Prioriteiten voor kleinere erfgoedinstellingen

'Als u directeur zou zijn van een kleine erfgoedinstelling, wat zou dan uw allereerste prioriteit zijn?', vraagt de examinator. Voor hem staat een kandidaat die net zijn thesis heeft gepresenteerd voor het behalen van de titel Master of Business Informatics (Avans+, Breda). Hij is momenteel Informatiemanager bij een erfgoedinstelling en zijn thesis is getiteld: 'Stapsgewijs naar duurzame toegang.' In dat document heeft hij geconcludeerd dat alle bekende toetsingskaders voor duurzame toegankelijkheid eigenlijk geen soelaas bieden voor kleine erfgoedinstellingen en dat die instellingen meer gebaat zouden zijn bij een stapsgewijze benadering. De volgorde van de stappen laat hij bepalen door de vraag: welke maatregelen verminderen de risico's van mijn digitale gegevens het meest?

'Mijn eerste prioriteit zou zijn om met al mijn medewerkers om de tafel te gaan zitten en de risico’s die kleven aan het gebruik van digitale gegevens goed onder de aandacht te brengen, om bewustzijn te kweken,' zegt de kandidaat, Enno Meijers van de Zeeuwse Bibliotheek. Dat verrast de examinator. Geen OAIS, geen serverparken, geen back-ups, maar als eerste prioriteit: bewustzijn. De examinator probeert het nog eens: 'OK, dat doe je op maandag van 10 tot 11 uur, maar daarna dan?'

Enno laat zich niet van de wijs brengen: ‘Daarna zou ik eerst maar eens gaan netwerken, met andere organisaties praten, onderzoeken wat ik zelf moet gaan doen en wat ik wellicht samen met anderen kan oppakken.’ Want als hij tijdens zijn onderzoek één ding heeft geleerd dan is het wel dat de techniek maar een deel van de oplossing is. Beleid, mandaat, context, financiën, dat zijn allemaal sleutelelementen waar de techniek in moet passen en afhankelijk van is.

De Amerikaan Charles M. Dollar benoemde vijftien van dat soort factoren die van belang zijn voor duurzame toegankelijkheid en zette ze op een rij in een model waarmee je per factor de volwassenheid van je organisatie kunt meten. In zijn studie onderwerpt Enno zijn eigen organisatie aan de toetsing van Dollar en komt tot de conclusie dat ook de Zeeuwse Bibliotheek er nog lang niet is. Voor de analysefase biedt Dollar genoeg handvatten, maar Enno mist in het model aanknopingspunten voor praktische vervolgstappen. Waar moet je beginnen met verbeteren? Enno brengt daarom een prioritering aan. En hij concludeert dat 'permanente' toegankelijkheid voor de meeste erfgoedinstellingen een brug te ver is. 'Laten we eerst maar zorgen dat de collecties de komende vijf jaar toegankelijk blijven,' is zijn advies.

Vanuit NCDD-oogpunt vind ik dat Enno belangrijk werk heeft verricht door juist de kleinere erfgoedinstelling als zijn vertrekpunt te nemen. Daarom publiceer ik zijn thesis graag op de NCDD-website en hoop dat jullie hem allemaal zullen lezen. De studie is ook erg transparant, want Enno heeft zijn theorie laten toetsen door een aantal experts in ons vakgebied. De reacties staan integraal in het rapport, ook waar ze kritisch zijn. De meeste reviewers ondersteunen de aanpak, maar zouden willen dat Enno verder was gegaan in de praktische uitwerking. En er ontstond de nodige discussie over Enno’s aanbeveling om maar te beginnen met het ‘laaghangende fruit’, relatief gemakkelijk te bewaren digitale kopieën van fysieke objecten. Zijn born-digital objecten niet veel kwetsbaarder?

