woensdag 22 april 2009

De bits en de bytes van het archief: zelf opslaan of uitbesteden?

DSC_0134 Het opzetten van een 'rekencentrum' voor de opslag van digitale bits en bytes kost tussen de 1,2 en 1,6 miljoen euri - en dan heb je alleen nog de basisfaciliteiten: een ruimte, airco, servers, racks, lijnen naar buiten en personeel om dat in de lucht te houden. Ingest, normalisatie, ontsluiting, migratie/emulatie enz enz komt daar allemaal nog bij.

Hoewel het zeker niet uitgesloten is dat dit allemaal goedkoper zal worden in de toekomst, betekenen deze bedragen op dit moment dat voor veel kleine archieven het opzetten van een eigen digitaal depot niet is weggelegd. Wat moet je dan? Niets doen, afwachten? Of denken aan uitbesteden?

Rond deze thematiek organiseerde het Gemeentearchief Rotterdam gisteren een expert meeting. Aan tafel zat een stevige vertegenwoordiging uit het veld: de grote stadsarchieven, inspecties, LOPAI, het NA, DEN, enkele leveranciers, en deskundigen van de UvA en HvA. Voor mij uiteraard een prachtige gelegenheid om nog meer informatie te verzamelen voor de Nationale Verkenning Digitale Duurzaamheid.

In een drietal subgroepen werden de juridische, organisatorische en technische aspecten van uitbesteden onder de loep genomen.

DSC_0120 De wet heeft geen enkel bezwaar tegen uitbesteden, zo concludeerden de juridische experts, zolang het bij technisch beheer blijft. Binnen- of buitenland maakt ook niets uit. Zolang de archivaris maar het intellectueel beheer kan uitoefenen.

En daar komt nogal wat bij kijken. Welke service providers kun je vertrouwen? In hoeverre kun je kwaliteit afdwingen door middel van doortimmerde contracten en in hoeverre is het toch ook een kwestie van vertrouwen hebben in een partner? Iedereen was ervan overtuigd dat het uitbestedende archief in elk geval flink wat kennis in huis moet hebben om de dienstverlener aan te sturen, niet alleen om de contracten af te sluiten maar ook vooral om 'erboven te kunnen hangen', te kunnen controleren of de afspraken ook nagekomen worden. Peter Horsman (voormalige Archiefschool) suggereerde om dergelijke expertise onder te brengen in een landelijk servicecentrum waar alle archieven een beroep op kunnen doen, maar die suggestie overtuigde de deelnemers niet meteen. Je moet toch ook zelf kunnen controleren of het goed gaat, vanuit je verantwoordelijkheid als archivaris, was de redenering. Authenticiteit, veiligheid, dat zijn allemaal kerntaken van de archivaris.

Marco de Niet van DEN suggereerde dat organisaties nog te weinig gebrDSC_0125uik maken van elkaars kennis en ervaring, nog veel te vaak zelf het wiel proberen uit te vinden. Hij verwees daarbij naar de KB die inmiddels 10 jaar ervaring heeft. Gebruik die ervaring, was zijn advies.

Maar dan komen ook weer al die minder 'harde' factoren bovendrijven die samenwerking soms in de weg staan, zeg maar de eeuwige rivaliteit Ajax-Feyenoord in al zijn vormen. Zou een Rotterdams Gemeentebestuur accepteren dat de gegevens in Amsterdam staan? Eric Ketelaar suggereerde dat te veel uitbesteden misschien ten koste kan gaan van de positionering van het archief. Maar uitbesteden hoeft natuurlijk aan de voorkant helemaal niet zichtbaar te zijn: het interesseert de eindgebruiker niet waar de data vandaan komen die hij op de website van het Rotterdamse Gemeentearchief vindt. Het GAR is en blijft voor hem de ingang en de leverancier.

Ik zag in de bijeenkomst een duidelijk stukje ontwikkeling: waar een poosje geleden nog nadrukkelijk werd gesproken over de noodzaak om je materiaal in eigen huis op te slaan, werd uitbesteden nu als een zeer acceptabele oplossing gezien. Ook organisaties als de Koninklijke Bibliotheek en het Nationaal Archief voorzien dat ze op termijn hun bits en bytes elders gaan onderbrengen. Maar gedegen kennis in de eigen organisatie blijft een vitale voorwaarde om dit soort processen in goede banen te kunnen leiden, daarvan is iedereen overtuigd.

DSC_0142

Ten slotte nog een compliment aan het GAR, dat van meet af aan veel energie heeft gestoken in het delen van zijn kennis en ervaringen met andere archieven. Ook deze bijeenkomst was daar weer een prima voorbeeld van. Jantje Steenhuis (links) en Josje Everse blijven artikel 9 van de beroepscode van archivarissen (kennisdeling) hooghouden, en ook de altijd zo leerzame nazit is bij hen in goede handen, zoals de foto links duidelijk laat zien.

Zie ook het verslag van Ingmar Koch op de blog van ED3, http://eisenduurzaamdigitaaldepot.blogspot.com/2009/04/kun-je-je-digitaal-archief-uitbesteden.html

1 opmerking:

Ingmar zei

Je was me weer voor! Op de ED3-blog staat ook een verslagje.