Who pays for the invisible and unglamorous but absolutely necessary? – ANADP11 (7) & ESDI11 Round table

‘Economic sustainability’ is a buzz word in digital preservation. It is about what it costs and who pays. It is about users expecting everything that is online to be freely available while the people who do the actual work of providing preservation and access need to feed their families.

On the eve of their session, the ANADP11 economic panel does not (yet) seem daunted by the fact that they have to deal with difficult questions about money – from the left: Aaron Trehub (Auburn University; Alabama Digital Preservation Network; Neil Grindley (JISC), Bohdana Stoklasová (Czech National Library); Maurizio Lunghi (Fondazione Rinascimento Digitale).

There was an ANADP11 panel about these issues as well as an ‘ESDI Roundtable discussion’ (ESDI = Economic Sustainability of Digital Information) the next day. The latter was organized by Neil Grindley of JISC as a follow-up to earlier work by the US/UK  Blue Ribbon Task Force.

I am going to bring some threads from both meetings together in this post. First of all: in a financial context it is essential that we distinguish digitization (the act of making digital copies) from digital preservation (the act of preserving digital objects). Every time I think we have made this point clear enough, some speaker will mix them up again. So, I begin by citing Bohdana Stoklasová of the small but very active Czech National Library (remember those wonderful young web archivsts at IIPC11!):

‘Digital preservation work is invisible, and therefore it is hard to find funding for it. Digitizing new material is much more appealing to funders, because the benefits are immediately visible.’ (Bohdana Stoklasová)

The conversation that followed was mostly about funding and the sustainability of funding (we need long-term money rather than project money), and less about what digital preservation actually costs (the jury is still out on that, as witnessed by a workshop report from an international cost modelling meeting in The Hague last year).

Neil Grindley from JISC offered the audience some valuable insights into how funders think: ‘When a funder sees a problem, he wants to throw money at it and solve the problem. But some problems are too large and intractible.’ Comparing DP to an asteroid (slide right), the question is where and when to hit the asteroid to disarm it. Timing is very important, as is scale. Laura Campbell (Library of Congress) agreed that this is an important issue that funders have to address: exactly where will funders’ money be most effective in bringing DP costs down? She agreed with Grindley that funders from all over the world need to talk about this and align their efforts so that the money will be used in the most effective way. Grindley’s conclusions merit further discussion:





Grassroots initiatives from the US

Americans tend to have a wonderful way of ‘cutting to the chase’. Aaron Trehub of Auburn University Libraries (photo left) was a case in point:

‘An unofficial definition: Digital preservation is the flipside of digital collection-building. Like most infrastructure, it’s invisible, unglamorous, and absolutely necessary’.

‘DP is necessary because: – things (hurricanes, etc.) happen; – hardware breaks; – software crashes; – files get corrupted (‘bit rot’); – somebody hits the wrong button; – somebody drops something; – burning files to CDs and DVDs isn’t enough; – it costs money to restore lost collections.’

‘One solution: distributed digital preservation (DDP): – multiple copies of digital content; – at geographically dispersed locations; – with at least 75-125 miles between them; – preferably out of hurricane pathways; – and across different power grids'; – with different system administrators; – on live media, with audits for integrity; = and in at least 3 copies (LOCKSS = six copies).’

‘DDP basic ingredients: – institutional commitment; – quorum of at least six institutions; – hardware (LOCKSS boxes), – in-house IT support; governance structure; – enough $$$ to cover membership and/or LOCKSS fees (your institution might already be a member!); – enough ‘sweat equity’ to keep it running.’

