Kosten (2): koffiedikkijken of serieuze planning?

Soms schud ik na een bijeenkomst nog in de trein een blogpost uit mijn mouw. Dan sta ik bij wijze van spreken te trappelen om het verhaal te doen. Vandaag is een ander verhaal. Vandaag kost het me moeite om uit een berg aantekeningen en een vol hoofd de lijnen te halen waar ik jullie een plezier mee kan doen. Ik kies dus maar voor de zoetzure aanpak.
Het ideaalplaatje ziet er zo uit: een organisatie wil weten wat de kosten van duurzame opslag de komende jaren gaan worden. Ze halen een modelletje van internet, typen daar een aantal variabelen in, en voilà, daar ligt de begroting. Als de begroting niet bevalt (te duur) verander je een aantal variabelen in je beleid, net zo lang tot er een passend kostenplaatje ligt.
Zoet: na gisteren weten we wat er in de wereld te koop is aan modellen en benaderingen; zuur: geen enkel model werkt (nog) zoals we dat zouden willen.
Zoet: op diverse plekken bouwen verstandige collega’s aan modellen (zie vorige blog) en we hebben ze gisteren voor het eerst allemaal om één tafel gehad (bijna dan, er was 1 zieke); zuur: het zijn allemaal verschillende benaderingen die niet op elkaar aansluiten en op ieder moment weer afgebroken kunnen worden als de subsidie wordt stopgezet. Voorzichtige pogingen om te streven naar een Europese aanpak, waarbij iedereen een deel van het werk doet en je samen tot één model komt, leken gisteren nog niet vruchtbaar.
Het is dan ook ingewikkelde materie. De meeste modellen gaan uit van ‘activity-based costing’ (ABC): je benoemt welke activiteiten allemaal nodig zijn om ‘iets’ duurzaam toegankelijk te houden en je hangt er de benodigde menskracht/hardware/software aan. En als je nog een stap professioneler wil zijn, dan gebruik je de Balanced Score Card (BSC). Daarop zet je aan de ene kant je ambities als organisatie (wat wil je bereiken, in meetbare performance indicatoren) en aan de andere kant de kosten die je maakt voor diverse activiteiten. Je hoogste prioriteit mag het meeste kosten. Aan wat voor de missie van je organisatie minder of niet belangrijk is, besteed je geen geld. Die laatste stap heeft alleen een project gezet bij ons eigen data-archief DANS (Data Archiving and Networked Services), onder leiding van de Griekse econome Anna Palaiologk. (De resultaten daarvan zijn om auteursrechtelijke redenen nog onder embargo; publicatie gaat volgen). Toen Anna bij de KB op bezoek ging om te kijken of het model van DANS misschien ook toegepast kon worden op de KB, bleek dat er tussen die twee instellingen zal zulke enorme verschillen waren tussen de manier van werken, de manier van organiseren, de manier van kosten toerekenen, dat er geen beginnen aan was.
En dat is in een notendop ook het verhaal van gisteren: een algemeen model is ontzettend lastig te ontwikkelen – want iedereen is anders. e-Journals zijn heel andere dingen dan archiefstukken of onderzoeksgegevens (die per discipline trouwens ook weer behoorlijk blijken te verschillen) en ze vragen om andere inspanningen en een ander beheersregime. Audiovisuele bestanden zijn weer heel anders (Beeld en Geluid), en websites zijn helemaal een duveltjeuiteendigitaaldoosje. Omdat we bovendien nog weinig echte ervaringen hebben met digitaal materiaal waarop we onze schattingen kunnen baseren, en bovendien de technologie zich razendsnel ontwikkelt, is het lastig om voorspellingen te doen, zeker voor de lange termijn. Nog niemand kan voorspellen wat het bijvoorbeeld de KB gaat kosten als ze hun 16 miljoen PDF’s moeten migreren naar een ander bestandsformaat.
De vraag is wel of dat ooit nodig zal zijn. David Rosenthal van LOCKSS heeft daarover een uitgesproken mening, reden om ook hem uit te nodigen voor de bijeenkomst. Veel instellingen migreren de diverse bestandsformaten die ze aangeboden krijgen naar een beperkt aantal bestandsformaten bij binnenkomst (Portico, Nationaal Archief Denemarken). Dat maakt het beheer gemakkelijker, en het idee is ook dat je door toekomstbestendige formaten te kiezen later veel minder vaak zult hoeven migreren. Wat op termijn kosten en moeite bespaart. Maar al die extra inspanningen bij binnenkomst (‘ingest’) maken van de ingest verreweg de duurste fase van het hele duurzaamheidstraject, zo lijkt onderzoek uit de wijzen (LOCKSS, Keeping Research Data Safe). Momenteel wordt vrij algemeen de vuistregel geaccepteerd dat de ingest 40% tot 50% van de totale kosten veroorzaakt (migreren, checken, valideren, soms metadata toevoegen). Daarna vlakken de kosten snel af. Toegang kost ca. 30% van het totaal; opslag en duurzaam beheer is dus maar zo’n 19%.
David Rosenthal stelt nu dat het verhaal van Jeff Rothenberg (de duurzaamheidspionier van het iconische Ensuring the Longevity of Digital Documents uit 1995) niet meer opgaat. Rothenberg maakte zich vooral druk over het in onbruik raken van bestandsformaten en propageerde de noodzaak van emuleren en migreren. Rosenthal (van huis uit techneut) is van mening dat de bestandsformaten sinds 1995 behoorlijk stabiel zijn. Er komen er weliswaar bij, maar dat leidt niet (meer) tot het in onbruik raken van bestaande formaten. Dus zegt hij: stoppen met migreren, en zeker stoppen met migreren bij binnenkomst. Want je kunt toch niet voorzien wat de klant uiteindelijk nodig zal hebben. Het is beter om gewoon de bitstreams te bewaren en een migratietool te zetten tussen het archief en de uiteindelijke gebruiker, dus aan de achterkant van het proces. Dan lever je maatwerk (origineel of migratie) op het tijdstip en het platform waar de klant om vraagt. (En bespaar je je ook nog eens de moeite om die 90% te bewerken die nooit opgevraagd zal worden …). Onze Deense collega’s hoorden de theorie van Rosenthal met veel belangstelling aan, maar, zo zei Anders-Bo Nielsen van het Deense Nationaal Archief, voorlopig nemen we toch het zekere voor het onzekere en blijven we bij binnenkomst migreren. Want stel nou dat Rosenthal geen gelijk heeft? De collega’s van Beeld en Geluid vroegen het nog eens na bij David Rosenthal, want audiovisuele bestanden vragen waanzinnig veel geheugen en een migratie van 12 Petabyte aan audiovisuele data (=12x1024 terabyte! = de verwachting van Beeld en Geluid voor 2014) – daar zou je zomaar een nachtmerrie over kunnen krijgen. Ook zij zijn niet zomaar bereid een nationale collectie AV materiaal in de waagschaal te stellen voor een nog onbewezen theorie. En misschien is Rosenthal’s theorie ook alleen bruikbaar in zijn eigen domein, de e-journals, waar PDF-A ‘regeert’. [NB: in een mail aan mij maakte David Rosenthal bezwaar tegen deze laatste zinsnede; zie zijn reactie.]
Voorlopig zijn we er nog niet uit, dat is duidelijk. Maar het was weer een stap. Iedereen kent elkaar nu en kan gemakkelijker ervaringen en kennis uitwisselen, dat is alvast winst. Ik ga ook nog een formeel verslag schrijven van de bijeenkomst. En volgende week zetten we de gesprekken al weer voort, op de iPRES in Wenen, waar ook een sessie is gepland over kostenmodellen. Eens kijken of we daar een richting kunnen vinden om de lijnen weer aan elkaar te knopen. Tot volgende week.

