Webarchivering in Nederland: de status anno 2011

Hoe staat het ervoor met webarchivering in Nederland? ; en: Wat moeten we doen om webarchivering in Nederland beter te organiseren? – dat waren de centrale vragen die gisteren, 18 april 2011, op de rechthoekige tafel lagen van de NCDD rondetafelbijeenkomst webarchivering.
Het zal de lezer niet verbazen dat wij, ondanks de hoge opkomst en de enthousiaste discussies, vraag twee in één middag niet hebben kunnen beantwoorden. Maar de beantwoording van vraag één is voor mij een stuk dichterbij gekomen.
Omdat de NCDD een sectoroverkoepelende organisatie is, waren er deelnemers uit overheidsorganisaties (‘zorgdragers’ in Archiefwettermen), uit archieven, bibliotheken, de wetenschap, een museum, en enkele commerciële aanbieders van webarchiveringsdiensten. Omdat bovendien de insteek van de deelnemers kon variëren van conceptueel/cultuurhistorisch tot héél praktisch, had ik tijdens mijn inleiding al spraakverwarringen aangekondigd, waarna ik de voorzittershamer direct overdroeg aan René Voorburg van de KB. Ik moest immers kunnen bloggen …. ;-)

Websites archiveren is iets anders dan websites verzamelen (collectievorming)

In de loop van de middag kwamen we erachter dat er verschillende vormen van webarchiveren zijn, en dat die in aanpak nogal van elkaar verschillen. Daarom krijgen ze hier allebei een eigen benaming:

• websites archiveren door overheidsdiensten (zorgdragers) is het pure archiveren conform de Archiefwet om verantwoording af te kunnen leggen over het handelen van de overheid. Het gaat hier om organisaties die hun eigen website archiveren, en dat in principe (zouden moeten) doen elke keer als de site verandert. Je moet immers kunnen aantonen wat er op 19 april 2011 aan informatie voor de burger op de site stond.
• websites verzamelen (collectievorming) is meer een activiteit van erfgoedinstellingen zoals de Koninklijke Bibliotheek. Het doel is niet verantwoording afleggen maar om toekomstige onderzoekers te dienen met informatie over ons huidige tijdsgewricht. Het gaat hier om instellingen die (vele) websites van anderen harvesten en dat in principe één of twee keer per jaar doen.

Ik ga op allebei wat dieper in:

Websites archiveren: ‘Websites zijn archieven in de zin van de Archiefwet’

Voor wie er nog aan mocht twijfelen: er waren drie archiefinspecteurs (Esther Balkestein, Jacko de Groot en Ingmar Koch) in de zaal en een zelfstandig overheidsadviseur (Erika Hokke) en die waren het over één ding roerend eens: websites zijn archieven in de zin van de Archiefwet. En dus, zo benadrukte Maurice van den Dobbelsteen van het Nationaal Archief, hebben overheidsinstellingen (‘zorgdragers’) zelf de plicht om die te archiveren. Dat gaat het Nationaal Archief niet voor ze doen. Het NA ontfermt zich pas over websites nadat ze zijn overgedragen. Momenteel staat daar twintig jaar op, en Maurice gaf direct toe dat die overdrachtstermijn in de digitale 21ste eeuw niet meer kan. Daarom komt er nu een beweging op gang waarbij het Nationaal Archief, maar ook lokale archieven, zullen proberen invloed uit te oefenen op de productiefase van digitale documenten zoals websites, om ervoor te helpen zorgen dat ze duurzaam worden bewaard. Aan de verantwoordelijkheid van de zorgdrager doet dat echter niets af.

Maar, zo verwoordde Bente Steffenssen van de Gemeente Bergen op Zoom het dilemma van veel collega’s: ‘Ik heb een vage opdracht om webarchivering op te starten, maar ik kan nergens concrete handvatten vinden en heb dus de neiging om het voorlopig maar in de ijskast te zetten. Begrijpen jullie dat?’ Waarop Ingmar Koch (archiefinspecteur) en Maurice van den Dobbelsteen (NA) eenstemmig antwoordden: ‘Officieel mogen we dat niet begrijpen.’

