Archiefvisie (2): over actieve openbaarheid, de netwerksamenleving, en een archiefvormer die zich niet zo voelt

Ook de tweede bijeenkomst over de nieuwe Archiefvisie die het Ministerie van OCW had georganiseerd op 12 oktober in Eindhoven, zat bomvol. En het aantal volgers van de LinkedIn discussie steeg boven de 320.  De klok stond volgens de rijksarchivaris (dit keer vertolkt door Charles Jeurgens) dan ook nog steeds op vijf voor twaalf. Berendse zette daarom aan het begin van de dag meteen flink in op a) actieve openbaarheid, b) één online ingang voor iedereen tot alle archieven, en c) meer niet-overheidsinformatie in de archieven (samenvatting). Een stevig verhaal dat helaas wat minder uit de verf kwam omdat Berendse zelf de discussie met de zaal beide keren niet kon bijwonen. In tegenstelling tot vorige week in Zwolle kon Sander Bersee (Directeur Cultureel Erfgoed bij het Ministerie van OCW) dit keer wel de discussie met de zaal aan gaan, en dat merkte je meteen aan de onderwerpen die ter sprake kwamen. In Eindhoven ging het vooral over de rol die het Ministerie zou kunnen spelen bij het op orde brengen van de informatiehuishouding. In Zwolle was het hardop gezegd door iemand: wij archivarissen zijn onzeker over onze rol in de 21ste eeuw. Daarom vroegen diverse deelnemers dinsdag ook weer om regels, om kaders, om regie vanuit het Ministerie. En dat terwijl ikzelf een half uur eerder juist een vurig pleidooi had gehouden om het niet in regels en regie te zoeken, maar in dienstverlening, in nauwe samenwerking met de producent van archieven (die zich geen archiefvormer voelt, maar dijkenbouwer, onderwijzer, beleidsmaker, boevenvanger …). Mijn ontmoeting van gisteren op Texel kwam nog ter sprake als een mooi voorbeeld. Sander Bersee zag voor het Ministerie trouwens ook geen stevige regierol weggelegd, zeker niet met het kabinet dat donderdag gaat aantreden. Wel een netwerkrol, trouwens, om in gesprek te gaan met alle betrokken partijen (VNG, IPO, Unie van Waterschappen) om de aansluiting tussen leveranciers en archieven, en daarmee een snellere openbaarmaking van de informatie (én betere digitale duurzaamheid!), mogelijk te maken. Verder biedt de netwerksamenleving, waarover Sigfried Janzing (Gouda) enthousiast vertelde in een door René Bastiaanse (BHIC, Den Bosch) met opzet zo ‘2.0’ mogelijk gehouden parallelsessie ‘Netwerk-samenleving’, de archivarissen nog maar weinig houvast, zo bleek uit de discussies. Jezelf (en je organisatie) steeds opnieuw uitvinden, is het motto daar, steeds opnieuw je omgeving in kaart brengen en daarop inspelen, steeds opnieuw vragen stellen bij de waarde die je hebt voor de samenleving. In een dergelijke chaos kan het zomaar gebeuren dat je verdwaalt in een sessie die over mensen gaat als je gehoopt had meer te leren over computernetwerken …

Een betrokken beroepsgroep

In alle discussies klonk trouwens de nauwe betrokkenheid van de beroepsgroep door, de trots op het vak en de wens om het goed te doen. De vraag is alleen hoe je ‘goed’ anno 2010 definieert. Op een aantal fronten zag ik eensgezindheid: overheidsinformatie pas na 20 jaar overbrengen van de administratie naar het archief (en daarmee De Openbaarheid) is niet meer van deze tijd. De burger verwacht dat de overheid eerder verantwoording aflegt. De noodzaak om achter de schermen de krachten te bundelen om een e-depotvoorziening te bouwen stond ook niet meer ter discussie. Wel de vraag hoe je het versplinterde bestuur (gemeentes, provincies, rijk) zo ver krijgt dat men daarin ook wil  investeren. En of dat betekent dat je ook aan de voorkant één ingang moet bieden, zoals Berendse voorstelt, en daarmee het risico loopt dat je alle lokale couleur uit het systeem haalt. Siegfried Janzing sluit bondjes met bijvoorbeeld buurtgemeenschappen en scholen om de plaatselijke geschiedenis in het zonnetje te zetten; dat is een heel andere leefwereld dan de relatie tussen het Nationaal Archief en BZK (dat overigens actief betrokken is bij de discussies over de nieuwe Archiefvisie). Volgens mij moet het allebei kunnen, trouwens, dat is nu net het voordeel van het digitale tijdperk: zowel landelijk als lokaal kun je ingangen bieden in dezelfde bestanden. De klant bepaalt welke ingang hij of zij gebruikt.

