iPRES2010(4): de politieke agenda

Op dag 2 van de iPRES stond de politiek op de agenda, de Europese politiek, met een keynote van Patricia Manson (links), Acting Director Directorate Digital Content and Cognitive Systems, Information Society and Media Directorate General – wat een mondvol. Van zo een keynote verwacht je niet echt schokkende nieuwe feiten, maar de EU is een belangrijke geldgever voor research voor duurzame toegankelijkheid. En een belangrijke authoriteit als het gaat om auteursrechtwetgeving, bijvoorbeeld. Reden genoeg om te luisteren - naar nog veel meer monden vol politiek jargon, vol strategie, beleid, EU directieven met lange nummers erachter (de missie van de club van Pat luidt ‘Making content accessible to all [dat is mooi], and fostering and exploiting multilingualism [ha, dat zijn de Fransen natuurlijk!]. Maar de hamvraag is  natuurlijk of de EU-agenda overeenkomt met de prioriteiten zoals wij die zelf ervaren, zodat wijzelf op een nieuwe ‘call for proposals’ van de commissie ook projectvoorstellen kunnen indienen die we zelf zinnig vinden. Manson noemde als prioriteit o.a. ‘scaling up’, schaalgrootte, en daar is iedereen het roerend over eens. Petabytes aan informatie kun je onmogelijk handmatig gaan controleren en bijvoorbeeld van metadata voorzien. Daar moeten geautomatiseerde workflows voor ontwikkeld worden. Ook noemde ze: nieuwe stakeholders bij digitale duurzaamheid betrekken, het bedrijfsleven bijvoorbeeld, omdat er uiteindelijk toch een markt moet ontstaan. En: de ‘research community’ rond digitale duurzaamheid beter structureren, beter organiseren. Daarvoor is het projectvoorstel APARSEN ingediend, een ‘centre of excellence’ vanuit het netwerk van de Alliance for Permanent Access to the Records of Science. Manson noemde als prioriteit ook ‘more radical or innovative approaches’ en gaf direct aan dat de EU wat teleurgesteld was over de respons op dit punt uit de laatste ‘call voor proposals’. Tja. Memento (zie vorige blog) is in de VS ontwikkeld … En misschien ook niet voor niets.Want Europese projecten zijn wel erg ingewikkeld, zo vertelde tijdens de iPRES Brian Aitken heel eerlijk. Hij was deelnemer aan de ontwikkeling van het Planets Testbed (zie blog met presentatie van Petra Helwig van 14 dec. 2009). Zoveel landen, zoveel organisaties, zoveel individuen – dan is het lastig om alle neuzen 1 kant op te krijgen, te communiceren, en om alle onderdelen goed op elkaar af te stemmen. Zeker als ‘morgen’ heel anders wordt uitgelegd dan ‘mañana’ of het equivalent in een andere taal. … Manson had het ook over continuïteit, eenmaal verkregen kennis niet verloren laten gaan, en dat is helemaal een lastig onderwerp in een projectverband met tijdelijke aanstellingen, mensen die komen en gaan. Met enige regelmaat werd tijdens de conferentie de Open Planets Foundation (OPF) als oplossing genoemd. De Open Planets Foundation is opgericht om de resultaten van het project Planets te borgen in een structurele organisatie die het vele werk onderhoudt en voortzet. Maar is de OPF sterk genoeg om al het goede werk men eraan wil uitbesteden ook echt te verzetten? Morgen maar eens aankaarten bij Executive Director Bram van der Werf, die een gastpresentatie houdt tijdens de workshop die NCDD, DPC, NDIIPP en nestor organiseren over landelijke samenwerking.

Tijdcapsule PLANETS-project zorgt voor verwarring

Gisteren gepubliceerd in edata&research: mijn kritische noot bij de tijdcapsule van het PLANETS-project.
Zie ook de wat inhoudelijker ED3blog die Ingmar Koch er eerder over schreef.

Beta-versie Planets testbed publiek

Voor degenen die in december tijdens de NCDD/KB/NA workshop enthousiast zijn geworden: de beta-versie van het Planets testbed is nu gereed om te gebruiken, zie: http://testbed.planets-project.eu/testbed/.

Het Planets-project: wat heb je eraan?

Iedereen in het (DD-)wereldje heeft weleens gehoord van het vierjarige Europese Planetsproject voor duurzame toegankelijkheid, maar wie weet er nu echt het fijne van? Wie weet precies wat je eraan kunt hebben? Ook ik wist het niet. Nu het project (in mei 2010) ten einde loopt organiseert Planets op diverse plekken in Europa driedaagse ‘outreach’-evenementen, maar daarvoor moet je naar Londen (februari) of Rome (juni?). Frank Houtman van de KB (foto rechtsonder) bedacht vlak voordat hij vertrok naar de Gemeente Nieuwegein dat we ook iets moesten bieden voor de Nederlandse collega’s, en zo ontstond in samenwerking met het Nationaal Archief en de NCDD op 14 december het evenement ‘Planets: toolkit voor ons digitaal geheugen’ (alle presentaties). Het werd geen letterlijke vertaling van het driedaagse Planetsevenement, maar wel een ‘bloemlezing’, die blijkens de commentaren bij de borrel zeer op prijs werd gesteld. Een deelnemer die op het laatste moment moest afhaken vroeg om een zo volledig mogelijk rapport. Welnu, ik doe mijn best hieronder met links naar de presentaties en meer informatie elders.