Maar simpel is het niet. Jaap-Jan Bakker van het Gewest Gooi- en Vechtstreek organiseerde onlangs een marktconsultatie. Daaruit kwam als conclusie dat geen enkele commerciële aanbieder een oplossing heeft die past in de huidige manier van werken. Websites kunnen natuurlijk wel worden gearchiveerd, maar als losse objecten, niet als onderdeel van het proces dat voor verantwoording zo belangrijk is. ‘Maar’, benadrukt Ingmar Koch, ‘dan doe je tenminste iets, en alles is beter dan niets.’ In dat licht keek hij ook naar de methode die het UWV momenteel hanteert: na iedere wijziging wordt de webpagina in een Word-document gevat en gearchiveerd. Niet ideaal, maar in het kader van roeien-met-de-riemen-die-je-hebt tenminste een vastlegging.


Toch moet de conclusie zijn dat er bestuurlijk nog steeds weinig aandacht is voor webarchivering, en dat er ook veel te weinig middelen en menskracht voor wordt ingezet. Marcel Prive van GWCrossmedia (o.a. Archiefweb) gaf aan dat er veel kan, maar dat organisaties vaak schrikken van de kosten. Men is gewend geld uit te geven voor fysiek beheer, maar niet voor digitaal beheer. Grote organisaties als NA, KB en NCDD doen hun best om de urgentie aan te tonen, maar dat blijft lastig.
Wat kunnen zorgdragers zelf doen? Een praktisch handvat: ervoor zorgen dat de ontwerpers van hun websites de Webrichtlijnen van de overheid kennen en toepassen. Dat voorkomt veel technische problemen achteraf. Ook het goed archiveren van het bronmateriaal voor de website is een alternatief dat kan werken.

 

Websites verzamelen: problemen met auteursrecht en kwaliteitscontrole

Organisaties die websites verzamelen vanuit een cultuurhistorisch perspectief, hebben weer andere problemen, om te beginnen het auteursrecht. Een kopie maken en die weer opnieuw ter beschikking stellen (wat deze organisaties willen) mag volgens het auteursrecht niet zonder toestemming. Er is een uitzondering voor on-site inzage, maar alle drie de aanwezige verzamelaars (KB, Nederlands Documentatie Centrum Politieke Partijen/Archipol en het Gemeentearchief Rotterdam met zijn cultuurhistorische Rotterdamcollectie) willen uiteindelijk hun verzamelingen online tonen. Zo ver is het trouwens nog niet. KB, Archipol en GAR zijn momenteel nog besloten verzamelingen. De KB gaat later dit jaar voorzichtig van start met on-site openstelling. Om zich auteursrechtelijk in te dekken, hanteert de KB een opt-out regeling: beheerders van websites krijgen een melding dat de KB ze wil harvesten. Als men dat niet wil, kan men dat aangeven. Archipol heeft overeenkomsten met de politieke partijen die geharvest worden, maar zo nodig wil men er wel toe overgaan om een naam te verwijderen uit privacy-overwegingen.

Ten behoeve van de KB-harvester voor één keer zonder mouse-over: vlnr René Voorburg (KB, gespreksleider), Marcel Prive (GWCrossmedia), Peter de Bode (KB), Peter Tervooren en Marleen Pijpelink (Atos/Archipol), en vele anderen

Zouden de instellingen erbij gebaat zijn om met zijn allen wat minder krampachtig met het auteursrecht om te gaan en zich uit cultuurhistorisch belang dezelfde rechten toeëigenen als bijvoorbeeld Google en het InternetArchive? Henk Druiven (Archipol): ‘Er is nog nooit iemand om deze reden in de gevangenis beland …’ Wellicht iets om in NCDD-verband over na te denken.
De KB harvest momenteel 3.000 websites, ca. twee maal per jaar. Op termijn moeten dat er jaarlijks 10.000 worden. Het selectiecriterium van de KB is het belang voor de Nederlandse samenleving en geschiedenis. Dat is, zoals bij alle cultuurhistorische verzamelingen, een subjectieve keuze van de verantwoordelijke medewerkers (w.o. Peter de Bode, foto boven). De KB probeert geen websites te verzamelen die elders worden opgenomen (Rotterdam, Archipol). Andere landen, zoals Frankrijk en Zweden, doen hele domeinharvests. De KB acht dat organisatorisch en financieel voor Nederland niet haalbaar, ook al omdat het .nl-domein naar schatting 4 miljoen urls domeinnamen  heeft [met dank aan Bob Coret voor de correctie].


