Misschien denk je bij e-mail juist niet aan digitale duurzaamheid maar aan honderden, duizenden vijf-of-tiensecondenberichtjes én aan de onvermijdelijke waarschuwingen van je IT-afdeling dat je je mailbox nu eens echt moet gaan opschonen. Waarna je ongezien de onderste helft van je inbox in de digitale prullenmand laat verdwijnen.
Toch zijn er redenen om anders naar e-mail te kijken, zo bleek tijdens een bijeenkomst van de RMC-conventie op 23 april jl. In de Verenigde Staten (where else?) zijn niet alleen rechtzaken beslist op basis van e-mail, maar zijn zelfs partijen veroordeeld wegens het niet bewaren van relevante e-mailwisselingen, zo meldde advocaat M. James Daley. In Nederland kennen we het Srebrenica-onderzoek met getuigenverklaringen per e-mail.
Maar hoe orden je die immense brij aan data? Hoe scheid je relevant van niet-relevant? Tijdens de koffiepauze hoorde ik een medewerker van Justitie vertellen dat hij koos voor het opslaan van grote massa's data. Aangezien nog maar een fractie van die data later ooit weer opgevraagd zou worden, liet hij het zoekwerk liever over aan de toekomst. Chris Bellekom, oud-KB'er en nu werkzaam bij de Gemeente Gouda, dacht daar anders over: 'Garbage in, garbage out' is zijn motto. Ordenen bij de creatie, dus.
Twee vertegenwoordigers van grote multinationals gaven een interessant kijkje in hun interne e-mailkeuken: Robert Rongen van Philips en John Mulgrew van Microsoft. Beide bedrijven hebben beleid ontwikkeld voor het managen van hun omvangrijke e-mailverkeer; beide gaan uit van centrale e-mailopslag (immers: 'store local, lose local'), maar de manier waarop verschilt.
Philips kiest voor de welbekende 'sense & simplicity'-benadering. Een medewerker die een e-mail ontvangt of verzendt kan daarvan met één druk op de knop een 'record' maken. Dit record wordt dan centraal opgeslagen voor een periode van 10 tot 15 jaar (daarover moet nog worden beslist). Voor VIPs kan een 'bewaar-alles'-routine worden ingebouwd in het systeem.
Microsoft gaat veel verder in zijn centrale benadering. De gigantische hoeveelheden e-mail (zo'n 13 miljoen per dag) worden door een centrale Exchange Server gesorteerd voor diverse bewaartermijnen. In het systeem kunnen allerlei criteria worden ingevoerd: het onderwerp, de afzender of ontvanger (bijvoorbeeld alle e-mail tussen advocaten), het aantal ontvangers, enz. enz. Dit gebeurt allemaal volautomatisch, de gebruiker merkt er niets van. Die gebruiker kan er zelf voor kiezen om daarnaast eigen e-mail archiefmappen te maken (indien hij een 'filer' is); als hij een zogenaamde 'piler' is, kan hij alles ook overlaten aan het systeem.
Maar áls je e-mail wilt bewaren, hoe doe je dat dan? Aan het eind van de middag gaf Jacqueline Slats van het Nationaal Archief daar praktische richtlijnen voor. Onder het motto: 'De archivaris, dat bent u', pleitte Jacqueline voor zorg aan de bron: zorg voor duidelijke adressen; zet altijd je eigen naam en adres onderaan een mail; zet geen antwoorden tussen de tekst van anderen door; zet de informatie om in een duurzaam open-source formaat (XML). En zo zijn er nog meer richtlijnen, terug te vinden in de kennisbank van het Nationaal Archief. Dit alles moet onderdeel zijn van een strategisch informatieplan, zo betoogde Erik Oltmans van Thaesis, 'om te vinden en gevonden te worden'.