Such a DDP set-up works even for a poor state such as Alabame, which established the ‘Alabama Digital Preservation Network’ (or ADPNet), in which libraries, museums, archives and other cultural heritage organizations in Alabana share the work of preservation. The network now holds some 3TB of data and has been self-sustaining since 2008. Here is Aaron Trehub’s assessment of ADPNet’s significance and his economic advice for anyone thinking about doing something similar (and do check out the remainder of Aaron’s slides when they become available through the Educopia event website!):

ESDI11 – Economic Sustainability of Digital Information Roundtable

On Thursday, a selection of ANADP11 attendees defied increasing bouts of conference fatigue and gathered to meet with some extremely early risers across the ocean who attended via Skype (also see the tweet threat on #ESDI11 with excellent work by cardcc). Neil Grindley explained that a mini-taskforce consisting of Chris Rusbridge (present LinkedIn profile: ‘retired’ at ‘None’) and Brian Lavoie is following up the work done earlier by the Blue Ribbon Task Force, by trying to turn their 100+ page report ‘Sustainable economics for a digital planet’ into a ‘reference model’, a tool that can help us understand the economic issues and the dynamics of sustainability, provide us with a joint vocabulary, and help us make the case vis-à-vis funders and the public at large. In that sense the model is to work much like the OAIS model did for technical issues – although Chris Rusbridge was quick to add that he does not like the OAIS model much (‘In reality digital archiving is a much more fluid and continuing activity than the closed box idea that is at the centre of OAIS’).

But first a few words on the BRTF work. Sabine Schrimpf of the NCDD’s German colleagues, nestor, reported from the nestor working group which studied the relevance of the report for Germany (Report in German. The working group agreed with many of the Task Force’s findings, but was ‘reluctant’ to accept the report’s recommendations for more public-private partnerships (PPP’s). I felt much the same way when I read the report – the US economy’s dynamics are different from much that goes on in Europe. We accept much more readily that preservation is a public duty and should be funded accordingly. (But note Clifford Lynch’s assessment of PPP’s: ‘Mostly, when there are profits, they go to private partners; if there are losses, they to to the public sector.’)

About the reference model: Chris Rusbridge (at right, with Brian Lavoie standing by via Skype, see cable mess above) stressed that the present text is very, very draft (see slides forthcoming on JISC website), but what I saw from it looks promising. It charts all those roles and relationships that make the digital world so different from the analogue world. E.g., what are the properties of sustainability? We do a lot of the work for ‘future users’, but they have no voice yet, so who can function as their ‘current representatives’? Who benefits, who pays; what about free riders? Where do rights holders come in? Etc. (‘Nobody wants preservation; everybody wants the digital asset.’ Chris Rusbridge)

The slides are very much worth reading – all of them will be made available through the JISC website, but here is a taste for you (thanks, Chris, for making these available to me on Sunday afternoon!)

Wouter Schallier of LIBER (the European Association of Research Libraries) reviewed the work that LIBER is doing to make the case for digital information, focussing on the (access) project Europeana, where digital content from all the EU member states is being made available. As an access project, Europeana is presently sustainable, but the future is uncertain. What will happen to Europeana if one of the major aggregators stops doing the work? Off the record doubts could be registered as well as to the added value of Europeana in comparison to Google. Is the Europeana system user-friendly enough?

Matthew Loy and Nancy Maron from Ithaka joined the conference by Skype to report on the sustainability research they did for JISC a couple of years ago, with a number of cases studies (full documentation here). Clifford Lynch (Coalition for Networked Information, CNI) commented that in his view the case studies are not classical digital preservation sustainability situations.

In the end, everybody agreed that the work Rusbridge and Lavoie are doing on the ESRM can definitely have value for the community, especially in the difficult task of Making the Case vis-à-vis funders and the public at large. But it is complicated business that Lavoie & Rusbridge are trying to chart, and a possible pitfall is that people will start using it as a standard (‘we are ESRM-compliant’). And there is need for a community to support the work and test it. Sabine Schrimpf suggested the nestor working group, but more testing is obviously needed.

Chris Rusbridge (furiously tweeting) and Clifford Lynch (CNI).

Clifford Lynch commented at some time during the meeting that ‘the BRTF report is cited a lot, but I am not sure how well it has been read.’ Matthew Woollard drew attention to the option strategies mentioned in the report. As we do not know what future demand will be for what we are presently curating, the way to save money might be to invest a little money into preservation work now, for say five years, and then decide later what selection from the material merits expensive curation measures. Clifford Lynch added that this strategy is being promoted by the US National Science Foundation as well, as short-term options tend to be cheap.

I leave you with Neil Grindley’s key words from the meeting. To be continued, absolutely.

Kunnen we duurzame toegankelijkheid 'verkopen'?