Het harvesten van duizenden websites van onbekende makelij levert technisch veel problemen op. Daarom worden alle harvests handmatig gecontroleerd. Als bijvoorbeeld de plaatjes niet zijn meegekomen van een kunstenaarswebsite, wordt de harvest afgekeurd. In internationaal verband werken de o.a. de KB en het NA aan manieren om dit werk (deels) te automatiseren.

Andere meer op cultuurhistorie gerichte instellingen die aanwezig waren oriënteren zich nog. Beeld en Geluid onderzoekt momenteel diverse scenario’s voor websites verzamelen, in eerste instantie de websites van de omroepen, maar ook audiovisueel materiaal in breder verband, en social media. Dat is heel dynamische content, die men diep zou willen verzamelen, en er zijn nog geen kant-en-klare oplossingen voor het harvesten en weer beschikbaar stellen. Ook auteursrechtelijke aspecten moeten nog bekeken worden.

Het Friese Tresoar werkt samen met de KB bij het selecteren van Friese websites. Het NIOD beheert een aantal websites en laat er enkele door de KB harvesten. Technisch bleek het niet mogelijk ze allemaal bij de KB onder te brengen.

 

Duurzaamheid nog een groot technisch probleem

De KB, Archipol, diverse zorgdragers, het GemeenteArchief Rotterdam en diverse commerciële aanbieders zijn nu in staat om de meeste websites binnen te halen.  De KB gebruikt voor het harvesten de Web Curator Tool, een open-source schil rond de Heritrix software. Voor de beschikbaarstelling gaat de KB de Wayback Machine van InternetArchive gebruiken. Dat gaat allemaal goed zolang het html-pagina’s betreft. De harvestingsoftware kan (nog) niet omgaan met plug-ins en Javascript, en bijvoorbeeld de mouse-overs die ik in deze blog gebruik.
De duurzaamheid is ook nog een onopgelost probleem voor alle harvesters. Het is onbekend hoe de websites eruit zullen zien in de browsers van de toekomst. En dan zijn er vragen rondom migreren of emuleren. De techneuten zijn er nog lang niet uit hoe dat georganiseerd moet worden. De KB en het NA nemen deel aan internationale projecten om dit nader te onderzoeken (Dioscuri, Keep), maar concrete handvatten zijn nog niet ontwikkeld. Daarvoor is nog veel meer research nodig. En meer overleg tussen de NCDD-techneuten onderling (daar wordt aan gewerkt).
Overigens is die duurzaamheid ook internationaal nog een probleem. Het InternetArchive, bijvoorbeeld, heeft een onzekere financieringsstructuur en ook de backupstrategie is niet ideaal (zie o.a. mijn verslag van de PrestoCentre-conferentie en Brewster Kahles bijdrage daar).

 

Hoe gaan we webarchiveren/webverzamelen verder organiseren?

Het is niet gemakkelijk om echte conclusies te trekken uit zo’n eerste verkenning van het landschap in Nederland. De bijeenkomst leverde vooral het nodige inzicht op in de huidige situatie: de verschillende vormen van webarchivering, de verantwoordelijkheid van de zorgdragers, het feit dat helaas niemand nog het Ei van Columbus heeft ontdekt en dat webarchivering vooralsnog een zeer experimentele activiteit is.
Er kwamen wel een aantal duidelijke wensen op tafel richting NCDD en de NCDD-partners:

• Maak en publiceer een overzicht van wat waar verzameld/gearchiveerd wordt en waar het beschikbaar is
• Werk aan de urgentie bij bestuurders en het Ministerie
• Breng meer kennis naar buiten; help kleine instellingen met adviezen en handvatten
• Kleinere instellingen accepteren hun verantwoordelijkheid, maar denken dat research & development vooral van de grote spelers moet komen en dat instellingen als de KB ook diensten zouden moeten kunnen bieden aan derden, al dan niet tegen betaling.