Ik heb het onderzoek van Enno van dichtbij meegemaakt en weet dat hij zelf ook best wel verder had willen gaan, maar er is een grens aan wat je in één onderzoek kunt bereiken. En juist een kleinere erfgoedinstelling is erbij gebaat niet alles tegelijk op te pakken. Met digitale kopieën van fysieke objecten kun je je proces inrichten en daaraan kun je vervolgens steeds verbeteringen aanbrengen. Stap voor stap. In september willen NCDD, DEN en Enno ook een vervolgstap organiseren voor het onderzoek, een vertaalslag die het allemaal nog praktischer kan maken. Het liefst samen met anderen, in de vorm van een workshop of een wiki. Wie hieraan mee wil doen wordt van harte uitgenodigd om zich nu al te melden (inge.angevaare@kb.nl). Ook Enno houdt zich aanbevolen voor reacties op zijn onderzoek (h.j.meijers@gmail.com).

Enno kreeg overigens voor zijn onderzoek ‘een dikke vette acht’ van de examinatoren. Vanaf 8 juli a.s. mag hij ‘MBI’ achter zijn naam zetten.

PS: Voor Firefox-gebruikers blijken de mouse-overs bij de foto's niet te werken. Daarom op de tweede foto van boven, vlnr: begeleider Ton Brandenbarg (Zeeuwse Bibliotheek), begeleider Ed Landman (Avans+), Enno Meijers, examinator Joost Wouters (Avans+).

Kunnen we duurzame toegankelijkheid 'verkopen'?

Terwijl Engeland de spannendste verkiezingen in jaren doormaakt, bezoek ik deze week in Londen twee bijeenkomsten die in het teken staan van de economische kanten van duurzame toegankelijkheid. Directe aanleiding is de presentatie van het Final report van de Amerikaans/Engelse Blue Ribbon Task Force on Sustainable Digital Preservation and Access. De Task Force heeft twee jaar de tijd genomen om duurzame toegankelijkheid te onderwerpen aan de wetten van de economie. Het resultaat is een nogal Amerikaans getinte analyse van vraag en aanbod die leidt tot de conclusie dat 'De Markt' geen oplossing heeft voor de vraag hoe we toegankelijkheid duurzaam gaan financieren -- want economisch gezien is er geen vraag naar 'toekomstige producten' (de klanten moeten nog geboren worden), alleen maar aanbod, en dan is niemand bereid ervoor te betalen. Voor de liefhebber kan het rapport een aardige intellectuele oefening zijn, maar ik bevind me in het kamp van de criticasters die het allemaal nogal theoretisch vinden en de aanbevelingen wat tam. Maar misschien redeneer ik te 'Europees' en is het vooral in Amerika nog heel belangrijk om te onderbouwen waarom er publiek geld voor duurzame toegankelijkheid moet worden uitgegeven.

De Amerikaanse experts die op uitnodiging van JISC (de Engelse SURF) naar Londen waren gekomen voor de Europese presentatie hadden het nodige te melden - ook voor Europeanen (waar, zo werd me weer eens duidelijk deze week, de Britten zich nog steeds niet toe rekenen).

Brian Lavoie van OCLC, co-chair van de Task Force, vatte de conclusies van het rapport als volgt samen: '... sustainable economics for digital preservation is not just about finding more funds. It is about building an economic activity firmly rooted in a compelling value proposition, clear incentives to act, and well-defined preservation roles and responsibilities (p. 1-4).' Allemaal niet echt nieuw, maar hier keurig op een rijtje gezet: je komt er niet met wat projectgeld hier en wat projectgeld daar. Daarop kun je geen duurzaamheid bouwen. We moeten beter worden in het 'dwingend' aantonen wat de investeringen opleveren (of welke rampen ze voorkomen); we moeten werken aan de motivatie om duurzaam te handelen, en we moeten ieders rol en verantwoordelijkheid goed benoemen.