Het Planets-project: wat heb je eraan?

Iedereen in het (DD-)wereldje heeft weleens gehoord van het vierjarige Europese Planetsproject voor duurzame toegankelijkheid, maar wie weet er nu echt het fijne van? Wie weet precies wat je eraan kunt hebben? Ook ik wist het niet. Nu het project (in mei 2010) ten einde loopt organiseert Planets op diverse plekken in Europa driedaagse ‘outreach’-evenementen, maar daarvoor moet je naar Londen (februari) of Rome (juni?). Frank Houtman van de KB (foto rechtsonder) bedacht vlak voordat hij vertrok naar de Gemeente Nieuwegein dat we ook iets moesten bieden voor de Nederlandse collega’s, en zo ontstond in samenwerking met het Nationaal Archief en de NCDD op 14 december het evenement ‘Planets: toolkit voor ons digitaal geheugen’ (alle presentaties). Het werd geen letterlijke vertaling van het driedaagse Planetsevenement, maar wel een ‘bloemlezing’, die blijkens de commentaren bij de borrel zeer op prijs werd gesteld. Een deelnemer die op het laatste moment moest afhaken vroeg om een zo volledig mogelijk rapport. Welnu, ik doe mijn best hieronder met links naar de presentaties en meer informatie elders.

Basisles duurzame toegankelijkheid

Op basis van de dia’s van Ross King van Planets verzorgde ondergetekende de basisles digitale duurzaamheid (wat ik tegenwoordig liever duurzame toegankelijkheid noem, maar dat terzijde): wat is het probleem met digitale objecten? En hoe moet je dat technisch oplossen?