Wat die laatste twee betreft kwam ik even uit mijn rol als blogger om aan te tekenen dat ze een altijddurend streven zijn van de NCDD, maar dat het in de praktijk lastig blijkt om vraag en aanbod qua kennis goed te koppelen. De bezuinigingen slaan ook toe bij de NCDD-partners, en dat betekent dat er minder personeel beschikbaar is om de eigen organisatie draaiend te houden en research te doen. Voor het ontwikkelen van kennis/diensten voor derden is er momenteel domweg niet genoeg capaciteit … Wat allemaal niet wegneemt dat de NCDD er naar blijft streven om een landelijke infrastructuur voor duurzame toegankelijkheid te bouwen, en vooral aan de achterkant, in de back office, samen te werken om het allemaal wat minder duur te maken. Alleen vanwege de bezuinigingen in een trager tempo dan we vorig jaar hoopten.

 

Ten slotte

Met dank aan Ingmar Koch en Petra Links: Het is waar dat we nog lang niet alles hebben opgelost, maar als je niets doet ben je er zeker van dat je alles verliest. Ook met beperkte middelen kunnen we al heel wat verlies aan informatie voorkomen, dat hebben we vanmiddag gezien.

Zie ook het verslag van Ingmar Koch op zijn blog.

Het Planets-project: wat heb je eraan?

Iedereen in het (DD-)wereldje heeft weleens gehoord van het vierjarige Europese Planetsproject voor duurzame toegankelijkheid, maar wie weet er nu echt het fijne van? Wie weet precies wat je eraan kunt hebben? Ook ik wist het niet. Nu het project (in mei 2010) ten einde loopt organiseert Planets op diverse plekken in Europa driedaagse ‘outreach’-evenementen, maar daarvoor moet je naar Londen (februari) of Rome (juni?). Frank Houtman van de KB (foto rechtsonder) bedacht vlak voordat hij vertrok naar de Gemeente Nieuwegein dat we ook iets moesten bieden voor de Nederlandse collega’s, en zo ontstond in samenwerking met het Nationaal Archief en de NCDD op 14 december het evenement ‘Planets: toolkit voor ons digitaal geheugen’ (alle presentaties). Het werd geen letterlijke vertaling van het driedaagse Planetsevenement, maar wel een ‘bloemlezing’, die blijkens de commentaren bij de borrel zeer op prijs werd gesteld. Een deelnemer die op het laatste moment moest afhaken vroeg om een zo volledig mogelijk rapport. Welnu, ik doe mijn best hieronder met links naar de presentaties en meer informatie elders.

Basisles duurzame toegankelijkheid

Op basis van de dia’s van Ross King van Planets verzorgde ondergetekende de basisles digitale duurzaamheid (wat ik tegenwoordig liever duurzame toegankelijkheid noem, maar dat terzijde): wat is het probleem met digitale objecten? En hoe moet je dat technisch oplossen?

Hoe verantwoord je de kosten? Op basis van risicomanagement

Ook in het NCDD-onderzoek bleek het een probleem: hoe krijg je geld voor duurzame toegankelijkheid? Hoe verantwoord je de tijd die je erin stopt aan je manager? Clive Billenness, de programmamanager van Planets, is tot een conclusie gekomen die ik dit jaar heel erg ben gaan delen: je kunt de kosten voor DT niet verantwoorden met winstprognoses later. Want de winst is niet te kwantificeren en de toekomst is een te vage klant om je businessmodel op te baseren. Wat je wel kunt doen is in kaart brengen wat je digitale collecties je waard zijn, welke risico’s ze lopen, en hoe je die risico’s kunt beheersen. Zo’n handvat geeft je ook de mogelijkheid om prioriteiten te stellen: welke collecties zijn het belangrijkst voor je? Welke risico’s zijn het urgentst? Clive zette de producten van Planets in het kader van de bekende cirkel uit het risicomanagement (zie links) en maakte daarmee duidelijk dat er over Planets is nagedacht. Het is niet zomaar een losse verzameling gereedschappen, maar alles hangt aan elkaar, en bij iedere stap in het proces kun je gebruik maken van weer andere Planetsonderdelen. Voor een overzicht verwijs ik graag naar de Nederlandstalige Planetsfolder die we voor de bijeenkomst hebben gemaakt.

