Are we rushing into standards? – ANADP11 (5)

In a conference about alignment a session on standards is very well placed, for standardization is a form of alignment in and of itself. And yet, we have all heard the adagium with which Raivo Ruusalepp (left) opened the session: ‘Standards are great; everybody should have one.’ There are so many standards: digital preservation standards, external standards that we really do not know the value of (e.g., PDF), standards from specific domains – ‘it’s like a Chinese menu we have to choose from.’ OAIS is of course the most well-known and well-used DP standard (but for organizations to advertise that they are ‘OAIS-compliant’ is utter nonsense; OAIS is a reference model, a framework of concepts, nothing more, nothing less).

Speaking also on behalf of Estonian colleages Mihkel Reial and Kai Idarand, Raivo went on to describe how the Estonians reacted to a massive cyber attack four years ago. They agreed to step up security measures – but whether the words have always been turned into actions is up for debate.

The other members of the standards panel, from the left: Cal Lee (UNC School of Information and Library Science, Chapel Hill), Bram van der Werf (Open Planets Foundation) and Matthew Woollard (UK Data Service). In the background Robert Sharpe of Tessella, vendor & conference sponsor.

Matthew Woollard of the UK Data Service (photo right) told the conference why his organization went through an ISO 27001 certification process that cost it no less than GBP 100,000: for pragmatic reasons, in order to secure annual funding to the amount of GBP 1 million. ‘A reasonable investment,’ he concluded  with a quite British sense for the understatement.

Matthew Woollard went on to make a pitch for the Data Seal of Approval in the context of present European efforts to develop a three-tiered certification system (see also previous post). ‘Read the DSA,’ he said, ‘it is simple, it is understandable, and it may help you understand your organization better.’ He expects that at some point in time, some level of certification may be required for any organization participating in EU-funded projects.

Cal Lee of the UNC School of Information and Library Sciences dealt with contextual information (metadata) and the conventions and standards involved in those. I must admit that some of it was too technical for my (policy & communications) brain – my apologies, Cal (check out his slides on the conference website in due course). But he made a few fundamental assertions with regard to metadata standards that merit reproducing:

 

Bram van der Werf of the Open Planets Foundation (photo right) raised some fundamental issues of his own with regard to standards. He said: ‘Most major challenges are about people.  Standards are basically designed to allow less clever people to perform activities that clever people have designed. Thus quality requirements and standards are most suited to deal with static challenges. Digital preservation is by no means a static field; rather it is a moving target. Thus one may wonder if standards really help to improve digital preservation. I would propose that we start thinking in terms of current best practices and accept that they will evolve continually.’

Hans Hofman of the Dutch National Archives (also attending on behalf of the International Council of Archives) suggested that there are many standards already available that also relate to digital preservation, such as international record keeping standards. He feels that we keep reinventing the wheel if the DP community does not make use of these. As an archivist, he also felt dat the discussions at this conference were being dominated by libraries and their collection approach to digital preservation, and if there ever is a next conference (there was talk of that possibility), we should find the common ground between libraries and archives (which is active management over time of digital objects) and focus on that.

David Giaretta, APA (left): ‘I never thought I would say this, but I actually agree with Hans’ [Hofman, right in the photo] 

It was also argued that digital preservation is not an activity in itself – it is part and parcel of an entire work flow and standards should reflect that. Matthew Woollard would like to see them become more context- and culture-specific.

In conclusion, Cal Lee prepared this slide with standards success factors:

Lichtgewicht toetsing voor digitale data en archieven

De vraag is zo oud (nouja, bij wijze van spreken dan) als digitale archieven zelf: wanneer is de opslag veilig genoeg, wanneer kunnen aanbieders, archieven zelf en gebruikers de garantie krijgen dat de data over vijftig jaar nog helemaal intact en authentiek hergebruikt kan worden?

De afgelopen jaren zijn de nodige pogingen ondernomen om toetsingscriteria op te stellen voor digitale archieven (oftewel 'trustworthy digital repositories', TDR) en data, onder meer TRAC, oftewel Trustworthy Repositories Audit and Certification, DRAMBORA, en de Duitse
Kriterienkatalog van nestor. Dit zijn stuk voor stuk indrukwekkende instrumenten, maar wel met een flinke gebruiksdrempel, want er moet heel veel informatie boven tafel komen, en daar zijn nog lang niet alle organisaties aan toe.
Bovendien geldt dat de gevraagde garantie eigenlijk nog helemaal niet gegeven kán worden, want de techniek staat nog in de kinderschoenen.

Reden voor DANS, het data-archief voor de alfa- en gammawetenschappen, om een 'lichtgewicht' alternatief te ontwikkelen: het Datakeurmerk oftewel Data Seal of Approval (DSA). Het idee is om in zo weinig mogelijk woorden en richtlijnen vast te leggen wat de essentiële eigenschappen zijn die data en faciliteiten voor langetermijnbewaring moet bezitten. Een organisatie die daaraan voldoet, publiceert zijn onderbouwing op de website, en laat die door enkele collega-instellingen doorlichten. Als deze 'peer review' goed afloopt, krijgt de organisatie het zegel om op zijn website te publiceren, voor een jaar of misschien twee jaar.
Het idee voor een lichtgewicht toetsing van digitale data en archieven heeft inmiddels zo veel steun gekregen, dat DANS heeft besloten het keurmerk internationaal te verspreiden en om de regie over het keurmerk over te dragen aan een internationale Board, een soort redactieraad. Deze overdracht gaat in mei plaatsvinden. In dat kader organiseerde DANS afgelopen vrijdag 30 januari een workshop - om het concept te testen op een internationale doelgroep en diezelfde doelgroep om suggesties te vragen voor de verdere uitbouw van het keurmerk.


DSA met name goed voor 'awareness raising'
De deelnemers aan de workshop concludeerden unaniem dat het DSA een goede bijdrage kan leveren aan het verhogen van het bewustzijn van de problematiek van langetermijnbewaring. Mary Vardigan van ICPSR, het grootste digitale archief ter wereld op het gebied van sociale wetenschappen, sprak van een 'wonderful innovation'. Niet als concurrent van TRAC of DRAMBORA, maar als een toegankelijke opstap.


Uiteraard waren er ook kritische noten, in de vorm van aanbevelingen voor verdere ontwikkeling: Vardigan miste in de nu geformuleerde richtlijnen informatie over de organisatorische en financiële stabiliteit van de organisatie - een suggestie waar ik het roerend mee eens was. Ingmar Koch van LOPAI (zelf met versie 1 van ED3 zoekende naar criteria voor archieven), suggereerde dat de Board nog wat meer werk zou moeten verrichten om helder te kunnen krijgen wie waarom vier sterren verdient en wie één of twee. Men vroeg ook om meer implementatie-richtlijnen (die eind april gepubliceerd zullen worden, zo meldde Henk Harmsen). Niettemin moet het geheel wel lichtgewicht blijven, zo was de consensus, anders schiet het zijn doel voorbij.

De powerpointpresentaties zullen binnenkort worden gepubliceerd op de website van het DSA - hier alvast de presentatie van Henk Harmsen met de meest up-to-date redactie van de richtlijnen, waarvan er na de bijeenkomst geen 17 maar nog slechts 16 over zijn. Zie ook het commentaar van Ingmar Koch op de weblog van ED3.

Foto's: rechtsboven Henk Harmsen (l) en Peter Doorn (r) van DANS; midden: Natascha Schumann van nestor (l) en Annelies van Nispen (DEN); rechtsonder: Ingmar Koch van LOPAI, het Landelijk Overleg Provinciale Archief Inspecteurs. Foto's IA.