Censuur ?!?

En de voorzitter sprak de historische woorden: 'Ik weet dat er twee bloggers in de zaal zitten; ik wil hen verzoeken het nieuws van vandaag nog even voor zich te houden totdat wij het persbericht versturen, dat zal ongeveer over een week zijn.'

WAT? CENSUUR? EMBARGO?

U raadt het al, een van die bloggers was uw vliegende reporter, wier vingers reeds jeukten om het mooie nieuws van vandaag wereldkundig te maken. Gelardeerd met veel complimenten voor de organisatie achter het initiatief. Vol onbegrip keek ik de voorzitter aan. Jullie zijn toch altijd voor openbare toegang tot alles wat met publiek geld is gefinancierd? Hoezo innovatief? Web 2.0 is al weer ouderwets!

De andere blogger in het publiek haalde intussen nuchter haar schouders op. 'Ach', zei ze, 'ik heb het nieuws al op 19 maart getwitterd.'

En ineens moest ik wel meevoelen met de voorzitter. Bloggers en twitteraars zijn niet te vertrouwen. Ze brengen nieuws dat over 2 maanden (misschien) gaat gebeuren. Wie zou dat willen ruilen voor heuse persberichten waarvan iedere letter door álle betrokkenen is goedgekeurd? :-) :-) :-)

Duurzaamheid in Vlaanderen

Zo mooi lag de Brusselse Grand Place erbij afgelopen vrijdag: strakblauwe lucht, onwaarschijnlijk mooie - duurzaam bewaarde! - barokke gevels, volle terrassen en de geur van Vlaamse frieten en Brusselse wafels.

En toch kwam een veertigtal vertegenwoordigers van Vlaamse culturele en wetenschappelijke instellingen bij het Brusselse FARO luisteren naar twee Nederlanders die op verzoek van het Vlaamse BOM-VL (Bewaring en ontsluiting van multimedia) kwamen vertellen over samenwerking in digitale duurzaamheid in Nederland: Peter Doorn over DANS en DARIAH en ikzelf over de NCDD. En naar een landgenote (Inge van Nieuwerburgh, Gent) die over DRIVER kwam vertellen.

Een aantal organisaties is in Vlaanderen zeer actief, waaronder het Antwerpse archief met het eDavid kenniscentrum (zie blog), maar daarbuiten is duurzame toegang veel minder een aandachtspunt dan in Nederland. Samenwerken ligt in België sowieso een stukje lastiger dan in Nederland, met Vlaamse, Waalse en federale overheden.

De paneldiscussie ging al gauw over technische samenwerking, de korrelgrootte die metadata moeten hebben om verschillende gebruikersgroepen te bedienen. Daar geldt helaas: 'one size does not fit all', en hangt het af van de gebruikersgroepen ('designated community' in OAIS-taal) van instellingen welke keuzes men maakt: fijnmazig voor een klein publiek of grofmazig voor een groot publiek.

Inge Schoups van het Antwerpse archief gaf aan dat het bouwen van een technische infrastructuur mensen al vaak afschrikt, maar dat de ervaring van Antwerpen leert dat het slechten van organisatorische muren misschien nog wel meer moeite kost. Bart de Nil van FARO verwees naar het OCLC rapport 'Beyond the silos of the LAMs [wat een prachtige titel, trouwens]: collaboration between libraries, archives and museums', waarin een soort continuum wordt geschetst dat intersectorale samenwerking in stappen steeds dichterbij brengt.

Toen ikzelf de doelstelling van de NCDD (een infrastructuur voor duurzame toegang bouwen in Nederland binnen een termijn van een jaar of vijf) weer eens op het scherm zag staan, bekroop niet alleen mij, maar zo bleek later, ook Peter Doorn het gevoel dat we die doelstelling toch misschien wat moeten bijstellen. Financieel hebben we het tij tegen, het Ministerie heeft al laten weten dat er zeker voor 2010 geen extra geld beschikbaar komt.

