Het bedrijfsleven en digitale duurzaamheid

In de publieke sector hadden we zo onze vermoedens over hoe het bedrijfsleven omgaat met digitale duurzaamheid, maar in het kader van een Nationale Verkenning wil je onderzoeken of die vermoedens wel kloppen. Dat heeft de NCDD dan ook gedaan: adviesbureau Thaesis uit Utrecht benaderde vijf grote Nederlandse bedrijven en vroeg hen naar hun beleid ten aanzien van het duurzaam bewaren van data.

Zoals we eigenlijk wel verwacht hadden, heeft het duurzaam bewaren van informatie niet echt prioriteit in het bedrijfsleven - het is immers een activiteit die vaak veel geld kost maar niet echt meer omzet oplevert. Dus is het beleid: niet langer bewaren dan strikt noodzakelijk - waarbij 'noodzakelijk' meestal betekent dat wetten het vereisen of dat je rechtzaken moet kunnen onderbouwen met bewijsmateriaal.

Een ander verschil met de publieke sector is het feit dat de 'look&feel' van een document er meestal niet toe doet. Vaak zijn het numerieke bestanden waarvan alleen de inhoud belangrijk is. In de publieke sector willen we vaak 'alles' bewaren, inclusief de handtekening die de authenticiteit van een document bepaalt of een beeld van het oude handschrift zelf.

In het bedrijfsleven denkt de leiding vooral na over 'wat' er bewaard moet worden en voor hoe lang; het hoe laat men graag over aan de IT-afdeling. Opmerkelijk vond ik dat de bedrijven zich nauwelijks druk bleken te maken over 'obsolescence', het in onbruik raken van bestandsformaten en software. Men gaat ervan uit dat 'de markt' op tijd met oplossingen zal komen.

De algehele aanpak kenmerkt zich door pragmatiek, door een stap-voor-stap-benadering. Men benadrukt ook het belang van selectie: vraag je steeds af of dit document nu wel echt het bewaren waard is.

De laatste hypothese die we wilden toetsen was de veronderstelling dat het bedrijfsleven veel meer geld beschikbaar heeft om duurzaamheidsproblemen op te lossen - gewoon zes back-ups maken, dan is overleeft er altijd wel wat. Hoewel ik ervan uitga dat de bedrijven in kwestie wat de kosten betreft niet het achterste van hun tong hebben laten zien, concludeert Thaesis dat er geen aanwijzingen zijn dat er beduidend meer geld in omgaat dan bij grote publieke instellingen - zoals bijvoorbeeld de KB. Waarvan akte.

Later dit jaar zal de NCDD het hele rapport publiceren in het kader van de Nationale Verkenning.

Hoe houden we onderzoeksdata toegankelijk?

Gisteren woonde ik een interessante expert meeting bij over bewaren en hergebruik van onderzoeksdata in de wetenschap. Georganiseerd door SURFfoundation, de grote 'facilitator' in het hoger onderwijs. Aan tafel zaten vooral de organisaties die enige verantwoordelijkheid hebben voor het bewaren van onderzoeksdata – voor de korte of de lange termijn: bibliotheken, datacentra, instituten die zelf data opslaan.

Op tafel lag een typische uitdaging uit het digitale tijdperk: hoe kunnen we ervoor zorgen dat (ruwe) onderzoeksdata – die vaak een enorme waarde vertegenwoordigen – net als publicaties beschikbaar worden gemaakt voor andere onderzoekers. Of, zoals ik iemand laatst hoorde zeggen: hoe kan een tweede onderzoeker zichzelf 6 maanden laboratoriumwerk besparen door twee uur achter de computer te kruipen. Dat is een nobel doel om na te streven, maar ook een gecompliceerd doel, want er is wel het een en ander voor nodig om die data ook daadwerkelijk herbruikbaar te maken: interoperabiliteit, standaarden, precieze informatie over de context waarin de data geproduceerd zijn (welke instrumenten, etc.). Daar gaat het nodige werk in zitten, werk waarvoor de producerende wetenschapper vaak noch de tijd, noch de belangstelling, noch de juiste vaardigheden heeft. Wie gaat dat werk dan wel doen, wie gaat het betalen, en wie gaat bepalen wat wel en wat niet bewaard moet worden?

