Maar liefst 134 DIV- en archiefmedewerkers van overheidsinstellingen hadden zich ingeschreven voor het seminar ‘Digitaal archiveren’ van Dominique Hermans (DO Consultancy) (de presentaties worden z.s.m. gepubliceerd op de DO website). De in kerstsfeer gestoken Concordiazaal in Woerden zat dan ook bomvol – met mensen die zelf bijna allemaal werken in een papieren werkelijkheid, zo bleek. Het archiefstuk is inderdaad nog meestal een printje met een natte handtekening. Niettemin wilden deze mensen zich voorbereiden op een digitale wereld, anders waren ze niet naar Woerden gekomen. Hebben de sprekers ze op weg geholpen?
'Tegenstrijdige' adviezen
Ogenschijnlijk kregen ze tenminste twee nogal verschillende adviezen voorgeschoteld. Ikzelf opende het seminar vanuit de filosofie van de NCDD: duurzame toegankelijkheid is een dermate grote uitdaging dat organisaties het niet alleen af kunnen en vooral de samenwerking moeten zoeken, schaalgrootte moeten realiseren, om het allemaal betaalbaar te houden (volledige tekst van de presentatie). Filip Boudrez van eDAVID, het expertisecentrum dat nauw is verbonden met het Antwerpse Felixarchief, ging daar een beetje tegenin (dia’s komen hier). Zijn filosofie: iederéén kan digitaal archiveren, ook op kleine schaal, als je maar genoeg kennis hebt van de risico’s en wat je moet doen om die te beheersen. (Zie ook eerdere blog over Felixarchief).
Opslaan + context = archiveren
Een belangrijk risico voor archiefbescheiden is het verlies van de context. Iedereen kan informatie opslaan, maar alleen de context, de neerslag van het proces maakt van een brok informatie ook een archiefstuk. Filip illustreerde dit aan de hand van een – op het oog zeer officieel aandoend – mailtje van de Antwerpse burgemeester aan een van zijn schepenen (foto). Alleen: het bleek een losse flodder, door Filip zelf gemaakt. Digitaal archiveren is namelijk vooral een opgave van documentatie – alleen door in het digitaal object alle informatie op te slaan over hoe het document tot stand is gekomen (technisch 
en organisatorisch) kun je de authenticiteit van het document bewijzen. Al die informatie sla je op in XML-doosjes, het Archival Information Package uit het OAIS-model (zie mijn tekst, pp. 8-9). Meer is het niet, leek Filip te zeggen, je kunt zo aan de slag. Het Antwerpse eDepot begon ooit met 20 cd’s, €675 aan software en 0,3 fte. Het is gewoon een kwestie van heel consequent en precies in het AIP opslaan hoe het brok informatie door het proces is gegaan. Welke software, welke versie, welke hardware, welke stappen, en ga zo maar door. En dat hoef je niet eens met de hand te doen, nee, dat kun je – en moet je zelfs - in hoge mate automatiseren om zoveel mogelijk menselijke fouten uit te sluiten.
Kon ik wel naar huis met mijn NCDD-verhaal? Je zou het bijna denken. Maar zo zwart-wit is het natuurlijk ook allemaal weer niet. Ook in mijn eigen verhaal had ik benadrukt dat de plannen van de grote voortrekkerorganisaties om een infrastructuur in hun sector te bouwen tijd kosten – en geld, wat momenteel ook veel tijd kost. Bovendien is het nooit de bedoeling geweest dat organisaties als het Nationaal Archief de verantwoordelijkheid van kleinere organisaties over gaan nemen. Iedere organisatie, ieder archief, blijft zelf verantwoordelijk als archivaris, en moet dus kennis hebben van het digitale proces om daar verantwoordelijkheid voor te kunnen nemen. Maar als de NCDD-plannen uitgevoerd worden zullen ze een deel van het werk kunnen uitbesteden, in de back office slimmer kunnen werken. Want het duurzaam beheren van een paar bestanden kun je misschien zelf ter hand nemen - zodra het om miljoenen objecten gaat wordt het toch een ander spelletje. Hoe meer leveranciers, hoe meer soorten digitale informatie, hoe lastiger het wordt.