Intermezzo: over de terminologie

Voordat Hans Hofman aan het woord kwam moest even een terminologische horde worden genomen: wat ik preserveren noem heet bij Hans conserveren. Maar we bedoelen er hetzelfde mee en ik beloof dat ik volgend jaar mijn best zal doen om vanuit de NCDD tot eenduidige benamingen te komen.

Of je het nu preserveren noemt of conserveren: je moet het plannen

Hans Hofman van het Nationaal Archief ging dieper in op de zo belangrijke planningsfase: hoe neem je beslissingen ten aanzien van je collecties? Het was een kleine schok voor sommige deelnemers dat de sprekers er allemaal van uitgaan dat je bij bewaaracties (emulatie of migratie) altijd informatie zult verliezen [Toevoeging: maar zie ook de commentaren onder deze blog met iets andere meningen]. Het is dus zaak om van te voren te bedenken welke informatie verloren mag gaan en welke niet. Welke keuzes een organisatie daarin maakt zal afhangen van de missie en doelstellingen van een organisatie: voor een archiefstuk zal de kleur van een lijntje nauwelijks belangrijk zijn, maar voor een kunstwerk kan het essentieel zijn. Die keuzes kan  Planets niet van je overnemen, betoogde Hans Hofman, maar als je ze eenmaal gemaakt hebt kunnen de Planetsgereedschappen, met name de Planets Preservation Planning Tool (PLATO) je helpen om die keuzes ook goed te implementeren. De tools kunnen de collecties analyseren op bestandsformaten, ze kunnen de risico’s in kaart brengen en ze kunnen de beste bewaaracties adviseren – maar allemaal op basis van een eisenpakket dat je zelf moet opstellen. Uit de zaal klonk gemompel – diverse deelnemers gaven aan dat hun organisatie helemaal geen beleid had en dat het jaren zou duren voordat er enig beleid op papier zou kunnen worden gezet. En toch ben je nergens zonder zo’n plan …

Diverse mogelijkheden uitproberen op het Testbed

Petra Helwig van het Nationaal Archief liet heel beeldend zien wat de consequenties kunnen zijn als je op een kritiek punt één enkel bitje verliest bij een migratie. Het is dus vooral zaak om Planets en andere diensten uit te proberen voordat je ze loslaat op je collecties. Daarvoor is het Testbed ontwikkeld, waar je met je eigen gegevens of met corpora (gegevensbestanden) die door Planetspartners zijn ingebracht naar hartenlust kunt experimenteren – niet alleen met de software van Planets zelf maar ook met allerhande andere programma’s die door Planets zijn ‘ingepakt’ (wrapped) tot diensten. De live demonstratie lukte maar kan hier niet herhaald worden – wie wil zien wat er allemaal kan met het testbed kan zelf inloggen bij Planets en zich bij de helpdesk aanmelden als tester.

Hoe selecteer je preserveringsdiensten?

Sara van Bussel van de KB vertelde over de ‘gap analysis’ van Planets. In een brede enquête vroeg het team de 16 Planetspartners welke bestandsformaten men in huis heeft. Daarna onderzocht Sara voor welke bestandsformaten er migratie- en emulatietools zijn. Die werden vervolgens opgespoord en ‘ingepakt’ tot diensten om in de Planetsomgeving te kunnen worden gebruikt. Ook zitten ze allemaal in de Core Registry die Planets heeft ontwikkeld: een database met alle bekende bestandsformaten en de bekende tools. Die Registry wordt o.a. gevoed door experimenten op het Testbed en levert weer input voor Plato. Ook in Planets hangt alles met alles samen.

Maar wat héb je er nu aan?

