Wiki digitale duurzaamheid

De collega's van ED3 meldden het al uitgebreid, er is een wiki gestart rondom digitale duurzaamheid. Nu ben ik blij met ieder initiatief op dit gebied, maar voordat ik hem in de bronnenlijst van de NCDD opneem, moet het initiatief meer body krijgen en wil ik meer weten van de richting waar dit uit gaat, vooralsnog vooral ICT-toepassingen en dan vooral open source. Ik ben benieuwd.

Digitale archieven worden flexibel en onderdeel primair proces

Afgelopen woensdag organiseerden de gemeente/stadsarchieven van Rotterdam en Antwerpen een gezamenlijke studiedag in het sfeervolle Felixarchief in Antwerpen. Voor een bomvolle zaal van collega's (de helft uit Nederland en de helft uit Vlaanderen) lieten het Nationaal Archief, het GAR Rotterdam en het Felixarchief zien hoe ver ze zijn met de ontwikkeling van hun digitale depots en welke visies ten grondslag liggen aan hun initiatieven. (De presentaties staan op de studiedagwebsite van het GAR; fotobijschriften onderaan de blog.)


Wat het eerste betreft: Het Nationaal Archief en het GAR hopen begin volgend jaar de testfase in te gaan met hun digitale depots, die met dezelfde Tessella software worden ingericht. 2009 wordt het jaar van vele testen en pilotprojecten, waarna de systemen in 2010/2011 volledig operationeel moeten zijn. Het Felixarchief is al experimenteel in bedrijf. Men kiest er in Antwerpen voor om onderdeel voor onderdeel geleidelijk over de volle breedte uit te rollen.

Wat de visies betreft, wil ik er een aantal aspecten uitlichten:

Felixarchief: integreren in de workflow van de ambtenaar
Het Antwerpse archief heeft het geluk gehad dat het kon meeliften op een grote reorganisatie binnen de stedelijke diensten: het project 'denBell', waarbij ambtenaren digitaal gingen werken vanuit wat wij in Nederland flexplekken noemen. Integratie in het primaire proces is hier het motto, integraal 'records management' waar digitale duurzaamheid, pardon! duurzame toegankelijkheid is ingebouwd. Natuurlijk krijgen niet alle gemeentelijke archieven een buitenkans als Antwerpen, maar velen zijn het er inmiddels over eens dat die integratie eigenlijk de enige manier is om duurzame toegang te realiseren bij de administraties.


GAR: "een hele lange workshop"
Jantje Steenbuis en Josje Everse van het GAR legden vooral de nadruk op de betrokkenheid van de gehele organisatie bij de ontwikkeling van het e-depot en "kennis verwerven in de praktijk". Het depot is ontwikkeld in nauwe samenwerking met de Archiefschool en vanaf 2007 met het Nationaal Archief. Steenhuis heeft een e-depot altijd gezien als een kerntaak van een archivaris die je niet mag uitbesteden, maar zij gaf nu aan dat ze ook wel beseft dat niet alle archieven de middelen van een grote stad als Rotterdam hebben, en dat met name kleinere organisaties wellicht pragmatische keuzes moeten maken.

Nationaal Archief: ontwikkelen van diverse scenario's voor diensten aan derden
Het Nationaal Archief speelt in op de behoeften van kleinere organisaties, zo blijkt uit het visiedocument dat het NA twee weken geleden publiceerde (zie ook NCDD nieuwsbericht). In de presentatie van Jacqueline Slats kwamen niet alleen de technische kanten van het Digitaal Depot aan bod, maar ook de business cases waarmee het Nationaal Archief volgend jaar gaat experimenteren. In deze pilots worden (digitale) alternatieven uitgeprobeerd voor het traditionele overbrengen van papieren archieven na een periode van (idealiter) 20 jaar.
Met het Ministerie van Binnenlandse Zaken wordt geëxperimenteerd met vervroegde overbrenging van digitale archieven, ook van archieven die na verloop van tijd vernietigd moeten worden. Met diverse RHC's en andere archieven (Utrecht, Noord-Holland, Zeeland) worden modellen uitgewerkt waarbij het Nationaal Archief fungeert als een trusted digital repository (TDR). Met het Kadaster wordt een experiment gestart waarbij de digitale archieven bij het Kadaster blijven, maar het Nationaal Archief op afstand het technische beheer verzorgt.
Dit zijn stuk voor stuk interessante modellen die een rol kunnen gaan spelen in het ontwikkelen van de nationale infrastructuur voor duurzame toegankelijkheid die op de agenda van de NCDD staat.
Je ziet ook dat digitale depots een sterke ontwikkeling doormaken: waar het in 2003 in gebruik genomen e-Depot van de Koninklijke Bibliotheek nog één geheel was op één plek, wordt nu veel meer gedacht in termen van netwerken. (Om misverstnanden te voorkomen: het KB e-Depot is ook niet stil blijven staan: momenteel loopt een groot vernieuwingsproject om het e-Depot aan te passen aan complexere objecten en de verwerkingscapaciteit te vergroten.)