Daarbij komt dat de ervaring leert dat het smeden van samenwerking tijd kost; zeker tussen sectoren die niet gewend zijn om samen te werken en soms zelfs een traditie van wantrouwen hebben. Natuurlijk is een bibliotheek ook een andere tak van sport dan een archief, maar ik ben er zo langzamerhand van overtuigd geraakt dat het digitale tijdperk de sectoren dichter bij elkaar brengt qua uitdagingen en hopelijk ook qua oplossingen. Neem bijvoorbeeld een thema als 'authenticiteit' van gegevens, dat vooral bij archieven speelde omdat de authenticiteit van een boek niet zo gauw in twijfel wordt getrokken. Maar met digitale bestanden, ook wetenschappelijke, wordt authenticiteit wel degelijk een issue en kunnen andere sectoren leren van de ervaring die archieven er al mee hebben - ook al is iedere situatie net weer een beetje anders.

In de trein terug naar huis bedacht ik dat ik het zo had kunnen zeggen: met respect voor ieders eigenheden toch eerst het gemeenschappelijke zo veel mogelijk uitbuiten -- maar die verwoording kwam pas op het moment dat een Nederlandse conducteur ons in vier talen probeerde te vertellen dat de trein vanwege veiligheidsproblemen helaas in Antwerpen 'aufgehoben' zou worden. Maar wie maalt daarom als je in aangenaam gezelschap verkeert en exquise Belgische bonbons ten geschenke hebt gekregen. Laten we dus vooral niet vergeten om, bijvoorbeeld op het terrein van kennisdeling en opleiding, de Vlaams-Nederlandse samenwerking uit te proberen.

Foto's: boven Grand Place Brussel; Peter Doorn maakte de foto's van het publiek en uw verslaggever.

De bits en de bytes van het archief: zelf opslaan of uitbesteden?

Het opzetten van een 'rekencentrum' voor de opslag van digitale bits en bytes kost tussen de 1,2 en 1,6 miljoen euri - en dan heb je alleen nog de basisfaciliteiten: een ruimte, airco, servers, racks, lijnen naar buiten en personeel om dat in de lucht te houden. Ingest, normalisatie, ontsluiting, migratie/emulatie enz enz komt daar allemaal nog bij.

Hoewel het zeker niet uitgesloten is dat dit allemaal goedkoper zal worden in de toekomst, betekenen deze bedragen op dit moment dat voor veel kleine archieven het opzetten van een eigen digitaal depot niet is weggelegd. Wat moet je dan? Niets doen, afwachten? Of denken aan uitbesteden?

Rond deze thematiek organiseerde het Gemeentearchief Rotterdam gisteren een expert meeting. Aan tafel zat een stevige vertegenwoordiging uit het veld: de grote stadsarchieven, inspecties, LOPAI, het NA, DEN, enkele leveranciers, en deskundigen van de UvA en HvA. Voor mij uiteraard een prachtige gelegenheid om nog meer informatie te verzamelen voor de Nationale Verkenning Digitale Duurzaamheid.

In een drietal subgroepen werden de juridische, organisatorische en technische aspecten van uitbesteden onder de loep genomen.

De wet heeft geen enkel bezwaar tegen uitbesteden, zo concludeerden de juridische experts, zolang het bij technisch beheer blijft. Binnen- of buitenland maakt ook niets uit. Zolang de archivaris maar het intellectueel beheer kan uitoefenen.

