Data-diensten: generiek of specifiek?

Onlangs schreef Chris Rusbridge van het UK Digital Curation Centre een interessante blog over de diverse manieren waarop je infrastructuren - in dit geval voor de wetenschap - kunt insteken: lokaal, nationaal, internationaal, en, misschien nog belangrijker: generiek of discipline-specifiek.

Rusbridge reageerde op recente initiatieven om een nationale infrastructuur voor wetenschappelijke data te bouwen, het UKRDS initiatief. Hij constateert dat de eisen die je aan een infrastructuur voor wetenschappelijke informatie moet stellen eigenlijk haaks op elkaar staan:

- voor datacentra en digitale archieven geldt: hoe groter des te goedkoper, en hoe generieker hoe gemakkelijker ze op te hangen zijn aan bestaande structuren als universiteitsbibliotheken met hun langetermijnfinanciering.
- voor goede datacuratie geldt: hoe lokaler hoe effectiever, omdat iedere discipline weer zijn eigen eisen stelt aan hoe data georganiseerd moet worden. Die curatie zou je dus het liefst zo dicht mogelijk bij de wetenschapsuitoefening willen onderbrengen, in onderzoeksprojecten die vaak tijdelijk van aard zijn.

Hoe breng je die twee uitersten bij elkaar? Rusbridge suggereert een soort matrix met generieke archieven, waarbij de instroom van wetenschappers zelf komt (eigen verantwoordelijkheid!), die dan weer moeten voldoen aan curatienormen die nationaal bepaald worden door koepels, en door de financiers verplicht worden gesteld. En daar past hij bestaande instellingen als JISC en het Research Information Network dan weer in als adviseurs.

Rusbridge signaleert hier een belangrijk knelpunt: economie en wetenschap stellen verschillende eisen. Dat kan niet anders dan leiden tot een complexe infrastructuur, waarbij het heel belangrijk is om rollen en verantwoordelijkheden heel goed te benoemen. Complicatie daarbij is dat er maar weinig stakeholders zijn die het geheel overzien, dat blijkt ook uit de interviews in het kader van de Nationale Verkenning.

Wat Nederland betreft zie ik nog niet direct de impuls om een 'nationale' wetenschappelijke data-service te gaan bouwen; misschien zijn we daarin als klein land anders dan de UK. Maar de uiteenlopende eisen van economie en wetenschap gelden ook hier.

'De digitale feiten' en opslag

Afgelopen donderdag presenteerde Digitaal Erfgoed Nederland (DEN) de resultaten van het onderzoek De Digitale Feiten. Dit maakt deel uit van een Europees onderzoek (Numeric) naar de stand van zaken van digitalisering in het Europese erfgoed.

Er stroomden heel veel cijfers uit de beamer van de KB-aula donderdagmiddag, maar er bleek ook veel nog niet bekend. DEN directeur Marco de Niet concludeerde in zijn voorwoord bij het rapport: 'Als het project één ding heeft duidelijk gemaakt, dan is het wel hoe zeer de professionalisering van digitalisering nog op gang moet komen. Zelfs het maken van schattingen over omvang en kosten van digitalisering bleek een brug te ver voor veel instellingen.'


Rekenmodel van het Gelders Archief

Eén van de interessantste bijdragen aan de middag (als het om digitale duurzaamheid gaat) was de presentatie van Peter Wouters, hoofd Publieksbereik van het Gelders Archief. Hij vertelde over het rekenmodel dat zijn organisatie heeft ontwikkeld voor het begroten van digitaliseringsactiviteiten - een rekenmodel waarvoor in de zaal veel belangstelling was en dat door DEN verder uitgebouwd zal gaan worden.

'Waar we wel van schrokken', zo meldde Wouters, 'is dat we erachter kwamen dat vijf jaar opslag van gedigitaliseerd materiaal evenveel kost als de initiële investering.' En daarbij was nog niet eens sprake van een echt 'trustworthy' digitaal depot, maar van een gemengd pakket waarbij alleen waardevolle bronnen echt duurzaam werden opgeslagen.