Overigens waren Inge Schoups en Filip Boudrez het niet echt eens met de stelling dat een digitaal depot niet haalbaar zou zijn voor kleine instellingen. "Gewoon een kwestie van doen", vond Filip Boudrez, en als je eenmaal bezig bent, is het best leuk.

Technology watch uitdaging voor de NCDD
In zijn samenvatting aan het eind van de dag gaf Peter Horsman van de Archiefschool aan dat het digitale tijdperk allerlei kansen biedt om middelen en 'resources' te delen, hoewel we daar traditioneel niet zo goed in zijn. Juist nu hoeven faciliteiten zich niet meer op één plaats te bevinden om gedeeld te kunnen worden. En op het gebied van kennis en expertise valt er heel wat te winnen door samenwerking. Zo hebben noch het Nationaal Archief, noch het Felixarchief, noch het GAR Rotterdam al een stevig fundament gelegd voor de 'technology watch' die hun digitale depots technisch up-to-date moeten houden. In de wandelgangen bleek dat de vraag eerst beantwoord moet worden wat zo'n technology watch nu eigenlijk inhoudt. Hierover later ongetwijfeld meer.

Zie ook: de blog van LOPAI met een verslag van Ingmar Koch.


Foto's IA: rechtsboven, vlnr Jacqueline Slats van het Nationaal Archief, Jantje Steenhuis van het Gemeentearchief Rotterdam, en Inge Sloups van het Felixarchief Antwerpen.
Midden: vlnr Filip Boudrez van het Felixarchief (en van expertisecentrum eDavid) en Josje Everse van het Gemeentearchief Rotterdam).
Onder: De binnenplaats van het Felixarchief.

iPRES 2008 (4): online

De iPRES papers zijn gepubliceerd: http://www.bl.uk/ipres2008/programme.html . Meer dan 300 pagina's met de state of the art van duurzame toegankelijkheid in de hele wereld. Er zit veel lezenswaardigs tussen, maar wat dat is zal voor iedereen verschillen. In ieder geval de moeite waard om even de inhoudsopgave te scannen en je eigen favorieten eruit te halen.

iPRES 2008 (3): duurzaamheid is uittoegang is in

Diverse sprekers (o.a. Lynne Brindley, de CEO van de British Library, Steve Knight van de National Library of New Zealand, Carlos Oliveira van de Europese Commissie en Martha Anderson van de Library of Congress) pleitten tijdens de iPRES 2008 voor een aanpassing van de tot nu toe gebruikelijke vakterminologie: digitale duurzaamheid is op zich slechts een middel in dienst van het einddoel: toegang, gebruik. In onze communicatie zouden we dat meer moeten benadrukken, onderling, maar zeker ook naar de gremia (vaak overheden) die het onderzoek subsidiëren, en niet te vergeten naar het grote publiek. Immers, zo benadrukte Anderson, brede publieke steun is een voorwaarde voor politieke steun en de bereidheid om ergens geld in te stoppen.

In het Engels ligt het alternatief nogal voor de hand: Permanent Access, of, zoals Lynne Brindley suggereerde: 'Preservation for Access'.

In het Nederlands ben ik er nog niet helemaal uit. 'Bewaren om toegang te verlenen' klinkt lang niet zo compact als het Engelse 'preservation for access'. Permanente toegang? Langetermijntoegang?

Juist gekozen woorden zijn belangrijk in communicatie, heel belangrijk. Woorden roepen direct emotie op, en hoe rationeel we ook denken te zijn, we reageren daar onbewust wel op. Daarom nodig ik de lezer gaarne uit om suggesties te doen, via het reactieformulier of rechtstreeks aan inge.angevaare@kb.nl. Wat wordt de Nederlandse variant van 'permanent access'?


NL op de iPRES: Stadsarchief Amsterdam collega's Emmy Ferbeek, Ellen Fleurbaay en Birgit Hoomans.

iPRES 2008 (2):"Joined up and working"?