Hoe verantwoord je de kosten? Op basis van risicomanagement

Ook in het NCDD-onderzoek bleek het een probleem: hoe krijg je geld voor duurzame toegankelijkheid? Hoe verantwoord je de tijd die je erin stopt aan je manager? Clive Billenness, de programmamanager van Planets, is tot een conclusie gekomen die ik dit jaar heel erg ben gaan delen: je kunt de kosten voor DT niet verantwoorden met winstprognoses later. Want de winst is niet te kwantificeren en de toekomst is een te vage klant om je businessmodel op te baseren. Wat je wel kunt doen is in kaart brengen wat je digitale collecties je waard zijn, welke risico’s ze lopen, en hoe je die risico’s kunt beheersen. Zo’n handvat geeft je ook de mogelijkheid om prioriteiten te stellen: welke collecties zijn het belangrijkst voor je? Welke risico’s zijn het urgentst? Clive zette de producten van Planets in het kader van de bekende cirkel uit het risicomanagement (zie links) en maakte daarmee duidelijk dat er over Planets is nagedacht. Het is niet zomaar een losse verzameling gereedschappen, maar alles hangt aan elkaar, en bij iedere stap in het proces kun je gebruik maken van weer andere Planetsonderdelen. Voor een overzicht verwijs ik graag naar de Nederlandstalige Planetsfolder die we voor de bijeenkomst hebben gemaakt.

Intermezzo: over de terminologie

Voordat Hans Hofman aan het woord kwam moest even een terminologische horde worden genomen: wat ik preserveren noem heet bij Hans conserveren. Maar we bedoelen er hetzelfde mee en ik beloof dat ik volgend jaar mijn best zal doen om vanuit de NCDD tot eenduidige benamingen te komen.

Of je het nu preserveren noemt of conserveren: je moet het plannen

Hans Hofman van het Nationaal Archief ging dieper in op de zo belangrijke planningsfase: hoe neem je beslissingen ten aanzien van je collecties? Het was een kleine schok voor sommige deelnemers dat de sprekers er allemaal van uitgaan dat je bij bewaaracties (emulatie of migratie) altijd informatie zult verliezen [Toevoeging: maar zie ook de commentaren onder deze blog met iets andere meningen]. Het is dus zaak om van te voren te bedenken welke informatie verloren mag gaan en welke niet. Welke keuzes een organisatie daarin maakt zal afhangen van de missie en doelstellingen van een organisatie: voor een archiefstuk zal de kleur van een lijntje nauwelijks belangrijk zijn, maar voor een kunstwerk kan het essentieel zijn. Die keuzes kan  Planets niet van je overnemen, betoogde Hans Hofman, maar als je ze eenmaal gemaakt hebt kunnen de Planetsgereedschappen, met name de Planets Preservation Planning Tool (PLATO) je helpen om die keuzes ook goed te implementeren. De tools kunnen de collecties analyseren op bestandsformaten, ze kunnen de risico’s in kaart brengen en ze kunnen de beste bewaaracties adviseren – maar allemaal op basis van een eisenpakket dat je zelf moet opstellen. Uit de zaal klonk gemompel – diverse deelnemers gaven aan dat hun organisatie helemaal geen beleid had en dat het jaren zou duren voordat er enig beleid op papier zou kunnen worden gezet. En toch ben je nergens zonder zo’n plan …

Diverse mogelijkheden uitproberen op het Testbed

Petra Helwig van het Nationaal Archief liet heel beeldend zien wat de consequenties kunnen zijn als je op een kritiek punt één enkel bitje verliest bij een migratie. Het is dus vooral zaak om Planets en andere diensten uit te proberen voordat je ze loslaat op je collecties. Daarvoor is het Testbed ontwikkeld, waar je met je eigen gegevens of met corpora (gegevensbestanden) die door Planetspartners zijn ingebracht naar hartenlust kunt experimenteren – niet alleen met de software van Planets zelf maar ook met allerhande andere programma’s die door Planets zijn ‘ingepakt’ (wrapped) tot diensten. De live demonstratie lukte maar kan hier niet herhaald worden – wie wil zien wat er allemaal kan met het testbed kan zelf inloggen bij Planets en zich bij de helpdesk aanmelden als tester.

Hoe selecteer je preserveringsdiensten?

Sara van Bussel van de KB vertelde over de ‘gap analysis’ van Planets. In een brede enquête vroeg het team de 16 Planetspartners welke bestandsformaten men in huis heeft. Daarna onderzocht Sara voor welke bestandsformaten er migratie- en emulatietools zijn. Die werden vervolgens opgespoord en ‘ingepakt’ tot diensten om in de Planetsomgeving te kunnen worden gebruikt. Ook zitten ze allemaal in de Core Registry die Planets heeft ontwikkeld: een database met alle bekende bestandsformaten en de bekende tools. Die Registry wordt o.a. gevoed door experimenten op het Testbed en levert weer input voor Plato. Ook in Planets hangt alles met alles samen.