En daar komt nogal wat bij kijken. Welke service providers kun je vertrouwen? In hoeverre kun je kwaliteit afdwingen door middel van doortimmerde contracten en in hoeverre is het toch ook een kwestie van vertrouwen hebben in een partner? Iedereen was ervan overtuigd dat het uitbestedende archief in elk geval flink wat kennis in huis moet hebben om de dienstverlener aan te sturen, niet alleen om de contracten af te sluiten maar ook vooral om 'erboven te kunnen hangen', te kunnen controleren of de afspraken ook nagekomen worden. Peter Horsman (voormalige Archiefschool) suggereerde om dergelijke expertise onder te brengen in een landelijk servicecentrum waar alle archieven een beroep op kunnen doen, maar die suggestie overtuigde de deelnemers niet meteen. Je moet toch ook zelf kunnen controleren of het goed gaat, vanuit je verantwoordelijkheid als archivaris, was de redenering. Authenticiteit, veiligheid, dat zijn allemaal kerntaken van de archivaris.

Marco de Niet van DEN suggereerde dat organisaties nog te weinig gebruik maken van elkaars kennis en ervaring, nog veel te vaak zelf het wiel proberen uit te vinden. Hij verwees daarbij naar de KB die inmiddels 10 jaar ervaring heeft. Gebruik die ervaring, was zijn advies.

Maar dan komen ook weer al die minder 'harde' factoren bovendrijven die samenwerking soms in de weg staan, zeg maar de eeuwige rivaliteit Ajax-Feyenoord in al zijn vormen. Zou een Rotterdams Gemeentebestuur accepteren dat de gegevens in Amsterdam staan? Eric Ketelaar suggereerde dat te veel uitbesteden misschien ten koste kan gaan van de positionering van het archief. Maar uitbesteden hoeft natuurlijk aan de voorkant helemaal niet zichtbaar te zijn: het interesseert de eindgebruiker niet waar de data vandaan komen die hij op de website van het Rotterdamse Gemeentearchief vindt. Het GAR is en blijft voor hem de ingang en de leverancier.

Ik zag in de bijeenkomst een duidelijk stukje ontwikkeling: waar een poosje geleden nog nadrukkelijk werd gesproken over de noodzaak om je materiaal in eigen huis op te slaan, werd uitbesteden nu als een zeer acceptabele oplossing gezien. Ook organisaties als de Koninklijke Bibliotheek en het Nationaal Archief voorzien dat ze op termijn hun bits en bytes elders gaan onderbrengen. Maar gedegen kennis in de eigen organisatie blijft een vitale voorwaarde om dit soort processen in goede banen te kunnen leiden, daarvan is iedereen overtuigd.

Ten slotte nog een compliment aan het GAR, dat van meet af aan veel energie heeft gestoken in het delen van zijn kennis en ervaringen met andere archieven. Ook deze bijeenkomst was daar weer een prima voorbeeld van. Jantje Steenhuis (links) en Josje Everse blijven artikel 9 van de beroepscode van archivarissen (kennisdeling) hooghouden, en ook de altijd zo leerzame nazit is bij hen in goede handen, zoals de foto links duidelijk laat zien.

Zie ook het verslag van Ingmar Koch op de blog van ED3, http://eisenduurzaamdigitaaldepot.blogspot.com/2009/04/kun-je-je-digitaal-archief-uitbesteden.html

Curating research (2): wie zorgt er het beste voor onderzoeksdata?

Tijdens de conferentie afgelopen vrijdag ontspon zich een aardige discussie over welk soort organisatie nu het beste in staat is om te zorgen voor de duurzame toegang tot digitale researchdata. Een aantal bibliotheken ziet daarin een nieuwe rol, getuige de lezing van Maria Heijne uit Delft over het 3TU.datacentrum in oprichting. Want juist bibliotheken hebben datamanagementkennis in huis.

Maar, zo bracht een wetenschapper van het Max Planck Instituut (Nijmegen) in, die redenering klopt niet, want de datamanagementsystemen van bibliotheken kun je niet zo maar kopiëren naar de wetenschap. Alleen wetenschappers zelf kunnen die datasystemen bedenken die bij hun discipline passen. Dat hebben ze dan ook gedaan in veel disciplines.