(iPRES 2008, blog 2) De organisatoren hadden voor de iPRES 2008 een optimistisch motto gekozen: "Joined up and working". Dat was ook de sfeer waarin Adam Farquhar, Hoofd 'Digital Library Technology' bij de British Library en actief in het Europese PLANETS project, de conferentie opende: er gebeurt van alles, 'research is paying off', er komen eindelijk commerciële archiveringssystemen op de markt en men werkt samen over lands- en disciplinegrenzen heen.

Twee dagen en zo'n 66 (! - sommige in parallelsessies) lezingen later was het Steve Knight van de National Library of New Zealand die de conferentie heel wat nuchterder sloot: ja, er gebeurt van alles, maar "joined up and working" zijn we nog lang niet. Waarom wordt er bijvoorbeeld op twee plekken onafhankelijk van elkaar gewerkt aan registers van digitale bestandsformaten (Global Digital Format Registry GDFR in de VS en PRONOM in Engeland)? Waarom worden gereedschappen als Jhove2 (VS) en DROID (UK), die elkaar in elk geval deels overlappen, los van elkaar ontwikkeld? En wie of wat gaat er voor zorgen dat de resultaten van het EU PLANETS project na afloop van het project worden onderhouden en daadwerkelijk gebruikt kunnen worden?

Ook de sessie over nationale en internationale samenwerkingsverbanden leverde de constatering op dat samenwerking, hoewel hoog op een ieders beleidsagenda, in de praktijk nog erg lastig te realiseren is. De betrokken organisaties en disciplines hebben soms te verschillende belangen om goed samen te kunnen werken en vaak ontbreekt er zoiets fundamenteels als vertrouwen in elkaars oplossingen (met name vaak voelbaar in de discussies tussen bibliotheken enerzijds en archieven anderzijds).

Daar komt bij, zo merkte Martha Anderson van de Amerikaanse Library of Congress terecht op, dat culturele erfgoedinstellingen vaak moeten concurreren om schaarse (overheids-)middelen. Dat vraagt om duidelijke profilering van de eigen instelling, niet om samenwerking (en efficiënte gebruikmaking van overheidsgelden!).

Wat betekent dit voor initiatieven als de NCDD, maar ook voor de Europese koepel Alliance for Permanent Access kun je je afvragen. Enerzijds dat een hecht samenwerkingsverband niet vanzelf ontstaat, dat voor het winnen van vertrouwen tijd en veel inspanning nodig is. Maar misschien valt er ook inspiratie te halen uit het Amerikaanse voorbeeld. Martha Anderson vertegenwoordigt het National Digital Information Infrastructure and Preservation Program NDIIPP (spreek uit: nndip), en publiceerde daar onlangs een interessant artikel over in het International Journal of Digital Curation. NDIIPP is ontstaan in 2000 toen het Amerikaanse Congres 100 miljoen dollar ter beschikking stelde voor digitale duurzaamheidsprojecten. Geld is uiteraard een mooie drijfveer voor samenwerking, maar nu het geld zo'n beetje is uitgegeven, ziet Anderson dat vooral rond de content, rond inhoudelijke overeenkomsten tussen collecties, op heel natuurlijke wijze netwerken van samenwerkingspartners ontstaan. Binnen zulke netwerken ontstaan ook diverse 'stewardship' rollen die partners in het geheel kunnen vervullen. Het programma heeft inmiddels een stevige basis in de Amerikaanse samenleving, zo stevig dat organisaties er bij willen horen ook al levert het niet direct geld op.

Zouden we zoiets in Europa ook kunnen bouwen? Het is misschien geen toeval dat het succesvolle Duitse 'Kompetenznetzwerk Langzeitarchivierung' nestor zijn financiële start heeft gekregen van het Duitse Ministerie voor OCW.

(Zie ook het uitgebreide verslag van Chris Rusbridge van het Digital Curation Centre, die dieper ingaat op de meer technische lezingen; de teksten van de lezingen worden binnenkort gepubliceerd op de website van de conferentie.)

iPRES 2008 (1): boordevol & waardevol

De iPRES 2008 zit erop. Het was een boordevol en waardevol programma met 'snapshots' (presentaties van 15 minuten) van activiteiten op het gebied van digitale duurzaamheid van over de hele wereld, na te lezen in de uitgebreidere proceedings die al tijdens de conferentie ter beschikking werden gesteld. Het hoofd zit even helemaal vol. In de komende dagen een aantal blogs met hoogtepunten.