die we voor de bijeenkomst hebben gemaakt.

Intermezzo: over de terminologie

Voordat Hans Hofman aan het woord kwam moest even een terminologische horde worden genomen: wat ik preserveren noem heet bij Hans conserveren. Maar we bedoelen er hetzelfde mee en ik beloof dat ik volgend jaar mijn best zal doen om vanuit de NCDD tot eenduidige benamingen te komen.

Of je het nu preserveren noemt of conserveren: je moet het plannen

Hans Hofman van het Nationaal Archief ging dieper in op de zo belangrijke planningsfase: hoe neem je beslissingen ten aanzien van je collecties? Het was een kleine schok voor sommige deelnemers dat de sprekers er allemaal van uitgaan dat je bij bewaaracties (emulatie of migratie) altijd informatie zult verliezen [Toevoeging: maar zie ook de commentaren onder deze blog met iets andere meningen]. Het is dus zaak om van te voren te bedenken welke informatie verloren mag gaan en welke niet. Welke keuzes een organisatie daarin maakt zal afhangen van de missie en doelstellingen van een organisatie: voor een archiefstuk zal de kleur van een lijntje nauwelijks belangrijk zijn, maar voor een kunstwerk kan het essentieel zijn. Die keuzes kan  Planets niet van je overnemen, betoogde Hans Hofman, maar als je ze eenmaal gemaakt hebt kunnen de Planetsgereedschappen, met name de Planets Preservation Planning Tool (PLATO) je helpen om die keuzes ook goed te implementeren. De tools kunnen de collecties analyseren op bestandsformaten, ze kunnen de risico’s in kaart brengen en ze kunnen de beste bewaaracties adviseren – maar allemaal op basis van een eisenpakket dat je zelf moet opstellen. Uit de zaal klonk gemompel – diverse deelnemers gaven aan dat hun organisatie helemaal geen beleid had en dat het jaren zou duren voordat er enig beleid op papier zou kunnen worden gezet. En toch ben je nergens zonder zo’n plan …

Diverse mogelijkheden uitproberen op het Testbed

Petra Helwig van het Nationaal Archief liet heel beeldend zien wat de consequenties kunnen zijn als je op een kritiek punt één enkel bitje verliest bij een migratie. Het is dus vooral zaak om Planets en andere diensten uit te proberen voordat je ze loslaat op je collecties. Daarvoor is het Testbed ontwikkeld, waar je met je eigen gegevens of met corpora (gegevensbestanden) die door Planetspartners zijn ingebracht naar hartenlust kunt experimenteren – niet alleen met de software van Planets zelf maar ook met allerhande andere programma’s die door Planets zijn ‘ingepakt’ (wrapped) tot diensten. De live demonstratie lukte maar kan hier niet herhaald worden – wie wil zien wat er allemaal kan met het testbed kan zelf inloggen bij Planets en zich bij de helpdesk aanmelden als tester.

Hoe selecteer je preserveringsdiensten?

Sara van Bussel van de KB vertelde over de ‘gap analysis’ van Planets. In een brede enquête vroeg het team de 16 Planetspartners welke bestandsformaten men in huis heeft. Daarna onderzocht Sara voor welke bestandsformaten er migratie- en emulatietools zijn. Die werden vervolgens opgespoord en ‘ingepakt’ tot diensten om in de Planetsomgeving te kunnen worden gebruikt. Ook zitten ze allemaal in de Core Registry die Planets heeft ontwikkeld: een database met alle bekende bestandsformaten en de bekende tools. Die Registry wordt o.a. gevoed door experimenten op het Testbed en levert weer input voor Plato. Ook in Planets hangt alles met alles samen.

Maar wat héb je er nu aan?

Het was indrukwekkend wat we allemaal te zien kregen, in praktische en technische zin – maar natuurlijk waren er ook een aantal kanttekeningen. De eerste gaf Clive Billenness zelf in zijn bonuspresentatie 'Putting it all together': alle Planetsdiensten zijn momenteel nog in de betaversies. Via de website kun je ermee experimenteren, maar je kunt er nog niet echt op bouwen. Dat kan pas met de definitieve versies die eind mei gepubliceerd worden als het project ten einde loopt. Natuurlijk roept dat projecteinde ook weer vragen op: wie gaat de Planetsdiensten onderhouden als het project is afgerond? Clive vertelde dat er plannen zijn voor een structurele Planets-community. Ook gaf hij aan dat enkele grote organisaties de Planetsdiensten gaan gebruiken, wat weer voor continuïteit zal zorgen. Ik hoop dat dat goed van de grond komt.

In de discussie had Mirjam Eikelboom van Rijkswaterstaat de nodige vragen bij het nut van Planets voor de archiefvormers binnen de overheid. Hoe is het gesteld met de taakafbakening tussen de archiefvormer en het Nationaal Archief? Gedeeltelijk ligt die wettelijk vast, zo vertelde Hans Hofman, maar voor eigen rekening voeg ik daaraan toe dat het NCDD-rapport wel duidelijk heeft gemaakt dat het digitale tijdperk om nieuwe afspraken vraagt. Het NA experimenteert ook al met nieuwe vormen van overdracht, onder andere met Binnenlandse Zaken.

Marjet Douze van Aletta stelde hardop een vraag die een aantal andere vertegenwoordigers van kleine organisaties in gedachten moeten hebben gehad: ‘Krijg je er een consultant bij?’ En toen waren we terug bij het thema dat bijv. ook vorige week ter sprake kwam: kennis en informatie zijn cruciale factoren – en we hebben er nog veel te weinig van. Toen Marjet aan het panel van sprekers vroeg waar ze die als (piep-)kleine organisatie kon vinden, was het antwoord van Hans Hofman: door te gaan samenwerken met anderen.

Aan het eind van een jaar vol NCDD-activiteiten, waarin we ons rapport opleverden, een conferentie organiseerden, ik op vele plekken mocht komen praten over duurzame toegankelijkheid en de bezoekersstatistieken van deze blog er niet om logen, is wat mij betreft daarmee de agenda gezet voor 2010: kennis en samenwerken, zo praktisch en bruikbaar mogelijk: er is nog veel werk te doen!

(Voor wie nu echt alles in detail wil weten van Planets en er zelf mee wil experimenteren is er op 9-10-11 februari in London een driedaagse training. Ingmar Koch blogde in juni over een dergelijk evenement in Kopenhagen en ging veel dieper in op de technische aspecten.)