Prioriteiten voor kleinere erfgoedinstellingen

'Als u directeur zou zijn van een kleine erfgoedinstelling, wat zou dan uw allereerste prioriteit zijn?', vraagt de examinator. Voor hem staat een kandidaat die net zijn thesis heeft gepresenteerd voor het behalen van de titel Master of Business Informatics (Avans+, Breda). Hij is momenteel Informatiemanager bij een erfgoedinstelling en zijn thesis is getiteld: 'Stapsgewijs naar duurzame toegang.' In dat document heeft hij geconcludeerd dat alle bekende toetsingskaders voor duurzame toegankelijkheid eigenlijk geen soelaas bieden voor kleine erfgoedinstellingen en dat die instellingen meer gebaat zouden zijn bij een stapsgewijze benadering. De volgorde van de stappen laat hij bepalen door de vraag: welke maatregelen verminderen de risico's van mijn digitale gegevens het meest?

'Mijn eerste prioriteit zou zijn om met al mijn medewerkers om de tafel te gaan zitten en de risico’s die kleven aan het gebruik van digitale gegevens goed onder de aandacht te brengen, om bewustzijn te kweken,' zegt de kandidaat, Enno Meijers van de Zeeuwse Bibliotheek. Dat verrast de examinator. Geen OAIS, geen serverparken, geen back-ups, maar als eerste prioriteit: bewustzijn. De examinator probeert het nog eens: 'OK, dat doe je op maandag van 10 tot 11 uur, maar daarna dan?'

Enno laat zich niet van de wijs brengen: ‘Daarna zou ik eerst maar eens gaan netwerken, met andere organisaties praten, onderzoeken wat ik zelf moet gaan doen en wat ik wellicht samen met anderen kan oppakken.’ Want als hij tijdens zijn onderzoek één ding heeft geleerd dan is het wel dat de techniek maar een deel van de oplossing is. Beleid, mandaat, context, financiën, dat zijn allemaal sleutelelementen waar de techniek in moet passen en afhankelijk van is.

De Amerikaan Charles M. Dollar benoemde vijftien van dat soort factoren die van belang zijn voor duurzame toegankelijkheid en zette ze op een rij in een model waarmee je per factor de volwassenheid van je organisatie kunt meten. In zijn studie onderwerpt Enno zijn eigen organisatie aan de toetsing van Dollar en komt tot de conclusie dat ook de Zeeuwse Bibliotheek er nog lang niet is. Voor de analysefase biedt Dollar genoeg handvatten, maar Enno mist in het model aanknopingspunten voor praktische vervolgstappen. Waar moet je beginnen met verbeteren? Enno brengt daarom een prioritering aan. En hij concludeert dat 'permanente' toegankelijkheid voor de meeste erfgoedinstellingen een brug te ver is. 'Laten we eerst maar zorgen dat de collecties de komende vijf jaar toegankelijk blijven,' is zijn advies.

Vanuit NCDD-oogpunt vind ik dat Enno belangrijk werk heeft verricht door juist de kleinere erfgoedinstelling als zijn vertrekpunt te nemen. Daarom publiceer ik zijn thesis graag op de NCDD-website en hoop dat jullie hem allemaal zullen lezen. De studie is ook erg transparant, want Enno heeft zijn theorie laten toetsen door een aantal experts in ons vakgebied. De reacties staan integraal in het rapport, ook waar ze kritisch zijn. De meeste reviewers ondersteunen de aanpak, maar zouden willen dat Enno verder was gegaan in de praktische uitwerking. En er ontstond de nodige discussie over Enno’s aanbeveling om maar te beginnen met het ‘laaghangende fruit’, relatief gemakkelijk te bewaren digitale kopieën van fysieke objecten. Zijn born-digital objecten niet veel kwetsbaarder?

Ik heb het onderzoek van Enno van dichtbij meegemaakt en weet dat hij zelf ook best wel verder had willen gaan, maar er is een grens aan wat je in één onderzoek kunt bereiken. En juist een kleinere erfgoedinstelling is erbij gebaat niet alles tegelijk op te pakken. Met digitale kopieën van fysieke objecten kun je je proces inrichten en daaraan kun je vervolgens steeds verbeteringen aanbrengen. Stap voor stap. In september willen NCDD, DEN en Enno ook een vervolgstap organiseren voor het onderzoek, een vertaalslag die het allemaal nog praktischer kan maken. Het liefst samen met anderen, in de vorm van een workshop of een wiki. Wie hieraan mee wil doen wordt van harte uitgenodigd om zich nu al te melden (inge.angevaare@kb.nl). Ook Enno houdt zich aanbevolen voor reacties op zijn onderzoek (h.j.meijers@gmail.com).

Enno kreeg overigens voor zijn onderzoek ‘een dikke vette acht’ van de examinatoren. Vanaf 8 juli a.s. mag hij ‘MBI’ achter zijn naam zetten.

PS: Voor Firefox-gebruikers blijken de mouse-overs bij de foto's niet te werken. Daarom op de tweede foto van boven, vlnr: begeleider Ton Brandenbarg (Zeeuwse Bibliotheek), begeleider Ed Landman (Avans+), Enno Meijers, examinator Joost Wouters (Avans+).