Basisles duurzame toegankelijkheid

Op basis van de dia’s van Ross King van Planets verzorgde ondergetekende de basisles digitale duurzaamheid (wat ik tegenwoordig liever duurzame toegankelijkheid noem, maar dat terzijde): wat is het probleem met digitale objecten? En hoe moet je dat technisch oplossen?

Hoe verantwoord je de kosten? Op basis van risicomanagement

Ook in het NCDD-onderzoek bleek het een probleem: hoe krijg je geld voor duurzame toegankelijkheid? Hoe verantwoord je de tijd die je erin stopt aan je manager? Clive Billenness, de programmamanager van Planets, is tot een conclusie gekomen die ik dit jaar heel erg ben gaan delen: je kunt de kosten voor DT niet verantwoorden met winstprognoses later. Want de winst is niet te kwantificeren en de toekomst is een te vage klant om je businessmodel op te baseren. Wat je wel kunt doen is in kaart brengen wat je digitale collecties je waard zijn, welke risico’s ze lopen, en hoe je die risico’s kunt beheersen. Zo’n handvat geeft je ook de mogelijkheid om prioriteiten te stellen: welke collecties zijn het belangrijkst voor je? Welke risico’s zijn het urgentst? Clive zette de producten van Planets in het kader van de bekende cirkel uit het risicomanagement (zie links) en maakte daarmee duidelijk dat er over Planets is nagedacht. Het is niet zomaar een losse verzameling gereedschappen, maar alles hangt aan elkaar, en bij iedere stap in het proces kun je gebruik maken van weer andere Planetsonderdelen. Voor een overzicht verwijs ik graag naar de Nederlandstalige Planetsfolder die we voor de bijeenkomst hebben gemaakt.

Intermezzo: over de terminologie

Voordat Hans Hofman aan het woord kwam moest even een terminologische horde worden genomen: wat ik preserveren noem heet bij Hans conserveren. Maar we bedoelen er hetzelfde mee en ik beloof dat ik volgend jaar mijn best zal doen om vanuit de NCDD tot eenduidige benamingen te komen.

Of je het nu preserveren noemt of conserveren: je moet het plannen

Hans Hofman van het Nationaal Archief ging dieper in op de zo belangrijke planningsfase: hoe neem je beslissingen ten aanzien van je collecties? Het was een kleine schok voor sommige deelnemers dat de sprekers er allemaal van uitgaan dat je bij bewaaracties (emulatie of migratie) altijd informatie zult verliezen [Toevoeging: maar zie ook de commentaren onder deze blog met iets andere meningen]. Het is dus zaak om van te voren te bedenken welke informatie verloren mag gaan en welke niet. Welke keuzes een organisatie daarin maakt zal afhangen van de missie en doelstellingen van een organisatie: voor een archiefstuk zal de kleur van een lijntje nauwelijks belangrijk zijn, maar voor een kunstwerk kan het essentieel zijn. Die keuzes kan  Planets niet van je overnemen, betoogde Hans Hofman, maar als je ze eenmaal gemaakt hebt kunnen de Planetsgereedschappen, met name de Planets Preservation Planning Tool (PLATO) je helpen om die keuzes ook goed te implementeren. De tools kunnen de collecties analyseren op bestandsformaten, ze kunnen de risico’s in kaart brengen en ze kunnen de beste bewaaracties adviseren – maar allemaal op basis van een eisenpakket dat je zelf moet opstellen. Uit de zaal klonk gemompel – diverse deelnemers gaven aan dat hun organisatie helemaal geen beleid had en dat het jaren zou duren voordat er enig beleid op papier zou kunnen worden gezet. En toch ben je nergens zonder zo’n plan …

Diverse mogelijkheden uitproberen op het Testbed

Petra Helwig van het Nationaal Archief liet heel beeldend zien wat de consequenties kunnen zijn als je op een kritiek punt één enkel bitje verliest bij een migratie. Het is dus vooral zaak om Planets en andere diensten uit te proberen voordat je ze loslaat op je collecties. Daarvoor is het Testbed ontwikkeld, waar je met je eigen gegevens of met corpora (gegevensbestanden) die door Planetspartners zijn ingebracht naar hartenlust kunt experimenteren – niet alleen met de software van Planets zelf maar ook met allerhande andere programma’s die door Planets zijn ‘ingepakt’ (wrapped) tot diensten. De live demonstratie lukte maar kan hier niet herhaald worden – wie wil zien wat er allemaal kan met het testbed kan zelf inloggen bij Planets en zich bij de helpdesk aanmelden als tester.

Hoe selecteer je preserveringsdiensten?