Terwijl Engeland de spannendste verkiezingen in jaren doormaakt, bezoek ik deze week in Londen twee bijeenkomsten die in het teken staan van de economische kanten van duurzame toegankelijkheid. Directe aanleiding is de presentatie van het Final report van de Amerikaans/Engelse Blue Ribbon Task Force on Sustainable Digital Preservation and Access. De Task Force heeft twee jaar de tijd genomen om duurzame toegankelijkheid te onderwerpen aan de wetten van de economie. Het resultaat is een nogal Amerikaans getinte analyse van vraag en aanbod die leidt tot de conclusie dat 'De Markt' geen oplossing heeft voor de vraag hoe we toegankelijkheid duurzaam gaan financieren -- want economisch gezien is er geen vraag naar 'toekomstige producten' (de klanten moeten nog geboren worden), alleen maar aanbod, en dan is niemand bereid ervoor te betalen. Voor de liefhebber kan het rapport een aardige intellectuele oefening zijn, maar ik bevind me in het kamp van de criticasters die het allemaal nogal theoretisch vinden en de aanbevelingen wat tam. Maar misschien redeneer ik te 'Europees' en is het vooral in Amerika nog heel belangrijk om te onderbouwen waarom er publiek geld voor duurzame toegankelijkheid moet worden uitgegeven.

De Amerikaanse experts die op uitnodiging van JISC (de Engelse SURF) naar Londen waren gekomen voor de Europese presentatie hadden het nodige te melden - ook voor Europeanen (waar, zo werd me weer eens duidelijk deze week, de Britten zich nog steeds niet toe rekenen).

Brian Lavoie van OCLC, co-chair van de Task Force, vatte de conclusies van het rapport als volgt samen: '... sustainable economics for digital preservation is not just about finding more funds. It is about building an economic activity firmly rooted in a compelling value proposition, clear incentives to act, and well-defined preservation roles and responsibilities (p. 1-4).' Allemaal niet echt nieuw, maar hier keurig op een rijtje gezet: je komt er niet met wat projectgeld hier en wat projectgeld daar. Daarop kun je geen duurzaamheid bouwen. We moeten beter worden in het 'dwingend' aantonen wat de investeringen opleveren (of welke rampen ze voorkomen); we moeten werken aan de motivatie om duurzaam te handelen, en we moeten ieders rol en verantwoordelijkheid goed benoemen.

Zoals gezegd: niet echt nieuw, maar in de toelichting zaten wat goede punten. Bijvoorbeeld over het 'dwingend' aantonen van de waarde. Duurzame toegankelijkheid is zeker geen 'one size fits all'-zaak, en daarom moet je ook de waarde aantonen in zeer nauw overleg met de doelgroep en voor iedere soort data apart. Alleen een meteoroloog kan onderbouwen waarom hij niet kan functioneren zonder langjarige gegevens. Het veel gehoorde argument dat we niet weten wat 'de toekomst' nodig zal hebben moet worden bestreden door het aanwijzen van vertegenwoordigende organisaties ('proxy organisations') die namens hun toekomstige opvolgers het pleidooi houden. Bibliotheken en archieven zijn voorbeelden van 'proxy organisations', en zij zijn ook verantwoordelijk voor de selectiecriteria, d.w.z. prioriteren op basis van de verwachte vraag (en deselecteren als gegevens na een poosje toch niet zo waardevol blijken te zijn.)

Wat de motivatie betreft is het belangrijk om in het achterhoofd te houden dat die niet een vast gegeven is, maar kan variëren per belanghebbende en dat de motivatie ook met de tijd zal veranderen.

Het benoemen van rollen en verantwoordelijkheden moet zo veel mogelijk geformaliseerd worden, vindt de Taskforce, in mandaten, contracten, service level agreements, etc., want vrijblijvendheid werkt niet. De Taskforce vraagt vooral aandacht voor de transitiemomenten, wanneer gegevens van de ene naar de andere partij gaan, en dat is een heel belangrijk punt, want juist daar gaat het vaak mis (een promovendus die een datapuinhoop achterlaat; een gemeenteambtenaar die zijn documentatie overdraagt).