Maar wat héb je er nu aan?

Het was indrukwekkend wat we allemaal te zien kregen, in praktische en technische zin – maar natuurlijk waren er ook een aantal kanttekeningen. De eerste gaf Clive Billenness zelf in zijn bonuspresentatie 'Putting it all together': alle Planetsdiensten zijn momenteel nog in de betaversies. Via de website kun je ermee experimenteren, maar je kunt er nog niet echt op bouwen. Dat kan pas met de definitieve versies die eind mei gepubliceerd worden als het project ten einde loopt. Natuurlijk roept dat projecteinde ook weer vragen op: wie gaat de Planetsdiensten onderhouden als het project is afgerond? Clive vertelde dat er plannen zijn voor een structurele Planets-community. Ook gaf hij aan dat enkele grote organisaties de Planetsdiensten gaan gebruiken, wat weer voor continuïteit zal zorgen. Ik hoop dat dat goed van de grond komt.

In de discussie had Mirjam Eikelboom van Rijkswaterstaat de nodige vragen bij het nut van Planets voor de archiefvormers binnen de overheid. Hoe is het gesteld met de taakafbakening tussen de archiefvormer en het Nationaal Archief? Gedeeltelijk ligt die wettelijk vast, zo vertelde Hans Hofman, maar voor eigen rekening voeg ik daaraan toe dat het NCDD-rapport wel duidelijk heeft gemaakt dat het digitale tijdperk om nieuwe afspraken vraagt. Het NA experimenteert ook al met nieuwe vormen van overdracht, onder andere met Binnenlandse Zaken.

Marjet Douze van Aletta stelde hardop een vraag die een aantal andere vertegenwoordigers van kleine organisaties in gedachten moeten hebben gehad: ‘Krijg je er een consultant bij?’ En toen waren we terug bij het thema dat bijv. ook vorige week ter sprake kwam: kennis en informatie zijn cruciale factoren – en we hebben er nog veel te weinig van. Toen Marjet aan het panel van sprekers vroeg waar ze die als (piep-)kleine organisatie kon vinden, was het antwoord van Hans Hofman: door te gaan samenwerken met anderen.

Aan het eind van een jaar vol NCDD-activiteiten, waarin we ons rapport opleverden, een conferentie organiseerden, ik op vele plekken mocht komen praten over duurzame toegankelijkheid en de bezoekersstatistieken van deze blog er niet om logen, is wat mij betreft daarmee de agenda gezet voor 2010: kennis en samenwerken, zo praktisch en bruikbaar mogelijk: er is nog veel werk te doen!

(Voor wie nu echt alles in detail wil weten van Planets en er zelf mee wil experimenteren is er op 9-10-11 februari in London een driedaagse training. Ingmar Koch blogde in juni over een dergelijk evenement in Kopenhagen en ging veel dieper in op de technische aspecten.)

De "toolkit" om te "preserveren"

Het was zo'n aardig idee, om een Nederlandstalige bijeenkomst de organiseren rondom het Planetsproject en ook een Nederlandstalige folder te maken, want de materie is vaak al ingewikkeld genoeg om niet ook nog eens te hoeven ... eh ... dealen ... met een vreemde taal. En die meeting, pardon, bijeenkomst, komt er ook, op 14 december 2009, zie de NCDD website voor details & aanmelding. Maar ja, hoe schrijf je al dat jargon op in goed Nederlands. Planets is een Europees project dat allerhande ... eh ... dingen ontwikkelt die het gemakkelijker moeten maken om ... eh ... digitale dingen ... eh ... te bewaren. In ons organisatiecomité zit een taalpurist die ogenblikkelijk gaat steigeren bij een woord als "toolkit", maar ja, gereedschappenkist? instrumentenpaneel? Ik weet het niet of we daar nu zo veel verder mee komen. Want uiteindelijk gaat het erom dat mensen in de zaal begrijpen waar het om gaat en de opgedane kennis ook nog een beetje kunnen plaatsen als ze vervolgens Engelstalige teksten lezen (wat in de praktijk vaker wel dan niet het geval zal zijn).

Ik houd van de Nederlandse taal, maar als eindredacteur van de Planets bijeenkomst kies ik toch voor pragmatisme. Een "toolkit" mag van mij, en de Planets toolkit is bedoeld om digitale objecten te "preserveren". Wie betere termen weet, die mag zich melden.

PS: Nog even afgezien van het jargon wordt het echt een interessante en leuke dag, de veertiende. Over de praktijk van het digitaal "preserveren". Er zijn nog plaatsen!