Gisteren bleek dat al die vragen nog lang niet beantwoord zijn, maar toch zag ik de nodige ontwikkelingen ten opzichte van een aantal jaren geleden toen ik werkte bij UKB, het samenwerkingsverband van universiteitsbibliotheken. Toen kon je uit de mond van bibliothecarissen nog weleens optekenen dat die wetenschappers dan maar moesten leren om hun informatie te 'ontsluiten' zoals bibliotheken dat doen (metadata!). Nu sprak Marc vd Berg van de UvA van 'geruisloze' diensten: de bibliotheek of het datacentrum biedt data-'verzorgende' (in het Engels: data curation) diensten aan die het voor de wetenschapper mogelijk maken om vooral zijn eigen werk te doen en daarbij 'bijna' onmerkbaar data te genereren die door anderen hergebruikt kunnen worden.

Men was het er gisteren over eens dat dit het streven moet zijn. De volgende vraag is natuurlijk hoe we daar komen, en daar blijken nog wel wat hobbels op de weg te liggen:

• iedere discipline heeft weer zijn eigen manier van onderzoek doen, en zelfs binnen disciplines is ieder onderzoek ook weer nét dat beetje anders dan het vorige;
• om standaardisatie mag je daarom eigenlijk niet vragen; dat zou het eigenlijke wetenschappelijke proces te zeer belemmeren;
• het eigenaarschap van ruwe data, genalyseerde data en al die tussenvormen is juridisch nog lang niet altijd duidelijk;
• de hoeveelheden data zijn vaak enorm en dat zou ervoor kunnen pleiten om te selecteren wat je wel en niet gaat bewaren, maar wie gaat dat bepalen? Datacentra kunnen wel wat technische controles doen, maar ze kunnen niet op de stoel van de onderzoeker gaan zitten en inhoudelijke oordelen vellen. Bovendien: soms kan totaal vastgelopen onderzoek onschatbare informate opleveren voor toekomstige pogingen om het beter te doen;
• omdat het hier een nieuw soort problematiek betreft, is vooralsnog niet uitgekristalliseerd wie waarvoor verantwoordelijk is en wie wat moet gaan betalen.

De experts die gisteren om de tafel zaten concludeerden dat dat laatste punt de hoogste prioriteit heeft: pas als je de taken en rollen goed hebt verdeeld, kun je gewogen beslissingen nemen over al die andere punten. En laat dat nu net het onderwerp zijn waar de NCDD Verkenning naar kijkt. Ik geef toe, tijdens de bijeenkomst meldde ik dat iets te enthousiast, waarna enkele deelnemers met zo mogelijk nog meer enthousiasme zich oefenden in het achteroverleunen, hetgeen natuurlijk absoluut niet de bedoeling was, zoals ik mij haastte toe te voegen. De NCDD legt lijntjes en 'koepelt' waar nodig, maar kan en wil niet vervangen. Om even bij de taakverdeling te blijven: het viel mij op dat de aanwezige universiteitsbibliotheken (Utrecht, Amsterdam, Tilburg, Delft (d.w.z. als UB alleen), Rotterdam) niet de ambitie hebben om de langetermijnbewaring zelf te gaan verzorgen. Langetermijnbewaring, zo was de consensus, is een vak apart dat grote investeringen vraagt en dat kun je beter overlaten aan gespecialiseerde datacentra. Daarvan zullen er in Nederland maar een paar ontstaan, zo schatten de aanwezigen in, bij voorkeur gericht op specifieke disciplines met eigen standaarden. Veel zal ook internationaal belegd moeten worden, aangezien diverse wetenschappelijke disciplines al in zo'n context werken, met name rond grote onderzoeksfaciliteiten als de Large Hadron Collider, die 5000 onderzoekers over de hele wereld gaat 'voeden' met data. (Hetgeen het organisatorische en financiële plaatje wel compliceert, maar dat terzijde.) Van die gespecialiseerde datacentra hebben we er in Nederland al enkele:

• DANS, dat is opgericht door NWO en de KNAW om de onderzoeksdata uit de alfa- en gammawetenschappen duurzaam op te slaan en ter beschikking te stellen.
• het 3TU.Datacentrum (momenteel projectfase) wordt opgezet door de drie technische universiteiten (Delft, Eindhoven, Twente) om hetzelfde te doen voor de technische wetenschappen;
• daarnaast zijn enkele gespecialiseerde centra voor dataopslag, zoals bijvoorbeeld bij het IISG en Nederlands Instituut voor Ecologie (NIOO), waar men al wel datasets opslaat, maar waarvan het langetermijnperspectief nog in ontwikkeling is;
• en één deelnemer sloot niet uit dat op dit gebied ook nog een rol weggelegd kan zijn voor de Koninklijke Bibliotheek, die zich tot dusverre vooral richt op de langetermijnbewaring van publicaties.

