vrijdag 27 maart 2009

Het bedrijfsleven en digitale duurzaamheid

In de publieke sector hadden we zo onze vermoedens over hoe het bedrijfsleven omgaat met digitale duurzaamheid, maar in het kader van een Nationale Verkenning wil je onderzoeken of die vermoedens wel kloppen. Dat heeft de NCDD dan ook gedaan: adviesbureau Thaesis uit Utrecht benaderde vijf grote philipsNederlandse bedrijven en vroeg hen naar hun beleid ten aanzien van het duurzaam bewaren van data.

Zoals we eigenlijk wel verwacht hadden, heeft het duurzaam bewaren van informatie niet echt prioriteit in het bedrijfsleven - het is immers een activiteit die vaak veel geld kost maar niet echt meer omzet oplevert. Dus is het beleid: niet langer bewaren dan strikt noodzakelijk - waarbij 'noodzakelijk' meestal betekent dat wetten het vereisen of dat je rechtzaken moet kunnen onderbouwen met bewijsmateriaal.

Logo_Rabobank Een ander verschil met de publieke sector is het feit dat de 'look&feel' van een document er meestal niet toe doet. Vaak zijn het numerieke bestanden waarvan alleen de inhoud belangrijk is. In de publieke sector willen we vaak 'alles' bewaren, inclusief de handtekening die de authenticiteit van een document bepaalt of een beeld van het oude handschrift zelf.

achmea In het bedrijfsleven denkt de leiding vooral na over 'wat' er bewaard moet worden en voor hoe lang; het hoe laat men graag over aan de IT-afdeling. Opmerkelijk vond ik dat de bedrijven zich nauwelijks druk bleken te maken over 'obsolescence', het in onbruik raken van bestandsformaten en software. Men gaat ervan uit dat 'de markt' op tijd met oplossingen zal komen.

shell De algehele aanpak kenmerkt zich door pragmatiek, door een stap-voor-stap-benadering. Men benadrukt ook het belang van selectie: vraag je steeds af of dit document nu wel echt het bewaren waard is.

De laatste hypothese die we wilden toetsen was de veronderstelling dat het bedrijfsleven veel meer geld beschikbaar heeft om duurzaamheidsproblemen op te lossen - gewoon zes back-ups maken, dan is overleeft er altijd wel wat. Hoewel ik ervan uitga dat de bedrijven in kwestie wat de kosten betreft niet het achterste van hun tong hebben laten zien, concludeert Thaesis dat er geen aanwijzingen zijn dat er beduidend meer geld in omgaat dan bij grote publieke instellingen - zoals bijvoorbeeld de KB. Waarvan akte.images

Later dit jaar zal de NCDD het hele rapport publiceren in het kader van de Nationale Verkenning.

2 opmerkingen:

Ingmar zei

Inge, deze passage intrigeert me: "Een ander verschil met de publieke sector is het feit dat de 'look&feel' van een document er meestal niet toe doet. Vaak zijn het numerieke bestanden waarvan alleen de inhoud belangrijk is. In de publieke sector willen we vaak 'alles' bewaren, inclusief de handtekening die de authenticiteit van een document bepaalt of een beeld van het oude handschrift zelf."

Wat moet ik me voorstellen bij "numerieke" bestanden? Om welke soort 'inhoud' gaat het dan? Zijn het 'datasets' of echt 'documenten'?

Inge Angevaare zei

Ingmar, Je kunt je voorstellen dat het bij banken en verzekeraars vooral om de databases gaat waarin allerhande transactie- en klantgegevens zijn opgeslagen. Ruwe data dus, geen documenten.
Eén bedrijf gaf aan dat contracten nog op papier worden bewaard; een scan fungeert als gebruikskopie.