Het was indrukwekkend wat we allemaal te zien kregen, in praktische en technische zin – maar natuurlijk waren er ook een aantal kanttekeningen. De eerste gaf Clive Billenness zelf in zijn bonuspresentatie 'Putting it all together': alle Planetsdiensten zijn momenteel nog in de betaversies. Via de website kun je ermee experimenteren, maar je kunt er nog niet echt op bouwen. Dat kan pas met de definitieve versies die eind mei gepubliceerd worden als het project ten einde loopt. Natuurlijk roept dat projecteinde ook weer vragen op: wie gaat de Planetsdiensten onderhouden als het project is afgerond? Clive vertelde dat er plannen zijn voor een structurele Planets-community. Ook gaf hij aan dat enkele grote organisaties de Planetsdiensten gaan gebruiken, wat weer voor continuïteit zal zorgen. Ik hoop dat dat goed van de grond komt.

In de discussie had Mirjam Eikelboom van Rijkswaterstaat de nodige vragen bij het nut van Planets voor de archiefvormers binnen de overheid. Hoe is het gesteld met de taakafbakening tussen de archiefvormer en het Nationaal Archief? Gedeeltelijk ligt die wettelijk vast, zo vertelde Hans Hofman, maar voor eigen rekening voeg ik daaraan toe dat het NCDD-rapport wel duidelijk heeft gemaakt dat het digitale tijdperk om nieuwe afspraken vraagt. Het NA experimenteert ook al met nieuwe vormen van overdracht, onder andere met Binnenlandse Zaken.

Marjet Douze van Aletta stelde hardop een vraag die een aantal andere vertegenwoordigers van kleine organisaties in gedachten moeten hebben gehad: ‘Krijg je er een consultant bij?’ En toen waren we terug bij het thema dat bijv. ook vorige week ter sprake kwam: kennis en informatie zijn cruciale factoren – en we hebben er nog veel te weinig van. Toen Marjet aan het panel van sprekers vroeg waar ze die als (piep-)kleine organisatie kon vinden, was het antwoord van Hans Hofman: door te gaan samenwerken met anderen.

Aan het eind van een jaar vol NCDD-activiteiten, waarin we ons rapport opleverden, een conferentie organiseerden, ik op vele plekken mocht komen praten over duurzame toegankelijkheid en de bezoekersstatistieken van deze blog er niet om logen, is wat mij betreft daarmee de agenda gezet voor 2010: kennis en samenwerken, zo praktisch en bruikbaar mogelijk: er is nog veel werk te doen!

(Voor wie nu echt alles in detail wil weten van Planets en er zelf mee wil experimenteren is er op 9-10-11 februari in London een driedaagse training. Ingmar Koch blogde in juni over een dergelijk evenement in Kopenhagen en ging veel dieper in op de technische aspecten.)

Digitale archieven worden flexibel en onderdeel primair proces

Afgelopen woensdag organiseerden de gemeente/stadsarchieven van Rotterdam en Antwerpen een gezamenlijke studiedag in het sfeervolle Felixarchief in Antwerpen. Voor een bomvolle zaal van collega's (de helft uit Nederland en de helft uit Vlaanderen) lieten het Nationaal Archief, het GAR Rotterdam en het Felixarchief zien hoe ver ze zijn met de ontwikkeling van hun digitale depots en welke visies ten grondslag liggen aan hun initiatieven. (De presentaties staan op de studiedagwebsite van het GAR; fotobijschriften onderaan de blog.)


Wat het eerste betreft: Het Nationaal Archief en het GAR hopen begin volgend jaar de testfase in te gaan met hun digitale depots, die met dezelfde Tessella software worden ingericht. 2009 wordt het jaar van vele testen en pilotprojecten, waarna de systemen in 2010/2011 volledig operationeel moeten zijn. Het Felixarchief is al experimenteel in bedrijf. Men kiest er in Antwerpen voor om onderdeel voor onderdeel geleidelijk over de volle breedte uit te rollen.

Wat de visies betreft, wil ik er een aantal aspecten uitlichten:

Felixarchief: integreren in de workflow van de ambtenaar
Het Antwerpse archief heeft het geluk gehad dat het kon meeliften op een grote reorganisatie binnen de stedelijke diensten: het project 'denBell', waarbij ambtenaren digitaal gingen werken vanuit wat wij in Nederland flexplekken noemen. Integratie in het primaire proces is hier het motto, integraal 'records management' waar digitale duurzaamheid, pardon! duurzame toegankelijkheid is ingebouwd. Natuurlijk krijgen niet alle gemeentelijke archieven een buitenkans als Antwerpen, maar velen zijn het er inmiddels over eens dat die integratie eigenlijk de enige manier is om duurzame toegang te realiseren bij de administraties.