Aan het eind van de bijeenkomst stelden de deelnemers een aantal prioriteiten voor nader gesprek/onderzoek vast. Ik noem hier de belangrijkste:

• verantwoordelijkheden, rollen, taken benoemen en coördinatie regelen;
• onderzoeken hoe al die verschillen tussen disciplines aangepakt moeten worden;
• kennisvergaring en uitwisseling;
• stimuleren dat onderzoekers actief gaan meedoen aan het deponeren van datasets, wellicht door een combinatie van regels vanuit financiers als NWO én geruisloze 'verleidings'-technieken vanuit de datacentra. Het zou zeker ook helpen als auteurs op de een of andere manier beloond zouden worden voor hun data-inspanningen;
• nadenken over wat we gaan bewaren en voor hoe lang (selectie).

SURFfoundation zal het debat over deze zaken blijven stimuleren. Een nieuwe bijeenkomst van deze groep is al gepland. Foto's: van boven naar beneden: John Ellis van CERN in een 'overzichtelijker' tijdperk; van internet geplukt; CERN's Large Hadron Collider; logo van het NIOO.

Data-diensten: generiek of specifiek?

Onlangs schreef Chris Rusbridge van het UK Digital Curation Centre een interessante blog over de diverse manieren waarop je infrastructuren - in dit geval voor de wetenschap - kunt insteken: lokaal, nationaal, internationaal, en, misschien nog belangrijker: generiek of discipline-specifiek.

Rusbridge reageerde op recente initiatieven om een nationale infrastructuur voor wetenschappelijke data te bouwen, het UKRDS initiatief. Hij constateert dat de eisen die je aan een infrastructuur voor wetenschappelijke informatie moet stellen eigenlijk haaks op elkaar staan:

- voor datacentra en digitale archieven geldt: hoe groter des te goedkoper, en hoe generieker hoe gemakkelijker ze op te hangen zijn aan bestaande structuren als universiteitsbibliotheken met hun langetermijnfinanciering.
- voor goede datacuratie geldt: hoe lokaler hoe effectiever, omdat iedere discipline weer zijn eigen eisen stelt aan hoe data georganiseerd moet worden. Die curatie zou je dus het liefst zo dicht mogelijk bij de wetenschapsuitoefening willen onderbrengen, in onderzoeksprojecten die vaak tijdelijk van aard zijn.

Hoe breng je die twee uitersten bij elkaar? Rusbridge suggereert een soort matrix met generieke archieven, waarbij de instroom van wetenschappers zelf komt (eigen verantwoordelijkheid!), die dan weer moeten voldoen aan curatienormen die nationaal bepaald worden door koepels, en door de financiers verplicht worden gesteld. En daar past hij bestaande instellingen als JISC en het Research Information Network dan weer in als adviseurs.

Rusbridge signaleert hier een belangrijk knelpunt: economie en wetenschap stellen verschillende eisen. Dat kan niet anders dan leiden tot een complexe infrastructuur, waarbij het heel belangrijk is om rollen en verantwoordelijkheden heel goed te benoemen. Complicatie daarbij is dat er maar weinig stakeholders zijn die het geheel overzien, dat blijkt ook uit de interviews in het kader van de Nationale Verkenning.

Wat Nederland betreft zie ik nog niet direct de impuls om een 'nationale' wetenschappelijke data-service te gaan bouwen; misschien zijn we daarin als klein land anders dan de UK. Maar de uiteenlopende eisen van economie en wetenschap gelden ook hier.

'De digitale feiten' en opslag

Afgelopen donderdag presenteerde Digitaal Erfgoed Nederland (DEN) de resultaten van het onderzoek De Digitale Feiten. Dit maakt deel uit van een Europees onderzoek (Numeric) naar de stand van zaken van digitalisering in het Europese erfgoed.