Intrigerend waren de discussies over 'open access' en het 'free rider probleem'. Anders dan bij bijv. gedrukte boeken maakt het bij digitale bestanden niet uit of één persoon er gebruik van maakt of 1000, en in de publieke sector gaan er veel stemmen op om de informatie (waarvoor de belastingbetaler heeft betaald) dan ook maar aan iedereen ter beschikking te stellen. De (nog immer kapitalistisch gefundeerde) economische theorie heeft het daar erg moeilijk mee. Die betwijfelt of iemand nog zal willen investeren in langetermijntoegang als iedereen gratis mag profiteren.'

Kevin Guthrie van Ithaka (de club achter JSTOR en Portico, en partner van JISC in diverse studies) benadrukte de noodzaak om meer dan één financieringsbron te hebben. Want anders ben je te afhankelijk. Een prachtig voorbeeld kwam van e-Bird, een wetenschappelijke Amerikaanse database die erin geslaagd is om een hele community van vogelaars aan zich te binden en door reclame, websites voor specifieke doelgroepen en i-Phone apps voor vogelaars nieuwe geldstromen aan te boren - excusez-le-mot. In een dag sleutelden de webmasters een site in elkaar die de gevolgen van de olieramp in de Mexicaanse golf in beeld brengt ...

Citaten van de dag(en):

Kevin Guthrie (Ithaka): ‘In business, when revenue dries up, you change your mission; the public sector does not have that option, it must stick to its mission and find alternative sources of revenue.’

Bill Dutton (Oxford Internet Institute) over prioritering: 'You need people to generate ideas, people to execute ideas, and people to kill ideas.'

Kevin Guthrie: 'Empower leadership. Venture capitalists invest in people, not in ideas.'

Kevin Guthrie: 'For the value proposition, it is important to help people visualize the outcome. People often have no idea what the situation will look like at the end of the project, say in five years. Help them visualize - not to punish them for failure, but to enable the process of iteration that leads to discipline in a project.'

Gabrielle Blais (Canadian Heritage Information Network): 'The internet environment is allergic to pain. No-one wants to pay.'

London cab driver: [de meter staat op 7pond80 en we zijn weer terug op de plek waar ik instapte]: 'It's these roadworks, ma'am. They are all over the place. You can't get through anywhere. But if the Tories win, there'll be no more roadworks. No more works anywhere.
'Yes, ma'am, I voted first thing this morning. For Mr. Brown, of course, 'cause I still remember when Mrs. Thatcher took our school milk away. Children can't learn without something in their stomach, you know, and these families just couldn't afford a breakfast. But she went and took it away anyway. So I vote for Mr. Brown. Have done for 15 years.'

De 'digitale investering' - economie (en psychologie)

"Sustaining the digital investment" heet het onlangs verschenen interimrapport van de Amerikaans-Britse 'Blue Ribbon Task Force on Digital Preservation' (waarbij 'Blue Ribbon' zoiets betekent als: eersteklas), en die titel verraadt het nodige over de economische invalshoek die een groep van 17 experts uit zeer verschillende disciplines (economie, bibliotheken, archieven, bedrijfsleven, wetenschap, computertechnologie) heeft gekozen voor haar onderzoek. Ik vond het een zeer lezenswaardig rapport, niet zozeer omdat het alles :-) oplost (het is bovendien nog maar een eerste interimrapport; er volgt nog een tweede rapport met aanbevelingen), maar wel omdat het een goed overzicht geeft van wat we tot nu toe weten over de economische kant van duurzame toegang. Als je dit rapport tot je neemt, kun je dus veel voorafgaand onderzoek overslaan. Er zitten gerespecteerde schrijvers achter (o.a. Rusbridge van de DCC, Lavoie van OCLC, Anderson van de Library of Congress, Nowell van het Office of Cyberinfrastructure, econoom Courant, bibliothecaris Ayris, etc.) en die slagen erin om met de nodige afstand naar de digitale uitdaging te kijken.