Sara van Bussel van de KB vertelde over de ‘gap analysis’ van Planets. In een brede enquête vroeg het team de 16 Planetspartners welke bestandsformaten men in huis heeft. Daarna onderzocht Sara voor welke bestandsformaten er migratie- en emulatietools zijn. Die werden vervolgens opgespoord en ‘ingepakt’ tot diensten om in de Planetsomgeving te kunnen worden gebruikt. Ook zitten ze allemaal in de Core Registry die Planets heeft ontwikkeld: een database met alle bekende bestandsformaten en de bekende tools. Die Registry wordt o.a. gevoed door experimenten op het Testbed en levert weer input voor Plato. Ook in Planets hangt alles met alles samen.

Maar wat héb je er nu aan?

Het was indrukwekkend wat we allemaal te zien kregen, in praktische en technische zin – maar natuurlijk waren er ook een aantal kanttekeningen. De eerste gaf Clive Billenness zelf in zijn bonuspresentatie 'Putting it all together': alle Planetsdiensten zijn momenteel nog in de betaversies. Via de website kun je ermee experimenteren, maar je kunt er nog niet echt op bouwen. Dat kan pas met de definitieve versies die eind mei gepubliceerd worden als het project ten einde loopt. Natuurlijk roept dat projecteinde ook weer vragen op: wie gaat de Planetsdiensten onderhouden als het project is afgerond? Clive vertelde dat er plannen zijn voor een structurele Planets-community. Ook gaf hij aan dat enkele grote organisaties de Planetsdiensten gaan gebruiken, wat weer voor continuïteit zal zorgen. Ik hoop dat dat goed van de grond komt.

In de discussie had Mirjam Eikelboom van Rijkswaterstaat de nodige vragen bij het nut van Planets voor de archiefvormers binnen de overheid. Hoe is het gesteld met de taakafbakening tussen de archiefvormer en het Nationaal Archief? Gedeeltelijk ligt die wettelijk vast, zo vertelde Hans Hofman, maar voor eigen rekening voeg ik daaraan toe dat het NCDD-rapport wel duidelijk heeft gemaakt dat het digitale tijdperk om nieuwe afspraken vraagt. Het NA experimenteert ook al met nieuwe vormen van overdracht, onder andere met Binnenlandse Zaken.

Marjet Douze van Aletta stelde hardop een vraag die een aantal andere vertegenwoordigers van kleine organisaties in gedachten moeten hebben gehad: ‘Krijg je er een consultant bij?’ En toen waren we terug bij het thema dat bijv. ook vorige week ter sprake kwam: kennis en informatie zijn cruciale factoren – en we hebben er nog veel te weinig van. Toen Marjet aan het panel van sprekers vroeg waar ze die als (piep-)kleine organisatie kon vinden, was het antwoord van Hans Hofman: door te gaan samenwerken met anderen.

Aan het eind van een jaar vol NCDD-activiteiten, waarin we ons rapport opleverden, een conferentie organiseerden, ik op vele plekken mocht komen praten over duurzame toegankelijkheid en de bezoekersstatistieken van deze blog er niet om logen, is wat mij betreft daarmee de agenda gezet voor 2010: kennis en samenwerken, zo praktisch en bruikbaar mogelijk: er is nog veel werk te doen!

(Voor wie nu echt alles in detail wil weten van Planets en er zelf mee wil experimenteren is er op 9-10-11 februari in London een driedaagse training. Ingmar Koch blogde in juni over een dergelijk evenement in Kopenhagen en ging veel dieper in op de technische aspecten.)

De "toolkit" om te "preserveren"

Het was zo'n aardig idee, om een Nederlandstalige bijeenkomst de organiseren rondom het Planetsproject en ook een Nederlandstalige folder te maken, want de materie is vaak al ingewikkeld genoeg om niet ook nog eens te hoeven ... eh ... dealen ... met een vreemde taal. En die meeting, pardon, bijeenkomst, komt er ook, op 14 december 2009, zie de NCDD website voor details & aanmelding. Maar ja, hoe schrijf je al dat jargon op in goed Nederlands. Planets is een Europees project dat allerhande ... eh ... dingen ontwikkelt die het gemakkelijker moeten maken om ... eh ... digitale dingen ... eh ... te bewaren. In ons organisatiecomité zit een taalpurist die ogenblikkelijk gaat steigeren bij een woord als "toolkit", maar ja, gereedschappenkist? instrumentenpaneel? Ik weet het niet of we daar nu zo veel verder mee komen. Want uiteindelijk gaat het erom dat mensen in de zaal begrijpen waar het om gaat en de opgedane kennis ook nog een beetje kunnen plaatsen als ze vervolgens Engelstalige teksten lezen (wat in de praktijk vaker wel dan niet het geval zal zijn).

Ik houd van de Nederlandse taal, maar als eindredacteur van de Planets bijeenkomst kies ik toch voor pragmatisme. Een "toolkit" mag van mij, en de Planets toolkit is bedoeld om digitale objecten te "preserveren". Wie betere termen weet, die mag zich melden.

PS: Nog even afgezien van het jargon wordt het echt een interessante en leuke dag, de veertiende. Over de praktijk van het digitaal "preserveren". Er zijn nog plaatsen!