(foto: Numeric website, http://www.numeric.ws)

De Nationale Verkenning - een tussenbericht (1)

Hier rechts staat nog net geen eigen foto van een teamlid Nationale Verkenning Digitale Duurzaamheid, maar er komt wel heel wat papier aan te pas om de digitale wereld te onderzoeken, niet alleen omdat er veel rapporten verschenen zijn de laatste jaren, maar ook omdat je er zo lekker op kunt kliederen in de trein: uitroeptekens waar de auteur het bij het rechte eind lijkt te hebben, maar ook grote vraagtekens waar dat niet het geval lijkt. En grote gele markervlekken rond stukken input die we goed kunnen gebruiken voor ons onderzoek zijn handig bij het terugbladeren een paar weken later; ik heb nog geen digitale manier ontwikkeld om dat net zo overzichtelijk te doen.

Die stapels onderzoeken zorgen trouwens wel voor de nodige verzuchtingen in het onderzoeksteam. We hebben nu het stadium bereikt dat de hoeveelheid gevonden informatie het bijna belet om de grote lijnen te zien. Maar dat hoort bij het proces van zo'n verkennend onderzoek, daar krabbel je ook weer uit.

De interviews die we houden, momenteel vooral met mensen van wie we weten dat ze een goed algemeen overzicht hebben, zijn al wat concreter, maar ook daar is sprake van een veelheid aan problemen, belangen, en visies. Geheel volgens de Nederlandse poldertraditie.

Wij gaan daaruit zeker geen rechtlijnig geheel bouwen. Een 'orderly chaos' (titel van deze Amerikaanse lappendeken van Marilyn Wall) lijkt me een mooi alternatief - als we tenminste garen kunnen spinnen dat sterk genoeg is om de lappen stevig én flexibel aan elkaar vast te maken.

Lichtgewicht toetsing voor digitale data en archieven

De vraag is zo oud (nouja, bij wijze van spreken dan) als digitale archieven zelf: wanneer is de opslag veilig genoeg, wanneer kunnen aanbieders, archieven zelf en gebruikers de garantie krijgen dat de data over vijftig jaar nog helemaal intact en authentiek hergebruikt kan worden?

De afgelopen jaren zijn de nodige pogingen ondernomen om toetsingscriteria op te stellen voor digitale archieven (oftewel 'trustworthy digital repositories', TDR) en data, onder meer TRAC, oftewel Trustworthy Repositories Audit and Certification, DRAMBORA, en de Duitse
Kriterienkatalog van nestor. Dit zijn stuk voor stuk indrukwekkende instrumenten, maar wel met een flinke gebruiksdrempel, want er moet heel veel informatie boven tafel komen, en daar zijn nog lang niet alle organisaties aan toe.
Bovendien geldt dat de gevraagde garantie eigenlijk nog helemaal niet gegeven kán worden, want de techniek staat nog in de kinderschoenen.

Reden voor DANS, het data-archief voor de alfa- en gammawetenschappen, om een 'lichtgewicht' alternatief te ontwikkelen: het Datakeurmerk oftewel Data Seal of Approval (DSA). Het idee is om in zo weinig mogelijk woorden en richtlijnen vast te leggen wat de essentiële eigenschappen zijn die data en faciliteiten voor langetermijnbewaring moet bezitten. Een organisatie die daaraan voldoet, publiceert zijn onderbouwing op de website, en laat die door enkele collega-instellingen doorlichten. Als deze 'peer review' goed afloopt, krijgt de organisatie het zegel om op zijn website te publiceren, voor een jaar of misschien twee jaar.
Het idee voor een lichtgewicht toetsing van digitale data en archieven heeft inmiddels zo veel steun gekregen, dat DANS heeft besloten het keurmerk internationaal te verspreiden en om de regie over het keurmerk over te dragen aan een internationale Board, een soort redactieraad. Deze overdracht gaat in mei plaatsvinden. In dat kader organiseerde DANS afgelopen vrijdag 30 januari een workshop - om het concept te testen op een internationale doelgroep en diezelfde doelgroep om suggesties te vragen voor de verdere uitbouw van het keurmerk.