Wat maakt digitale informatie zo anders?
De eerste vraag die de Task Force zich stelt is waarom we eigenlijk zo zitten te tobben: wat maakt digitale informatie anders dan bijvoorbeeld boeken waar we al eeuwen raad mee weten, of anders dan een huis waarin je investeert om daar in de toekomst rendement van te plukken (in geld of in woongenot). De Task Force noemt drie factoren: 'immediacy', 'scale', en 'uncertainty'. 'Immediacy' omdat je een huis of een boek (meestal) tien of twintig jaar kunt verwaarlozen zonder dat ze helemaal verloren gaan, maar omdat digitale informatie continu zorg vereist; 'scale' omdat de hoeveelheid waar we het over hebben ons bevattingsvermogen ontstijgt; en 'uncertainty' omdat we weten dat de technische ontwikkelingen razendsnel gaan en we daarom een periode van vijf jaar nauwelijks kunnen overzien.

Wat mij hierin opvalt is dat deze drie elementen een behoorlijke psychologische impact hebben: ze bepalen hoe je een probleem benadert en vooral de laatste twee kunnen behoorlijk intimiderend werken: help, het is zo veel en koffiedik kijken kunnen we ook al niet, waar moeten we in hemelsnaam beginnen (dus doen we maar even niks ...). Ik moest daarom denken naar wat Ian Halliday zei aan het eind van de conferentie van de Alliance for Permanent Access (p. 13, PS from the Chair): laat 'duurzaamheid' geen bureaucratisch alibi worden om maar niets te doen. Tom Wever van de ING-bank zei tijdens de DEN-conferentie iets dergelijks: het ING Datacentrum kijkt nooit verder dan vijf jaar vooruit, want je kunt toch niet overzien hoe de techniek er dan voor zal staan.

Als we er nu in zouden slagen (filosofeer ik, niet de Task Force) om de intentie om duurzaam toegankelijk te houden aan het begin, bij het tot stand komen van digitale gegevens, in het proces, in de financiering én de hoofden van mensen in te bakken, dan zouden we er toch in moeten kunnen slagen om het onderhoud dat ervoor nodig is om die digitale investering te verduurzamen in onze plannen in te bouwen, net zoals je jaarlijks onderhoud aan een huis begroot, waarbij je jaar op jaar ook bekijkt welke (nieuwe) technieken het best kunnen worden toegepast en wat het onderhoud gaat kosten.

De wetten van de economie
Maar er zijn natuurlijk nog een aantal economische wetten in het spel die de zaak compliceren. Een huis vertegenwoordigt een waarde in geld waartegen je onderhoudskosten kunt afwegen. De waarde van digitale informatie is slecht te becijferen.
Degene die onderhoud aan een huis laat doen, plukt daar zelf de vruchten van: meer woongenot of een hogere opbrengst bij verkoop. Bij digitale informatie is degene die moet investeren (vooral aan het begin van het traject: organiseren van data, metadateren) meestal niet degene die de vruchten plukt. Daarbij valt te denken aan de ambtenaar op het gemeentehuis of de onderzoeker die aan een proefschrift werkt. Het rapport van de Task Force bepleit een systeem van 'sticks & carrots' (beloningen en straffen) om die mensen te motiveren hun steen bij te dragen aan duurzaamheid. In de wetenschap zie ik daar een rol voor NWO, die de onderzoekssubsidies verleent; NWO zou het deponeren van onderzoeksdata verplicht kunnen stellen. Data-centra zouden de onderzoeker daarbij technisch kunnen ondersteunen - hoe dat zou moeten gebeuren wordt momenteel onderzocht in een SURFshare project 'Waardevolle data en diensten' onder regie van het 3TU.Datacentrum. Het Task Force rapport benadrukt overigens dat het belangrijk is om ook niet-geldelijke beloningen te gebruiken. Onderzoekers die data deponeren voor hergebruik zouden hiervoor ook inhoudelijke prestige moeten kunnen krijgen.