Maar daar ontbreekt het vaak weer aan de broodnodige continuïteit, ook qua financiering. Menige promovendus laat na zijn afstuderen zijn bestanden in voor anderen onbegrijpelijke toestand achter. Juist bibliotheken bieden weer een beter langetermijnperspectief (zo schreef ikzelf onlangs in LIBER Quarterly).

En data-archieven als DANS? Die kunnen goed werken voor statische bestanden, zo betoogde een onderzoeker, maar de wetenschap zelf is c.q. wordt steeds dynamischer. Voor dat soort bestanden heeft DANS nog geen oplossingen. We komen hier op het gecompliceerde terrein van het records continuüm - dataverzamelingen waarop gelijktijdig verschillende (juridische & organisatorische) regimes van toepassing zijn.

Duidelijk is wel dat bibliotheken of datacentra die onderzoeksdata duurzaam toegankelijk willen gaan maken zeer nauwe samenwerking moeten zoeken met de onderzoekers waarmee en waarvoor ze werken. Want de eisen kunnen per discipline, soms zelfs per onderzoeksteam verschillen - en het kan nooit de bedoeling zijn dat de eisen van duurzame data-opslag de creativiteit van het onderzoek zelf gaan belemmeren.

Curating research (1): wrap up / samenvatting

Hieronder de eerste impressies die ik tijdens de Curating Research conferentie van gisteren in Den Haag opdeed en als 'wrap-up' aan het slot presenteerde; voor één keer in het Engels. Zie ook de blog hiervoor.

First impressions as I presented them yesterday to the conference Curating Research (The Hague, 17 April 2009) during the final session.

A long, long time ago … that is: early this morning, the organisers started us out on a very ambitious agenda, I quote Hans Jansen (opening speaker, KB): ‘At the end of the day you will be able to assess the preconditions for implementing long-term preservation in your own organisation – both in terms of policy, technical infrastructure and organisational development.’

So, I ask you, audience: ARE YOU?

[as the room remains quite silent ...]

Perhaps a few highlights will help you answer that question.

Eileen Fenton (Portico, a US digital archive) painted a very clear general picture of the digital curation landscape: digital information is exploding; we need to manage that information to safekeep it for future generations. And preservation is only a means to the all important end of access.

How do we do it? Well, permanent access does not happen by accident. It takes work, work we still have many uncertainties about, as this is a new field. One thing Eileen told us right away: one size does not fit all, this game is complex.

Eileen had some notable advice for librarians: befriend selection, and get close to the creators of the content. They make critical decisions when it comes to keeping research information accessible in the long term.

Her last, and I think very important point: ‘do not go at this game alone’. Find yourself trusted partners to work with, nationally or internationally.

Jeffrey van der Hoeven and Tom Kuipers (KB) presented their PARSE.insight project which surveyed how the LIBER libraries deal with digital preservation. To my mind an important outcome of their survey was the low response rate: out of 400 institutions, only 59 completed the questionnaire. What does this say about the current position of research libraries? They are to some degree aware of the issues, but are hesitant to get involved. Perhaps because the issues are too daunting? Or because others should take on the task?

Dale Peters (Göttingen, DRIVER project) reviewed the many European research projects which are under way to tackle the more technical aspects of digital preservation. Although these do assure research libraries that many technical issues are being dealt with on an international scale, I must admit that the quantity and variety of acronyms in this field sometimes overwhelms me. Fortunately, all of them have websites to which you can refer for more detailed information. And if you cannot find your way, send an e-mail to Dale and she will no doubt help you along.

Dale stressed two important points:

a) that we need to do work on linking all the digital information that is out there to serve our clients. I am sure nobody in the room disagrees with that!

b) Also, Dale mentioned – almost in passing – that of course not every repository must by definition have long-term preservation facilities. She agreed with Eileen Fenton that trusted third-party services are not only an acceptable but often an essential part of the digital preservation equation.