DSA met name goed voor 'awareness raising'
De deelnemers aan de workshop concludeerden unaniem dat het DSA een goede bijdrage kan leveren aan het verhogen van het bewustzijn van de problematiek van langetermijnbewaring. Mary Vardigan van ICPSR, het grootste digitale archief ter wereld op het gebied van sociale wetenschappen, sprak van een 'wonderful innovation'. Niet als concurrent van TRAC of DRAMBORA, maar als een toegankelijke opstap.


Uiteraard waren er ook kritische noten, in de vorm van aanbevelingen voor verdere ontwikkeling: Vardigan miste in de nu geformuleerde richtlijnen informatie over de organisatorische en financiële stabiliteit van de organisatie - een suggestie waar ik het roerend mee eens was. Ingmar Koch van LOPAI (zelf met versie 1 van ED3 zoekende naar criteria voor archieven), suggereerde dat de Board nog wat meer werk zou moeten verrichten om helder te kunnen krijgen wie waarom vier sterren verdient en wie één of twee. Men vroeg ook om meer implementatie-richtlijnen (die eind april gepubliceerd zullen worden, zo meldde Henk Harmsen). Niettemin moet het geheel wel lichtgewicht blijven, zo was de consensus, anders schiet het zijn doel voorbij.

De powerpointpresentaties zullen binnenkort worden gepubliceerd op de website van het DSA - hier alvast de presentatie van Henk Harmsen met de meest up-to-date redactie van de richtlijnen, waarvan er na de bijeenkomst geen 17 maar nog slechts 16 over zijn. Zie ook het commentaar van Ingmar Koch op de weblog van ED3.

Foto's: rechtsboven Henk Harmsen (l) en Peter Doorn (r) van DANS; midden: Natascha Schumann van nestor (l) en Annelies van Nispen (DEN); rechtsonder: Ingmar Koch van LOPAI, het Landelijk Overleg Provinciale Archief Inspecteurs. Foto's IA.

De 'digitale investering' - economie (en psychologie)

"Sustaining the digital investment" heet het onlangs verschenen interimrapport van de Amerikaans-Britse 'Blue Ribbon Task Force on Digital Preservation' (waarbij 'Blue Ribbon' zoiets betekent als: eersteklas), en die titel verraadt het nodige over de economische invalshoek die een groep van 17 experts uit zeer verschillende disciplines (economie, bibliotheken, archieven, bedrijfsleven, wetenschap, computertechnologie) heeft gekozen voor haar onderzoek. Ik vond het een zeer lezenswaardig rapport, niet zozeer omdat het alles :-) oplost (het is bovendien nog maar een eerste interimrapport; er volgt nog een tweede rapport met aanbevelingen), maar wel omdat het een goed overzicht geeft van wat we tot nu toe weten over de economische kant van duurzame toegang. Als je dit rapport tot je neemt, kun je dus veel voorafgaand onderzoek overslaan. Er zitten gerespecteerde schrijvers achter (o.a. Rusbridge van de DCC, Lavoie van OCLC, Anderson van de Library of Congress, Nowell van het Office of Cyberinfrastructure, econoom Courant, bibliothecaris Ayris, etc.) en die slagen erin om met de nodige afstand naar de digitale uitdaging te kijken.


Wat maakt digitale informatie zo anders?
De eerste vraag die de Task Force zich stelt is waarom we eigenlijk zo zitten te tobben: wat maakt digitale informatie anders dan bijvoorbeeld boeken waar we al eeuwen raad mee weten, of anders dan een huis waarin je investeert om daar in de toekomst rendement van te plukken (in geld of in woongenot). De Task Force noemt drie factoren: 'immediacy', 'scale', en 'uncertainty'. 'Immediacy' omdat je een huis of een boek (meestal) tien of twintig jaar kunt verwaarlozen zonder dat ze helemaal verloren gaan, maar omdat digitale informatie continu zorg vereist; 'scale' omdat de hoeveelheid waar we het over hebben ons bevattingsvermogen ontstijgt; en 'uncertainty' omdat we weten dat de technische ontwikkelingen razendsnel gaan en we daarom een periode van vijf jaar nauwelijks kunnen overzien.