Bij de overheid weet ik voor het motiveren van ambtenaren die digitale gegevens produceren nog niet zo gauw een oplossing - naast de Archiefwet bestaan er tal van regelingen die aangeven hoe het moet, maar die regelingen worden vaak niet nagevolgd. We kunnen ons allemaal voorstellen waarom dat niet gebeurt: andere klussen zijn urgenter, structureel tijdgebrek, en ga zo maar door. Enkele maanden geleden sprak ik Geert-Jan van Bussel van de Hogeschool van Amsterdam. Voor hem is er maar één manier om duurzaamheid in de overheid in te bedden: zorgen dat je duurzaamheid inbed in de Records Management Systemen die ambtenaren gebruiken. Agnes Jonker van de HvA (waaronder de Archiefschool nu valt) bepleit in de Informatieprofessional van januari 2009 'algemene regie' over wat nu het 'records continuüm' bij de overheid wordt genoemd - geen scheiding meer tussen de dynamische fase en vervolgens 'statische' archivering na 20 of 50 jaar, maar misschien al duurzame opslag zodra een document tot stand komt. Wellicht kunnen we dat op den duur zelfs wel technisch mogelijk maken, zoals Philips en Microsoft doen met e-mail (zie mijn blog over de Records Management Conventie op 23 april).

Organisatie en financiering
Organisatorisch en financieel moet er het nodige gebeuren om duurzame toegang te waarborgen, concludeert de Task Force niet verrassend. Op blz. 37-42 van het rapport vat de Task Force alle studies samen die de afgelopen jaren iets hebben gezegd over de kosten van duurzame toegang. Dat lijkt erg handig, maar het leidt tot de conclusie dat er eigenlijk niets algemeens over te zeggen valt. Er zijn te veel variabelen in het spel: Wat voor informatie, welke bestandsformaten, hoe oud, hoe georganiseerd, hoe bewaard, hoe ontsloten, hoe beschikbaar, en ga zo maar door. Concrete berekeningen moeten per sector of per organisatie worden gemaakt op basis van beleidsmatige keuzes op basis van de diverse missies van organisaties, waarbij het dan ook nog een handicap is dat de kosten van duurzame toegang vaak maar moeilijk geïsoleerd kunnen worden uit het totaalbudget.

Over de financiering kan wel wat worden gezegd: heel veel financiering gebeurt tegenwoordig projectmatig, en dat is slecht voor duurzame toegang - tenzij je uit al die tijdelijke potjes weer een structureel fonds kunt vormen dat de data kan verduurzamen als het project is afgerond. Dat moet dan wel georganiseerd worden: iedere organisatie een eigen digitaal depot of alles in één datakolos bij Almere - om maar eens een paar uitersten te noemen. Opslag op grote schaal is goedkoper, dat is inmiddels wel gebleken, maar het is de vraag hoe je dat in belans kunt brengen met de doelstellingen en tradities in de veelsoortige organisaties met digitale gegevens. Efficiency, zegt het Task Force rapport, is geen kwestie van de goedkoopste oplossing, maar een kwestie van het maximale resultaat behalen met beperkte middelen. Waarbij het 'resultaat' per organisatie gedefinieerd moet worden.


De situatie in Nederland
Het rapport van de Task Force vormt goede conceptuele input voor de Nationale Verkenning Digitale Duurzaamheid die vorige week van start is gegaan met een heisessie voor het projectteam (zie foto bovenin linkerkolom en hiernaast). Het helpt ons denken over de materie. Maar om het doel van de Verkenning te bereiken (in kaart brengen hoe het in de Nederlandse publieke sector is gesteld met digitale duurzaamheid) is meer nodig, vooral veel feitenonderzoek. Tijdens de heisessie werd duidelijk dat het nog een hele klus wordt om met zo'n 3 fte in 6 maanden tijd een rapport op tafel leggen dat hout snijdt. Neem de overheid, bijvoorbeeld, hoe groot is die wel niet?

Bovendien: algemene principes zoals de Task Force formuleert zijn mooi, maar vaak beginnen de echte problemen pas als je algemene principes of wenselijkheden gaat toepassen op een werkelijke situatie met bestaande organisaties, gevestigde belangen en niet te vergeten mensen die ieder ook zo hun eigen karakter hebben. Wij van het projectteam kunnen onze borst natmaken en zullen jullie via deze blog op de hoogte houden van onze vorderingen.

(onderste foto: projectteam Nationale Verkenning studeert op de vraag hoe duurzaam digitaal Nederland is tijdens heisessie. Foto Annelies van Nispen)