Aan het eind van de dag …

had nog slechts een enkeling het (op Archief 2.0) over ‘pseudo-inspraak’. De meesten waren ervan overtuigd dat dit soort dagen enorm belangrijk zijn voor de ontwikkeling van het vak en van de visie op openbaarheid en cultureel erfgoed – zo worden er inmiddels wat vraagtekens gezet bij de wijsheid van het besluit dat ooit genomen is om archieven en musea in de provincie samen te voegen tot regionale historische centra; openbaarheid is toch eigenlijk meer een juridische zaak dan een historische.

En, aan het eind van diezelfde dag, hoop ik dat er iets is blijven hangen van mijn pleidooi om ‘archiefvormers’ niet in eerste instantie aan te spreken op hun rol als archiefvormer, maar te accepteren dat zij zich vooral bezighouden met het zijn van een goede – betrouwbare – efficiënte overheid, die dijken bouwt, onderwijs geeft, beleid maakt en boeven vangt … want alleen vanuit respect voor ieders rol in het geheel zal duurzame toegankelijkheid echt gerealiseerd worden.

 

NIOZ: zilte onderzoeksdata in goede handen

Vandaag mocht ik voor één keer met de boot naar mijn werk. Op bezoek bij het NIOZ, het Koninklijk Nederlands Instituut voor Zeeonderzoek op Texel. Waar meer dan 200 mensen wereldwijd onderzoek doen naar oceanen en zeeën. En waar een bevlogen Data Management Groep dicht op de productiefase zit om data uit zeeonderzoek binnen te halen en die samen met de data uit andere instituten geïntegreerd ter beschikking te stellen aan de hele  wetenschap (via SeaDataNet). Het hoofd van de groep, Taco de Bruin, heeft dan ook zelf een flink aantal jaren gevaren op een onderzoeksschip van het NIOZ en vertelt even enthousiast over het bodemkarretje MOVE, dat ook door het NIOZ werd ontwikkeld, als over het feit dat zijn groep de eerste was die aan alle standaardiseringsvoorwaarden voldeed van het Europese SeaDataNet (met dank aan Ronald de Koster).

Een van de leden uit de Data Management Groep, Ira van den Broek, heeft de afgelopen anderhalf jaar monnikenwerk verricht door na afloop van het International Polar Year de data binnen te halen van alle Nederlandse projecten binnen dat megaproject, dat liep van medio 2007 tot medio 2008. En daarbij kwam hij de nodige onaangename verrassingen tegen: wetenschappers die anno 2008 nog een jaar onderzoek gewoon op hun laptop hebben opgeslagen. Het heeft Ira de nodige bescheidenheid bijgebracht: hij noemt zich nadrukkelijk dienstverlener, voor het datamanagement binnen wetenschappelijke projecten. En de Data Management Groep biedt ook hulp bij het vinden van bestaande gerelateerde informatie die lang niet altijd bekend is bij de wetenschapper. In het vervolg wordt hij overigens liever in de planningsfase bij projecten betrokken – maar die keuze heeft een archief niet altijd.

Hoe duurzaam worden al die gegevens opgeslagen? In principe voor de eeuwigheid, vertelt Taco. De scheepsverslagen, de cruise reports komen binnen in Word, wat niet echt duurzaam heet te zijn. En veel bijlagen zijn er in excel, dat op een Mac tijdstipberekeningen anders uitvoert dan in Windows … maar alle gegevens worden vervolgens verwerkt in een relationele database, en de metadata daarin zijn door de oceanografen al flink gestandaardiseerd.

 

Waar Taco zich soms wel zorgen om maakt is het feit dat het nog altijd lastig communiceren is, dat de een van de ander vaak niet weet wat hij doet. Dat men bijvoorbeeld niet weet dat het NIOZ een nationaal datacentrum is, en men dus elders het wiel weer opnieuw gaat uitvinden. Misschien omdat Texel ver weg is? Uit ervaring kan ik zeggen dat dat reuze meevalt. Laptopje mee in de intercity en je bent er voordat je het weet. Die boottocht doe je voor je plezier - terwijl het werk gewoon doorgaat, want de veerboot Den Helder-Texel voert continu metingen uit voor het NIOZ. Trouwens: wat een werkplek, daar op het puntje van Texel … !