Zoals gezegd: niet echt nieuw, maar in de toelichting zaten wat goede punten. Bijvoorbeeld over het 'dwingend' aantonen van de waarde. Duurzame toegankelijkheid is zeker geen 'one size fits all'-zaak, en daarom moet je ook de waarde aantonen in zeer nauw overleg met de doelgroep en voor iedere soort data apart. Alleen een meteoroloog kan onderbouwen waarom hij niet kan functioneren zonder langjarige gegevens. Het veel gehoorde argument dat we niet weten wat 'de toekomst' nodig zal hebben moet worden bestreden door het aanwijzen van vertegenwoordigende organisaties ('proxy organisations') die namens hun toekomstige opvolgers het pleidooi houden. Bibliotheken en archieven zijn voorbeelden van 'proxy organisations', en zij zijn ook verantwoordelijk voor de selectiecriteria, d.w.z. prioriteren op basis van de verwachte vraag (en deselecteren als gegevens na een poosje toch niet zo waardevol blijken te zijn.)

Wat de motivatie betreft is het belangrijk om in het achterhoofd te houden dat die niet een vast gegeven is, maar kan variëren per belanghebbende en dat de motivatie ook met de tijd zal veranderen.

Het benoemen van rollen en verantwoordelijkheden moet zo veel mogelijk geformaliseerd worden, vindt de Taskforce, in mandaten, contracten, service level agreements, etc., want vrijblijvendheid werkt niet. De Taskforce vraagt vooral aandacht voor de transitiemomenten, wanneer gegevens van de ene naar de andere partij gaan, en dat is een heel belangrijk punt, want juist daar gaat het vaak mis (een promovendus die een datapuinhoop achterlaat; een gemeenteambtenaar die zijn documentatie overdraagt).

Intrigerend waren de discussies over 'open access' en het 'free rider probleem'. Anders dan bij bijv. gedrukte boeken maakt het bij digitale bestanden niet uit of één persoon er gebruik van maakt of 1000, en in de publieke sector gaan er veel stemmen op om de informatie (waarvoor de belastingbetaler heeft betaald) dan ook maar aan iedereen ter beschikking te stellen. De (nog immer kapitalistisch gefundeerde) economische theorie heeft het daar erg moeilijk mee. Die betwijfelt of iemand nog zal willen investeren in langetermijntoegang als iedereen gratis mag profiteren.'

Kevin Guthrie van Ithaka (de club achter JSTOR en Portico, en partner van JISC in diverse studies) benadrukte de noodzaak om meer dan één financieringsbron te hebben. Want anders ben je te afhankelijk. Een prachtig voorbeeld kwam van e-Bird, een wetenschappelijke Amerikaanse database die erin geslaagd is om een hele community van vogelaars aan zich te binden en door reclame, websites voor specifieke doelgroepen en i-Phone apps voor vogelaars nieuwe geldstromen aan te boren - excusez-le-mot. In een dag sleutelden de webmasters een site in elkaar die de gevolgen van de olieramp in de Mexicaanse golf in beeld brengt ...

Citaten van de dag(en):

Kevin Guthrie (Ithaka): ‘In business, when revenue dries up, you change your mission; the public sector does not have that option, it must stick to its mission and find alternative sources of revenue.’

Bill Dutton (Oxford Internet Institute) over prioritering: 'You need people to generate ideas, people to execute ideas, and people to kill ideas.'

Kevin Guthrie: 'Empower leadership. Venture capitalists invest in people, not in ideas.'

Kevin Guthrie: 'For the value proposition, it is important to help people visualize the outcome. People often have no idea what the situation will look like at the end of the project, say in five years. Help them visualize - not to punish them for failure, but to enable the process of iteration that leads to discipline in a project.'

Gabrielle Blais (Canadian Heritage Information Network): 'The internet environment is allergic to pain. No-one wants to pay.'

London cab driver: [de meter staat op 7pond80 en we zijn weer terug op de plek waar ik instapte]: 'It's these roadworks, ma'am. They are all over the place. You can't get through anywhere. But if the Tories win, there'll be no more roadworks. No more works anywhere.
'Yes, ma'am, I voted first thing this morning. For Mr. Brown, of course, 'cause I still remember when Mrs. Thatcher took our school milk away. Children can't learn without something in their stomach, you know, and these families just couldn't afford a breakfast. But she went and took it away anyway. So I vote for Mr. Brown. Have done for 15 years.'