Er stroomden heel veel cijfers uit de beamer van de KB-aula donderdagmiddag, maar er bleek ook veel nog niet bekend. DEN directeur Marco de Niet concludeerde in zijn voorwoord bij het rapport: 'Als het project één ding heeft duidelijk gemaakt, dan is het wel hoe zeer de professionalisering van digitalisering nog op gang moet komen. Zelfs het maken van schattingen over omvang en kosten van digitalisering bleek een brug te ver voor veel instellingen.'


Rekenmodel van het Gelders Archief

Eén van de interessantste bijdragen aan de middag (als het om digitale duurzaamheid gaat) was de presentatie van Peter Wouters, hoofd Publieksbereik van het Gelders Archief. Hij vertelde over het rekenmodel dat zijn organisatie heeft ontwikkeld voor het begroten van digitaliseringsactiviteiten - een rekenmodel waarvoor in de zaal veel belangstelling was en dat door DEN verder uitgebouwd zal gaan worden.

'Waar we wel van schrokken', zo meldde Wouters, 'is dat we erachter kwamen dat vijf jaar opslag van gedigitaliseerd materiaal evenveel kost als de initiële investering.' En daarbij was nog niet eens sprake van een echt 'trustworthy' digitaal depot, maar van een gemengd pakket waarbij alleen waardevolle bronnen echt duurzaam werden opgeslagen.

(foto: Numeric website, http://www.numeric.ws)

De Nationale Verkenning - een tussenbericht (1)

Hier rechts staat nog net geen eigen foto van een teamlid Nationale Verkenning Digitale Duurzaamheid, maar er komt wel heel wat papier aan te pas om de digitale wereld te onderzoeken, niet alleen omdat er veel rapporten verschenen zijn de laatste jaren, maar ook omdat je er zo lekker op kunt kliederen in de trein: uitroeptekens waar de auteur het bij het rechte eind lijkt te hebben, maar ook grote vraagtekens waar dat niet het geval lijkt. En grote gele markervlekken rond stukken input die we goed kunnen gebruiken voor ons onderzoek zijn handig bij het terugbladeren een paar weken later; ik heb nog geen digitale manier ontwikkeld om dat net zo overzichtelijk te doen.

Die stapels onderzoeken zorgen trouwens wel voor de nodige verzuchtingen in het onderzoeksteam. We hebben nu het stadium bereikt dat de hoeveelheid gevonden informatie het bijna belet om de grote lijnen te zien. Maar dat hoort bij het proces van zo'n verkennend onderzoek, daar krabbel je ook weer uit.

De interviews die we houden, momenteel vooral met mensen van wie we weten dat ze een goed algemeen overzicht hebben, zijn al wat concreter, maar ook daar is sprake van een veelheid aan problemen, belangen, en visies. Geheel volgens de Nederlandse poldertraditie.

Wij gaan daaruit zeker geen rechtlijnig geheel bouwen. Een 'orderly chaos' (titel van deze Amerikaanse lappendeken van Marilyn Wall) lijkt me een mooi alternatief - als we tenminste garen kunnen spinnen dat sterk genoeg is om de lappen stevig én flexibel aan elkaar vast te maken.

Lichtgewicht toetsing voor digitale data en archieven

De vraag is zo oud (nouja, bij wijze van spreken dan) als digitale archieven zelf: wanneer is de opslag veilig genoeg, wanneer kunnen aanbieders, archieven zelf en gebruikers de garantie krijgen dat de data over vijftig jaar nog helemaal intact en authentiek hergebruikt kan worden?

De afgelopen jaren zijn de nodige pogingen ondernomen om toetsingscriteria op te stellen voor digitale archieven (oftewel 'trustworthy digital repositories', TDR) en data, onder meer TRAC, oftewel Trustworthy Repositories Audit and Certification, DRAMBORA, en de Duitse
Kriterienkatalog van nestor. Dit zijn stuk voor stuk indrukwekkende instrumenten, maar wel met een flinke gebruiksdrempel, want er moet heel veel informatie boven tafel komen, en daar zijn nog lang niet alle organisaties aan toe.
Bovendien geldt dat de gevraagde garantie eigenlijk nog helemaal niet gegeven kán worden, want de techniek staat nog in de kinderschoenen.