GAR: "een hele lange workshop"
Jantje Steenbuis en Josje Everse van het GAR legden vooral de nadruk op de betrokkenheid van de gehele organisatie bij de ontwikkeling van het e-depot en "kennis verwerven in de praktijk". Het depot is ontwikkeld in nauwe samenwerking met de Archiefschool en vanaf 2007 met het Nationaal Archief. Steenhuis heeft een e-depot altijd gezien als een kerntaak van een archivaris die je niet mag uitbesteden, maar zij gaf nu aan dat ze ook wel beseft dat niet alle archieven de middelen van een grote stad als Rotterdam hebben, en dat met name kleinere organisaties wellicht pragmatische keuzes moeten maken.

Nationaal Archief: ontwikkelen van diverse scenario's voor diensten aan derden
Het Nationaal Archief speelt in op de behoeften van kleinere organisaties, zo blijkt uit het visiedocument dat het NA twee weken geleden publiceerde (zie ook NCDD nieuwsbericht). In de presentatie van Jacqueline Slats kwamen niet alleen de technische kanten van het Digitaal Depot aan bod, maar ook de business cases waarmee het Nationaal Archief volgend jaar gaat experimenteren. In deze pilots worden (digitale) alternatieven uitgeprobeerd voor het traditionele overbrengen van papieren archieven na een periode van (idealiter) 20 jaar.
Met het Ministerie van Binnenlandse Zaken wordt geëxperimenteerd met vervroegde overbrenging van digitale archieven, ook van archieven die na verloop van tijd vernietigd moeten worden. Met diverse RHC's en andere archieven (Utrecht, Noord-Holland, Zeeland) worden modellen uitgewerkt waarbij het Nationaal Archief fungeert als een trusted digital repository (TDR). Met het Kadaster wordt een experiment gestart waarbij de digitale archieven bij het Kadaster blijven, maar het Nationaal Archief op afstand het technische beheer verzorgt.
Dit zijn stuk voor stuk interessante modellen die een rol kunnen gaan spelen in het ontwikkelen van de nationale infrastructuur voor duurzame toegankelijkheid die op de agenda van de NCDD staat.
Je ziet ook dat digitale depots een sterke ontwikkeling doormaken: waar het in 2003 in gebruik genomen e-Depot van de Koninklijke Bibliotheek nog één geheel was op één plek, wordt nu veel meer gedacht in termen van netwerken. (Om misverstnanden te voorkomen: het KB e-Depot is ook niet stil blijven staan: momenteel loopt een groot vernieuwingsproject om het e-Depot aan te passen aan complexere objecten en de verwerkingscapaciteit te vergroten.)


Overigens waren Inge Schoups en Filip Boudrez het niet echt eens met de stelling dat een digitaal depot niet haalbaar zou zijn voor kleine instellingen. "Gewoon een kwestie van doen", vond Filip Boudrez, en als je eenmaal bezig bent, is het best leuk.

Technology watch uitdaging voor de NCDD
In zijn samenvatting aan het eind van de dag gaf Peter Horsman van de Archiefschool aan dat het digitale tijdperk allerlei kansen biedt om middelen en 'resources' te delen, hoewel we daar traditioneel niet zo goed in zijn. Juist nu hoeven faciliteiten zich niet meer op één plaats te bevinden om gedeeld te kunnen worden. En op het gebied van kennis en expertise valt er heel wat te winnen door samenwerking. Zo hebben noch het Nationaal Archief, noch het Felixarchief, noch het GAR Rotterdam al een stevig fundament gelegd voor de 'technology watch' die hun digitale depots technisch up-to-date moeten houden. In de wandelgangen bleek dat de vraag eerst beantwoord moet worden wat zo'n technology watch nu eigenlijk inhoudt. Hierover later ongetwijfeld meer.

Zie ook: de blog van LOPAI met een verslag van Ingmar Koch.