Wat mij hierin opvalt is dat deze drie elementen een behoorlijke psychologische impact hebben: ze bepalen hoe je een probleem benadert en vooral de laatste twee kunnen behoorlijk intimiderend werken: help, het is zo veel en koffiedik kijken kunnen we ook al niet, waar moeten we in hemelsnaam beginnen (dus doen we maar even niks ...). Ik moest daarom denken naar wat Ian Halliday zei aan het eind van de conferentie van de Alliance for Permanent Access (p. 13, PS from the Chair): laat 'duurzaamheid' geen bureaucratisch alibi worden om maar niets te doen. Tom Wever van de ING-bank zei tijdens de DEN-conferentie iets dergelijks: het ING Datacentrum kijkt nooit verder dan vijf jaar vooruit, want je kunt toch niet overzien hoe de techniek er dan voor zal staan.

Als we er nu in zouden slagen (filosofeer ik, niet de Task Force) om de intentie om duurzaam toegankelijk te houden aan het begin, bij het tot stand komen van digitale gegevens, in het proces, in de financiering én de hoofden van mensen in te bakken, dan zouden we er toch in moeten kunnen slagen om het onderhoud dat ervoor nodig is om die digitale investering te verduurzamen in onze plannen in te bouwen, net zoals je jaarlijks onderhoud aan een huis begroot, waarbij je jaar op jaar ook bekijkt welke (nieuwe) technieken het best kunnen worden toegepast en wat het onderhoud gaat kosten.

De wetten van de economie
Maar er zijn natuurlijk nog een aantal economische wetten in het spel die de zaak compliceren. Een huis vertegenwoordigt een waarde in geld waartegen je onderhoudskosten kunt afwegen. De waarde van digitale informatie is slecht te becijferen.
Degene die onderhoud aan een huis laat doen, plukt daar zelf de vruchten van: meer woongenot of een hogere opbrengst bij verkoop. Bij digitale informatie is degene die moet investeren (vooral aan het begin van het traject: organiseren van data, metadateren) meestal niet degene die de vruchten plukt. Daarbij valt te denken aan de ambtenaar op het gemeentehuis of de onderzoeker die aan een proefschrift werkt. Het rapport van de Task Force bepleit een systeem van 'sticks & carrots' (beloningen en straffen) om die mensen te motiveren hun steen bij te dragen aan duurzaamheid. In de wetenschap zie ik daar een rol voor NWO, die de onderzoekssubsidies verleent; NWO zou het deponeren van onderzoeksdata verplicht kunnen stellen. Data-centra zouden de onderzoeker daarbij technisch kunnen ondersteunen - hoe dat zou moeten gebeuren wordt momenteel onderzocht in een SURFshare project 'Waardevolle data en diensten' onder regie van het 3TU.Datacentrum. Het Task Force rapport benadrukt overigens dat het belangrijk is om ook niet-geldelijke beloningen te gebruiken. Onderzoekers die data deponeren voor hergebruik zouden hiervoor ook inhoudelijke prestige moeten kunnen krijgen.


Bij de overheid weet ik voor het motiveren van ambtenaren die digitale gegevens produceren nog niet zo gauw een oplossing - naast de Archiefwet bestaan er tal van regelingen die aangeven hoe het moet, maar die regelingen worden vaak niet nagevolgd. We kunnen ons allemaal voorstellen waarom dat niet gebeurt: andere klussen zijn urgenter, structureel tijdgebrek, en ga zo maar door. Enkele maanden geleden sprak ik Geert-Jan van Bussel van de Hogeschool van Amsterdam. Voor hem is er maar één manier om duurzaamheid in de overheid in te bedden: zorgen dat je duurzaamheid inbed in de Records Management Systemen die ambtenaren gebruiken. Agnes Jonker van de HvA (waaronder de Archiefschool nu valt) bepleit in de Informatieprofessional van januari 2009 'algemene regie' over wat nu het 'records continuüm' bij de overheid wordt genoemd - geen scheiding meer tussen de dynamische fase en vervolgens 'statische' archivering na 20 of 50 jaar, maar misschien al duurzame opslag zodra een document tot stand komt. Wellicht kunnen we dat op den duur zelfs wel technisch mogelijk maken, zoals Philips en Microsoft doen met e-mail (zie mijn blog over de Records Management Conventie op 23 april).