Reden voor DANS, het data-archief voor de alfa- en gammawetenschappen, om een 'lichtgewicht' alternatief te ontwikkelen: het Datakeurmerk oftewel Data Seal of Approval (DSA). Het idee is om in zo weinig mogelijk woorden en richtlijnen vast te leggen wat de essentiële eigenschappen zijn die data en faciliteiten voor langetermijnbewaring moet bezitten. Een organisatie die daaraan voldoet, publiceert zijn onderbouwing op de website, en laat die door enkele collega-instellingen doorlichten. Als deze 'peer review' goed afloopt, krijgt de organisatie het zegel om op zijn website te publiceren, voor een jaar of misschien twee jaar.
Het idee voor een lichtgewicht toetsing van digitale data en archieven heeft inmiddels zo veel steun gekregen, dat DANS heeft besloten het keurmerk internationaal te verspreiden en om de regie over het keurmerk over te dragen aan een internationale Board, een soort redactieraad. Deze overdracht gaat in mei plaatsvinden. In dat kader organiseerde DANS afgelopen vrijdag 30 januari een workshop - om het concept te testen op een internationale doelgroep en diezelfde doelgroep om suggesties te vragen voor de verdere uitbouw van het keurmerk.


DSA met name goed voor 'awareness raising'
De deelnemers aan de workshop concludeerden unaniem dat het DSA een goede bijdrage kan leveren aan het verhogen van het bewustzijn van de problematiek van langetermijnbewaring. Mary Vardigan van ICPSR, het grootste digitale archief ter wereld op het gebied van sociale wetenschappen, sprak van een 'wonderful innovation'. Niet als concurrent van TRAC of DRAMBORA, maar als een toegankelijke opstap.


Uiteraard waren er ook kritische noten, in de vorm van aanbevelingen voor verdere ontwikkeling: Vardigan miste in de nu geformuleerde richtlijnen informatie over de organisatorische en financiële stabiliteit van de organisatie - een suggestie waar ik het roerend mee eens was. Ingmar Koch van LOPAI (zelf met versie 1 van ED3 zoekende naar criteria voor archieven), suggereerde dat de Board nog wat meer werk zou moeten verrichten om helder te kunnen krijgen wie waarom vier sterren verdient en wie één of twee. Men vroeg ook om meer implementatie-richtlijnen (die eind april gepubliceerd zullen worden, zo meldde Henk Harmsen). Niettemin moet het geheel wel lichtgewicht blijven, zo was de consensus, anders schiet het zijn doel voorbij.

De powerpointpresentaties zullen binnenkort worden gepubliceerd op de website van het DSA - hier alvast de presentatie van Henk Harmsen met de meest up-to-date redactie van de richtlijnen, waarvan er na de bijeenkomst geen 17 maar nog slechts 16 over zijn. Zie ook het commentaar van Ingmar Koch op de weblog van ED3.

Foto's: rechtsboven Henk Harmsen (l) en Peter Doorn (r) van DANS; midden: Natascha Schumann van nestor (l) en Annelies van Nispen (DEN); rechtsonder: Ingmar Koch van LOPAI, het Landelijk Overleg Provinciale Archief Inspecteurs. Foto's IA.

De 'digitale investering' - economie (en psychologie)

"Sustaining the digital investment" heet het onlangs verschenen interimrapport van de Amerikaans-Britse 'Blue Ribbon Task Force on Digital Preservation' (waarbij 'Blue Ribbon' zoiets betekent als: eersteklas), en die titel verraadt het nodige over de economische invalshoek die een groep van 17 experts uit zeer verschillende disciplines (economie, bibliotheken, archieven, bedrijfsleven, wetenschap, computertechnologie) heeft gekozen voor haar onderzoek. Ik vond het een zeer lezenswaardig rapport, niet zozeer omdat het alles :-) oplost (het is bovendien nog maar een eerste interimrapport; er volgt nog een tweede rapport met aanbevelingen), maar wel omdat het een goed overzicht geeft van wat we tot nu toe weten over de economische kant van duurzame toegang. Als je dit rapport tot je neemt, kun je dus veel voorafgaand onderzoek overslaan. Er zitten gerespecteerde schrijvers achter (o.a. Rusbridge van de DCC, Lavoie van OCLC, Anderson van de Library of Congress, Nowell van het Office of Cyberinfrastructure, econoom Courant, bibliothecaris Ayris, etc.) en die slagen erin om met de nodige afstand naar de digitale uitdaging te kijken.