Foto's IA: rechtsboven, vlnr Jacqueline Slats van het Nationaal Archief, Jantje Steenhuis van het Gemeentearchief Rotterdam, en Inge Sloups van het Felixarchief Antwerpen.
Midden: vlnr Filip Boudrez van het Felixarchief (en van expertisecentrum eDavid) en Josje Everse van het Gemeentearchief Rotterdam).
Onder: De binnenplaats van het Felixarchief.

De duurzame kantvan vluchtige e-mail

Misschien denk je bij e-mail juist niet aan digitale duurzaamheid maar aan honderden, duizenden vijf-of-tiensecondenberichtjes én aan de onvermijdelijke waarschuwingen van je IT-afdeling dat je je mailbox nu eens echt moet gaan opschonen. Waarna je ongezien de onderste helft van je inbox in de digitale prullenmand laat verdwijnen.

Toch zijn er redenen om anders naar e-mail te kijken, zo bleek tijdens een bijeenkomst van de RMC-conventie op 23 april jl. In de Verenigde Staten (where else?) zijn niet alleen rechtzaken beslist op basis van e-mail, maar zijn zelfs partijen veroordeeld wegens het niet bewaren van relevante e-mailwisselingen, zo meldde advocaat M. James Daley. In Nederland kennen we het Srebrenica-onderzoek met getuigenverklaringen per e-mail.

Maar hoe orden je die immense brij aan data? Hoe scheid je relevant van niet-relevant? Tijdens de koffiepauze hoorde ik een medewerker van Justitie vertellen dat hij koos voor het opslaan van grote massa's data. Aangezien nog maar een fractie van die data later ooit weer opgevraagd zou worden, liet hij het zoekwerk liever over aan de toekomst. Chris Bellekom, oud-KB'er en nu werkzaam bij de Gemeente Gouda, dacht daar anders over: 'Garbage in, garbage out' is zijn motto. Ordenen bij de creatie, dus.

Twee vertegenwoordigers van grote multinationals gaven een interessant kijkje in hun interne e-mailkeuken: Robert Rongen van Philips en John Mulgrew van Microsoft. Beide bedrijven hebben beleid ontwikkeld voor het managen van hun omvangrijke e-mailverkeer; beide gaan uit van centrale e-mailopslag (immers: 'store local, lose local'), maar de manier waarop verschilt.


Philips kiest voor de welbekende 'sense & simplicity'-benadering. Een medewerker die een e-mail ontvangt of verzendt kan daarvan met één druk op de knop een 'record' maken. Dit record wordt dan centraal opgeslagen voor een periode van 10 tot 15 jaar (daarover moet nog worden beslist). Voor VIPs kan een 'bewaar-alles'-routine worden ingebouwd in het systeem.

Microsoft gaat veel verder in zijn centrale benadering. De gigantische hoeveelheden e-mail (zo'n 13 miljoen per dag) worden door een centrale Exchange Server gesorteerd voor diverse bewaartermijnen. In het systeem kunnen allerlei criteria worden ingevoerd: het onderwerp, de afzender of ontvanger (bijvoorbeeld alle e-mail tussen advocaten), het aantal ontvangers, enz. enz. Dit gebeurt allemaal volautomatisch, de gebruiker merkt er niets van. Die gebruiker kan er zelf voor kiezen om daarnaast eigen e-mail archiefmappen te maken (indien hij een 'filer' is); als hij een zogenaamde 'piler' is, kan hij alles ook overlaten aan het systeem.


Maar áls je e-mail wilt bewaren, hoe doe je dat dan? Aan het eind van de middag gaf Jacqueline Slats van het Nationaal Archief daar praktische richtlijnen voor. Onder het motto: 'De archivaris, dat bent u', pleitte Jacqueline voor zorg aan de bron: zorg voor duidelijke adressen; zet altijd je eigen naam en adres onderaan een mail; zet geen antwoorden tussen de tekst van anderen door; zet de informatie om in een duurzaam open-source formaat (XML). En zo zijn er nog meer richtlijnen, terug te vinden in de kennisbank van het Nationaal Archief. Dit alles moet onderdeel zijn van een strategisch informatieplan, zo betoogde Erik Oltmans van Thaesis, 'om te vinden en gevonden te worden'.