Organisatie en financiering
Organisatorisch en financieel moet er het nodige gebeuren om duurzame toegang te waarborgen, concludeert de Task Force niet verrassend. Op blz. 37-42 van het rapport vat de Task Force alle studies samen die de afgelopen jaren iets hebben gezegd over de kosten van duurzame toegang. Dat lijkt erg handig, maar het leidt tot de conclusie dat er eigenlijk niets algemeens over te zeggen valt. Er zijn te veel variabelen in het spel: Wat voor informatie, welke bestandsformaten, hoe oud, hoe georganiseerd, hoe bewaard, hoe ontsloten, hoe beschikbaar, en ga zo maar door. Concrete berekeningen moeten per sector of per organisatie worden gemaakt op basis van beleidsmatige keuzes op basis van de diverse missies van organisaties, waarbij het dan ook nog een handicap is dat de kosten van duurzame toegang vaak maar moeilijk geïsoleerd kunnen worden uit het totaalbudget.

Over de financiering kan wel wat worden gezegd: heel veel financiering gebeurt tegenwoordig projectmatig, en dat is slecht voor duurzame toegang - tenzij je uit al die tijdelijke potjes weer een structureel fonds kunt vormen dat de data kan verduurzamen als het project is afgerond. Dat moet dan wel georganiseerd worden: iedere organisatie een eigen digitaal depot of alles in één datakolos bij Almere - om maar eens een paar uitersten te noemen. Opslag op grote schaal is goedkoper, dat is inmiddels wel gebleken, maar het is de vraag hoe je dat in belans kunt brengen met de doelstellingen en tradities in de veelsoortige organisaties met digitale gegevens. Efficiency, zegt het Task Force rapport, is geen kwestie van de goedkoopste oplossing, maar een kwestie van het maximale resultaat behalen met beperkte middelen. Waarbij het 'resultaat' per organisatie gedefinieerd moet worden.


De situatie in Nederland
Het rapport van de Task Force vormt goede conceptuele input voor de Nationale Verkenning Digitale Duurzaamheid die vorige week van start is gegaan met een heisessie voor het projectteam (zie foto bovenin linkerkolom en hiernaast). Het helpt ons denken over de materie. Maar om het doel van de Verkenning te bereiken (in kaart brengen hoe het in de Nederlandse publieke sector is gesteld met digitale duurzaamheid) is meer nodig, vooral veel feitenonderzoek. Tijdens de heisessie werd duidelijk dat het nog een hele klus wordt om met zo'n 3 fte in 6 maanden tijd een rapport op tafel leggen dat hout snijdt. Neem de overheid, bijvoorbeeld, hoe groot is die wel niet?

Bovendien: algemene principes zoals de Task Force formuleert zijn mooi, maar vaak beginnen de echte problemen pas als je algemene principes of wenselijkheden gaat toepassen op een werkelijke situatie met bestaande organisaties, gevestigde belangen en niet te vergeten mensen die ieder ook zo hun eigen karakter hebben. Wij van het projectteam kunnen onze borst natmaken en zullen jullie via deze blog op de hoogte houden van onze vorderingen.

(onderste foto: projectteam Nationale Verkenning studeert op de vraag hoe duurzaam digitaal Nederland is tijdens heisessie. Foto Annelies van Nispen)

Duurzaamheid: (ook) een kwestie van organiseren

Afgelopen woensdag organiseerde de NCDD een workshop op de jaarlijkse conferentie van Digitaal Erfgoed Nederland (DEN). Voor een publiek van zo'n veertig erfgoedinstellingen (vooral musea en bibliotheken, bleek later, een paar archieven en enkele 'overige' instellingen) mocht ik de workshop openen met de belangrijke constatering dat we voor duurzame toegang natuurlijk techniek nodig hebben, maar dat we er met techniek alleen niet komen (zie powerpoint). Digitale informatie is mobiel, het overschrijdt grenzen tussen instellingen en tussen sectoren, wat je vandaag opslaat wordt wellicht over 50 jaar opgevraagd door een gebruiker met een totaal ander soort computer. Omdat digitale informatie zorg vereist van wieg tot graf, betekent dit dat al die betrokkenen actief moeten samenwerken om de informatie zodanig te managen dat zij toegankelijk, bruikbaar, begrijpelijk en authentiek blijft. Het is een soort keten, en als er één zwakke schakel tussen zit . . .