Wat maakt digitale informatie zo anders?
De eerste vraag die de Task Force zich stelt is waarom we eigenlijk zo zitten te tobben: wat maakt digitale informatie anders dan bijvoorbeeld boeken waar we al eeuwen raad mee weten, of anders dan een huis waarin je investeert om daar in de toekomst rendement van te plukken (in geld of in woongenot). De Task Force noemt drie factoren: 'immediacy', 'scale', en 'uncertainty'. 'Immediacy' omdat je een huis of een boek (meestal) tien of twintig jaar kunt verwaarlozen zonder dat ze helemaal verloren gaan, maar omdat digitale informatie continu zorg vereist; 'scale' omdat de hoeveelheid waar we het over hebben ons bevattingsvermogen ontstijgt; en 'uncertainty' omdat we weten dat de technische ontwikkelingen razendsnel gaan en we daarom een periode van vijf jaar nauwelijks kunnen overzien.

Wat mij hierin opvalt is dat deze drie elementen een behoorlijke psychologische impact hebben: ze bepalen hoe je een probleem benadert en vooral de laatste twee kunnen behoorlijk intimiderend werken: help, het is zo veel en koffiedik kijken kunnen we ook al niet, waar moeten we in hemelsnaam beginnen (dus doen we maar even niks ...). Ik moest daarom denken naar wat Ian Halliday zei aan het eind van de conferentie van de Alliance for Permanent Access (p. 13, PS from the Chair): laat 'duurzaamheid' geen bureaucratisch alibi worden om maar niets te doen. Tom Wever van de ING-bank zei tijdens de DEN-conferentie iets dergelijks: het ING Datacentrum kijkt nooit verder dan vijf jaar vooruit, want je kunt toch niet overzien hoe de techniek er dan voor zal staan.

Als we er nu in zouden slagen (filosofeer ik, niet de Task Force) om de intentie om duurzaam toegankelijk te houden aan het begin, bij het tot stand komen van digitale gegevens, in het proces, in de financiering én de hoofden van mensen in te bakken, dan zouden we er toch in moeten kunnen slagen om het onderhoud dat ervoor nodig is om die digitale investering te verduurzamen in onze plannen in te bouwen, net zoals je jaarlijks onderhoud aan een huis begroot, waarbij je jaar op jaar ook bekijkt welke (nieuwe) technieken het best kunnen worden toegepast en wat het onderhoud gaat kosten.

De wetten van de economie
Maar er zijn natuurlijk nog een aantal economische wetten in het spel die de zaak compliceren. Een huis vertegenwoordigt een waarde in geld waartegen je onderhoudskosten kunt afwegen. De waarde van digitale informatie is slecht te becijferen.
Degene die onderhoud aan een huis laat doen, plukt daar zelf de vruchten van: meer woongenot of een hogere opbrengst bij verkoop. Bij digitale informatie is degene die moet investeren (vooral aan het begin van het traject: organiseren van data, metadateren) meestal niet degene die de vruchten plukt. Daarbij valt te denken aan de ambtenaar op het gemeentehuis of de onderzoeker die aan een proefschrift werkt. Het rapport van de Task Force bepleit een systeem van 'sticks & carrots' (beloningen en straffen) om die mensen te motiveren hun steen bij te dragen aan duurzaamheid. In de wetenschap zie ik daar een rol voor NWO, die de onderzoekssubsidies verleent; NWO zou het deponeren van onderzoeksdata verplicht kunnen stellen. Data-centra zouden de onderzoeker daarbij technisch kunnen ondersteunen - hoe dat zou moeten gebeuren wordt momenteel onderzocht in een SURFshare project 'Waardevolle data en diensten' onder regie van het 3TU.Datacentrum. Het Task Force rapport benadrukt overigens dat het belangrijk is om ook niet-geldelijke beloningen te gebruiken. Onderzoekers die data deponeren voor hergebruik zouden hiervoor ook inhoudelijke prestige moeten kunnen krijgen.