Filip en ik waren het wel roerend eens over één ding: voor geen enkele organisatie mag het een optie zijn om niets te doen, om af te wachten tot bijvoorbeeld het Nationaal Archief alle problemen gaat oplossen. Wat dat gaat niet gebeuren, zeker niet op de korte termijn. Voor iedere organisatie, groot of klein, is het mogelijk om met weinig middelen al heel wat 
maatregelen te nemen die de risico’s op verlies van digitale gegevens te verkleinen. Ik noemde dat in mijn presentatie survivallen, Filip ziet het meer als een structurele aanpak (misschien omdat België geen NCDD heeft ;-)?), maar het gaat om hetzelfde principe. Duurzaamheid is een kwestie van risicomanagement en heel eenvoudige, praktische maatregelen kunnen de risico’s al drastisch beperken. Zoals Filip het zei: ‘Bezie de techniek als een variabele; het belangrijkst is het om je eigen workflow goed te regelen, vooral ten aanzien van de documentatie. Door alles goed te documenteren maak je de digitale gegevens zo autonoom mogelijk, zo min mogelijk afhankelijk van heel specifieke software en hardware.’ In zijn presentatie gaf Filip een 10-stappenplan voor een digitaal archief. Wat mij betreft lezenswaardige kost voor iedere DIV’er en archivaris (presentatie volgt op seminarpagina).
Stápels regelingen - maar wat is de praktijk?
Geen sector heeft zoveel regels en afspraken en protocollen als de overheid, dat bleek ook uit het NCDD-onderzoek. Maar die leiden niet tot duurzaam gedrag. Geert-Jan van Bussel hield een presentatie over het ODF-formaat – het platformonafhankelijke bestandsformaat dat gebruikers autonomer maakt van de grote softwarefabrikanten. Hij vroeg zijn publiek wie dit formaat al gebruikte. Bijna niemand stak zijn hand op. En dat terwijl het formaat al een tijdje geleden verplicht is gesteld voor de gehele overheid. ODF is volgens Geert-Jan vooral een interoperabiliteitsstandaard. Bij de duurzaamheid heeft hij nog wat twijfel, maar dat zal de toekomst leren. Filip Boudrez gebruikt ODF in elk geval wel.
Sympathiek maar wat te lang was de presentatie van AutiTalent, een bedrijfje dat autistische mensen inzet voor digitaliseringswerkzaamheden, en de software die zij gebruiken om het proces in te richten (ezModeler van 14Change). AutiTalent is een uitzendbureau voor autistische mensen; met hun gevoel voor en behoefte aan strakke structuur zijn zij uitermate geschikt om werkzaamheden te doen op het gebied van archiveren en digitaliseren. Een win-win situatie, die aan iemand de opmerking ontlokte dat het misschien een stuk beter gesteld zou zijn met de informatiehuishouding van de overheid als we allemaal autisten waren. Ik moest er ook aan denken toen ik in de theepauze werd aangesproken op mijn pleidooi voor eigen verantwoordelijkheid van archivarissen en DIV’ers om de brug te slaan naar de producenten van digitale informatie - die het langetermijnperspectief meestal niet op hun netvlies hebben staan. De DIV’er zit meestal niet in een positie in een organisatie waar hij of zij invloed kan uitoefenen op het beleid, zei mijn gesprekspartner, dus zou ik mijn pleidooi niet in deze zaal moeten houden maar bij bestuurders. Natuurlijk, daar moet ook het nodige gebeuren, en daar zal de NCDD zich ook voor inzetten, maar een man als Filip Boudrez laat zien dat een paar individuen met lef en enthousiasme en kennis van zaken grote invloed kunnen hebben ten goede. Kijk maar wat ze in Antwerpen bereikt hebben: een volledige aansluiting van het archief op de informatiehuishouding van de gemeente.(Hoewel, de grote rol van Filip is natuurlijk ook weer een risico voor duurzaamheid, want afhankelijkheid van één of enkele personen moet je eigenlijk niet willen, maar dat terzijde.) Laten we het erop houden dat ze alle twee in actie moeten komen: die managers en de DIV’ers.