Maria Heijne (TU Delft Library, 3TU Datacentre) agreed with Hans Jansen that securing long-term access to research data and publications is core business for libraries. In her view, libraries have no choice but to engage in data management. She rhetorically asked her audience: who else could do it? It is libraries that have the experience needed, they just need to give their services a digital twist.

This digital twist – as also stressed by Eileen Fenton – involves working very closely together with the research communities themselves. They all have very distinct workflows and metadata schemes which are also very different from libraries’ traditional schemes, so both sides must do a lot of adapting. Although it is early days yet, I think the 3TU.datacentre is really developing into a best practice of research libraries’ involvement with data curation. 3TU do exciting work in developing an entirely new relationship with the research community to create a win-win-situation for researchers and research libraries: better quality data during the research process, which then flows into the digital archive with very little additional effort. Be sure to have another look at her powerpoint presentation when we publish it on our website for more details. And perhaps we can write an article about it in LIBER Quarterly, Maria?

I was very sorry that I could not be in two places this afternoon. Of course I had fellow rapporteurs in the workshops I could not attend, but there was too little time to integrate their notes here. We will, of course, provide a full account in the next issue of LIBER Quarterly.

Here are my own notes from two of the four workshops (with apologies to the other workshop hosts who no doubt had much to say as well):

National and international roles

This session was led by Keith Jeffery (STFC, UK, and chairman of the Alliance for Permanent Access) and Peter Wittenburg (Max Planck Institute of Linguistics, Nijmegen). They focussed their attention on research itself; what elements of the research life cycle should in fact be preserved, and who is responsible for preserving them? This is a monumental question, especially as the researchers in our group kept stressing how complicated research data are. Only the publication is static, everything else is dynamic and thus difficult to preserve.

Some doubts were raised as to whether libraries are in fact best suited for the job of preserving the manifold elements of the research life cycle. Libraries’ work flows and metadata schemes, it was suggested, are perhaps too ‘library-centric’ to serve the research community properly.

So should perhaps the management of live data, including providing access, be separated from the archiving functions? And, more importantly, should communities themselves take care of curation rather than libraries? Krystyna Marek from the European Commission explained that the e-infrastructure vision of the EU is in fact focussing on the research communities themselves.

I should not forget to mention that Hans Geleijnse of LIBER suggested that we draw up 5 or 10 golden rules of digital curation, to help the community along. UNESCO drew up such guidelines in 1996, but they need modernising and updating. Half the attendees of this workshop volunteered on the spot to help bring this about, which I thought was very impressive.

Problems, preconditions and costs: opportunities and pitfalls

Neil Beagrie (Charles Beagrie Ltd.) took his cue from David Rosenthal, who recently held a controversial presentation at CNI, saying that our real problems now are not about media and hardware obsolescence, as predicted by Jeff Rothenburg in his famous 1995 article, but rather about scale and cost and intellectual property. ‘Bytes are vulnerable to money supply glitches,’ is a memorable quote, especially in these credit crunch times.

So, what does digital preservation cost? Marcel Ras shared his experiences with the KB e-Depot which now archives about 13 million journal articles, thereby providing a sound base for archiving the published output of research. Between now and 2012, however, the size of the e-Depot will grow expotentially, as the e-Depot will incorporate digitised masters and websites. Yet the cost is expected to remain more or less stable at 6 million euro’s a year, which includes 14 full-time staff.

What does this say about possible costs for research libraries? Neil Beagrie investigated the costs of preserving research data at higher education institutions in the UK; the report 'Keeping Research Data Safe' is on the JISC website. Notable findings are that preserving research data is much more expensive than preserving publications. Also, as predicted earlier this morning, timing is a crucial factor. Good care at creation saves a lot of money in the long run.

Another finding: scale matters. Start-up costs are high, but adding content to existing infrastructures is relatively cheap. The Archaeological Data Service estimates that overall costs tail off substantially anyway with time and scale. This is important for our thinking about funding models and up-front (endowment) payment.