Bij de overheid weet ik voor het motiveren van ambtenaren die digitale gegevens produceren nog niet zo gauw een oplossing - naast de Archiefwet bestaan er tal van regelingen die aangeven hoe het moet, maar die regelingen worden vaak niet nagevolgd. We kunnen ons allemaal voorstellen waarom dat niet gebeurt: andere klussen zijn urgenter, structureel tijdgebrek, en ga zo maar door. Enkele maanden geleden sprak ik Geert-Jan van Bussel van de Hogeschool van Amsterdam. Voor hem is er maar één manier om duurzaamheid in de overheid in te bedden: zorgen dat je duurzaamheid inbed in de Records Management Systemen die ambtenaren gebruiken. Agnes Jonker van de HvA (waaronder de Archiefschool nu valt) bepleit in de Informatieprofessional van januari 2009 'algemene regie' over wat nu het 'records continuüm' bij de overheid wordt genoemd - geen scheiding meer tussen de dynamische fase en vervolgens 'statische' archivering na 20 of 50 jaar, maar misschien al duurzame opslag zodra een document tot stand komt. Wellicht kunnen we dat op den duur zelfs wel technisch mogelijk maken, zoals Philips en Microsoft doen met e-mail (zie mijn blog over de Records Management Conventie op 23 april).

Organisatie en financiering
Organisatorisch en financieel moet er het nodige gebeuren om duurzame toegang te waarborgen, concludeert de Task Force niet verrassend. Op blz. 37-42 van het rapport vat de Task Force alle studies samen die de afgelopen jaren iets hebben gezegd over de kosten van duurzame toegang. Dat lijkt erg handig, maar het leidt tot de conclusie dat er eigenlijk niets algemeens over te zeggen valt. Er zijn te veel variabelen in het spel: Wat voor informatie, welke bestandsformaten, hoe oud, hoe georganiseerd, hoe bewaard, hoe ontsloten, hoe beschikbaar, en ga zo maar door. Concrete berekeningen moeten per sector of per organisatie worden gemaakt op basis van beleidsmatige keuzes op basis van de diverse missies van organisaties, waarbij het dan ook nog een handicap is dat de kosten van duurzame toegang vaak maar moeilijk geïsoleerd kunnen worden uit het totaalbudget.

Over de financiering kan wel wat worden gezegd: heel veel financiering gebeurt tegenwoordig projectmatig, en dat is slecht voor duurzame toegang - tenzij je uit al die tijdelijke potjes weer een structureel fonds kunt vormen dat de data kan verduurzamen als het project is afgerond. Dat moet dan wel georganiseerd worden: iedere organisatie een eigen digitaal depot of alles in één datakolos bij Almere - om maar eens een paar uitersten te noemen. Opslag op grote schaal is goedkoper, dat is inmiddels wel gebleken, maar het is de vraag hoe je dat in belans kunt brengen met de doelstellingen en tradities in de veelsoortige organisaties met digitale gegevens. Efficiency, zegt het Task Force rapport, is geen kwestie van de goedkoopste oplossing, maar een kwestie van het maximale resultaat behalen met beperkte middelen. Waarbij het 'resultaat' per organisatie gedefinieerd moet worden.


De situatie in Nederland
Het rapport van de Task Force vormt goede conceptuele input voor de Nationale Verkenning Digitale Duurzaamheid die vorige week van start is gegaan met een heisessie voor het projectteam (zie foto bovenin linkerkolom en hiernaast). Het helpt ons denken over de materie. Maar om het doel van de Verkenning te bereiken (in kaart brengen hoe het in de Nederlandse publieke sector is gesteld met digitale duurzaamheid) is meer nodig, vooral veel feitenonderzoek. Tijdens de heisessie werd duidelijk dat het nog een hele klus wordt om met zo'n 3 fte in 6 maanden tijd een rapport op tafel leggen dat hout snijdt. Neem de overheid, bijvoorbeeld, hoe groot is die wel niet?

Bovendien: algemene principes zoals de Task Force formuleert zijn mooi, maar vaak beginnen de echte problemen pas als je algemene principes of wenselijkheden gaat toepassen op een werkelijke situatie met bestaande organisaties, gevestigde belangen en niet te vergeten mensen die ieder ook zo hun eigen karakter hebben. Wij van het projectteam kunnen onze borst natmaken en zullen jullie via deze blog op de hoogte houden van onze vorderingen.

(onderste foto: projectteam Nationale Verkenning studeert op de vraag hoe duurzaam digitaal Nederland is tijdens heisessie. Foto Annelies van Nispen)