Archiefvisie (1): Ministerie én archivarissen zoeken ankers

Om de nieuwe Archiefvisie vorm te geven organiseert het Ministerie van OCW twee regioconferenties: vandaag een in Zwolle en volgende week dinsdag een in Eindhoven. Op het programma van vandaag stonden o.a. Sander Bersee van OCW, Martin Berendse van het Nationaal Archief en ondergetekende over verreweg het minst populaire onderwerp in de LinkedIn discussie: digitale duurzaamheid ;-). Ik ga er vandaag niet te veel over bloggen, want dan maai ik het gras weg voor de voeten van de volgende sessie in Eindhoven. Wel een fotoimpressie en de constatering dat de zaal helemaal vol zat (voor volgende week is er zelfs een wachtlijst) en dat de discussies zeer geanimeerd waren. Ze gingen over regie of spontane samenwerkingsverbanden, over maximale openbaarheid, over dat het nog steeds vijf voor twaalf is, over integrale toegang of juist veel toegangen, over eenheidsworst of maatwerk, over regels of eigen verantwoordelijkheid, over de relatie tussen ‘archiefvormers’ en archieven, over wat de klant nu eigenlijk wil, en over het feit dat we pas echt zullen gaan samenwerken als het Ministerie ophoudt erfgoedinstellingen af te rekenen op pure getallen – om maar een paar thema’s te noemen. Ook Google kwam ter sprake, én: in een in opdracht van BRAIN gemaakte film gaven studenten aan dat als je écht iets wil weten, dat je dan toch maar beter gewoon naar een archivaris kunt stappen. Plus dat Wikipedia onbetrouwbaar is. Ten slotte werd de relatie blootgelegd tussen een bak kwark en het archiefwezen. Komt dat zien volgende week dinsdag. Ik zal er weer bij zijn en ik verheug me erop.








Ps: zie natuurlijk ook #archiefvisie op twitter. En de discussie op LinkedIn (groep Archiefvisie).

Culturele sector richt duurzaamheidsnetwerk op

Vandaag werd via de website van DEN bekendgemaakt dat de culturele sector definitief heeft besloten tot de oprichting van een duurzaamheidscoalitie die nauw gaat samenwerken met de NCDD om duurzame toegankelijkheid tot digitale gegevens te bevorderen. In juni schreef ik al een blog over de eerste besprekingen, en nu is het dus definitief. Mooi! Dan kan eindelijk dat nare vraagteken uit de schema’s van de NCDD zoals we die dit voorjaar nog lieten zien en wordt het plaatje steeds completer. Ook de NCDD zelf zit niet stil. Er wordt hard gewerkt aan een uitwerking van de strategische agenda die we in juni publiceerden en in die uitwerking kan de culturele sector nu volledig worden opgenomen. Weer een stap vooruit!

(PS: Jullie hebben nog wat achterstallig nieuws van me tegoed, van de iPRES en andere bijeenkomsten. Dat komt heus, maar het is even errrugg druk … Morgen en dinsdag naar Zwolle & Eindhoven, om een presentatie te geven tijdens de regioconferenties die het Ministerie van OCW heeft georganiseerd ter voorbereiding van de nieuwe Archiefvisie. Mijn opdracht was om het prikkelend te maken … of dat lukt met een degelijk onderwerp als digitale duurzaamheid zal blijken.)

(PS2: En David Rosenthal heeft me beloofd dat hij nog gaat reageren op de blog van René Voorburg over de noodzaak van migreren. Maar hij moest eerst even naar Berlijn.)

Friends from Brazil

Vorige week kregen het Nationaal Archief en de NCDD nog hoog bezoek uit Brazilië: de algemene rijksarchivaris van Brazilië, mevrouw Claudia Lacombe Rocha (midden foto) bracht met een aantal collega’s een bezoek aan Nederland om zich te oriënteren op het digitale tijdperk. De collega naast Mw Lacombe, Alfredo José Duarte Monteiro is weliswaar ‘Coordenador de Tecnologia da Informacao’, maar van digitaal archiveren blijkt in Brazilië nog weinig sprake. Alleen het nationaal ruimte-onderzoeksinstituut heeft momenteel een digitaal archief.

Aardig was dat het idee van een nationale coalitie het gezelschap zeer aansprak. Warme mensen, die Brazilianen, met prachtige muzikale namen. En de foto werd op hun speciaal verzoek nog even gemaakt door KB-collega Jos Uljee. Waarvoor dank!