Neil Beagrie concluded his presentation with the observation that when it comes to defining a policy for digital preservation, many higher education institutions still have a long way to go and the same seems to hold true for research libraries.

As a co-organiser of this workshop I would not dare presume that we have answered all your questions, but I do hope that this day has helped you a little further along this no doubt complicated, but also very exciting road.

(The powerpoint presentations will be published next week at http://www.kb.nl/curatingresearch; a full report will appear in the next issue of LIBER Quarterly at http://liber.library.uu.nl/, the current issue of which is devoted entirely to digital preservation issues.)

Photographs, top to bottom (IA): Hans Jansen, KB; Eileen Fenton, Portico; Jeffrey van der Hoeven, KB (ducking behind him his PARSE teammate Tom Kuipers); Maria Heijne, TU Delft Library; Neil Beagrie, Charles Beagrie Ltd., Marcel Ras, KB.

Voorstel aan Van Dale: datacuratie

Aanstaande vrijdag organiseert de Europese Associatie van Wetenschappelijke Bibliotheken (LIBER) samen met de KB en de NCDD een workshop onder de titel 'Curating Research'. In de PR rond dat evenement hebben we gemerkt dat die term curation nog lang niet overal bekend is.

Data curation is het geheel aan handelingen dat je moet verrichten om data gedurende de hele levenscyclus authentiek, vindbaar en bruikbaar te houden. Uiteraard is duurzaamheid daar een onderdeel van, maar curation is veel meer. Een dermate belangrijk kernbegrip verdient een goede Nederlandse vertaling, zo concludeerde ik vanmiddag aan de koffie met een collega van het Nationaal Archief. Nu kent het Nederlands wel het begrip curator, wat de lading goed lijkt te dekken, maar als werkwoord kent het alleen conserveren en dat lijkt weer net iets te krap voor wat wij proberen te doen met data, namelijk méér dan alleen maar instandhouden.

Dus stel ik voor het begrip datacuratie te gaan gebruiken, lekker aan elkaar zoals wij in het Nederlands plegen te doen. En ja, 'data' is zo ingeburgerd dat ik dat maar zo wil laten.

Als er overwegende bezwaren zijn tegen deze term, dan hoor ik ze graag via het reactieformulier - zo niet, dan zal het eindrapport van de Verkenning het begrip later dit jaar bij Van Dale introduceren.

DigCCurr (8): de laatste soundbites

'Curation is never a one-man job; it is about communication across a number of institutional roles' zei Joy Davidson van het Digital Curation Centre, die hiermee aangeeft hoezeer alle partijen in de keten van digitale informatie afhankelijk zijn van elkaar.

'Short-term solutions for long-term problems' luidt het motto van het Cornell tutorial zoals Nancy McGovern van ICPSR dat in de VS brengt - het feit dat we nog niet weten hoe we duurzame toegang tot in lengte van dagen moeten organiseren mag geen beletsel zijn om nu naar beste vermogen te handelen.

'Ga geen audittraject in als je niet bereid bent om de uitkomsten serieus te nemen', aldus Robin Rice van EDINA, Edinburgh, dat o.a. het Data Audit Framework (DAF) ontwikkelde. En: zorg ervoor dat je stakeholders (financiers, besturen) ook bereid zijn om de consequenties te accepteren van aangetroffen problemen.

'We need survival practices rather than best practices', Clifford Lynch.

En daarmee sluit ik de serie blogs uit Amerika af; de proceedings staan op http://stores.lulu.com/DigCCurr2009, downloaden is gratis, POD tegen een geringe vergoeding.

Inmiddels ben ik al weer een aantal dagen terug in Nederland; de jetlag verliest het langzaam maar zeker van het gewone ritme. De komende maanden zijn helemaal gewijd aan de Nationale Verkenning Digitale Duurzaamheid (zie linkerkolom). Ook boeiend!