En er is meer. Zoals de volgende spreker, Tom Wever van de ING-bank beaamde: het managen van digitale data is een vak apart dat veel specialistische kennis vereist. Als erfgoedinstelling moet je je afvragen of je dat allemaal wel zelf moet willen doen. Het was bijzonder dat Tom er zijn vrije dag én drie uur fileleed voor over had om ons erfgoedinstellingen een kijkje te geven in de keuken van een grote bank; en ik zal niet de enige zijn geweest die bij het luisteren naar Tom naast al dat mooie erfgoed ook de veiligheid van mijn eigen spaarrekening daarbij in gedachten had :-).

Het voorbeeld van de ING-bank

Wat een grote bank wel en niet mag doen met digitale informatie wordt gelukkig streng bewaakt door De Nederlandsche Bank. Alle transactiegegevens moeten bijvoorbeeld na een jaar worden vernietigd. De Afdeling Marketing mag wel onderzoek doen naar financiële profielen van klanten, maar alleen anoniem. Informatie die wel moet worden bewaard (verzekeringen, pensioenen) wordt uiteraard goed beheerd op uitstekende schijven die her en der back-ups en spiegels hebben. De ING migreert de data wanneer nodig, en Tom gaf aan dat dat tot nu toe niet zo'n groot probleem is geweest, omdat er in de jaren 60 nog maar weinig digitaal werd bewaard. Hij ziet het probleem wel groeien in de toekomst, als de hoeveelheden enorm zullen toenemen. Schijfruimte is daarbij niet het probleem, die wordt steeds goedkoper. De echte kosten gaan zitten in het beheer van die data: wie weet wat er op de schijven staat, wanneer moet het weer worden omgezet en naar welk formaat? En je moet natuurlijk de risico's in de gaten houden en beperken. Tom gaf aan dat wat hem betreft de risico's niet zozeer in de pure techniek zitten - die is tegenwoordig robuust genoeg. De welbekende hackers vormen eigenlijk ook maar een klein probleem. Wat blijkt? De grootste risico's zitten toch in menselijke fouten. Een nulletje meer of minder is gauw getikt en ook de IT-medewerkers die de back-ups verzorgen zijn maar mensen die een keer de fout in kunnen gaan. Het beperken van die risico's vraagt om ijzeren discipline in de organisatie en vele controleslagen - organisatie, dus.

Daarbij - en dat vond ik wel opmerkelijk - kijkt de bank niet verder dan een termijn van een jaar of vijf. Onder het motto "we will cross that bridge when we get there" doet de bank nu alles wat in haar macht ligt om duurzaamheid te bevorderen, ervan uitgaande dat ze dat steeds zal blijven doen. Pragmatisch stap-voor-stap-denken, dus, met weliswaar een langetermijnperspectief, maar geen 'langetermijnblokkade' ("we weten nog niet hoe we het voor 100 jaar goed moeten doen, dus we doen maar even niets").

Tom had een aantal duidelijke adviezen voor erfgoedinstellingen:

- "Wordt geen IT-center" - kijk als organisatie naar wat je uniek maakt, en steek daar al je energie in. Andere zaken, vooral specialistisch werk dat je niet dagelijks doet, kun je beter uitbesteden. Dat doet ING ook.
- Probeer coöperaties te vormen met even grote instellingen als je diensten gaat uitbesteden. Zo krijg je een betere onderhandelingspositie.
- Koop geen computersystemen maar huur ze. Computersystemen verouderen razendsnel, en als je ze zelf moet vervangen, stel je die beslissing vaak te lang uit.
- Je hoeft zelf geen IT expert te zijn, maar je moet als inkoper wel de expertise hebben om de prestaties van je service providers te beoordelen.

Yola de Lusenet, die bekwaam het voorzitterschap voor haar rekening nam, merkte na Toms presentatie op dat deze adviezen eigenlijk helemaal tegen het gevoel van erfgoedinstellingen indruisen: van oudsher zijn we gewend dat we objecten juist in veiligheid brengen door ze binnen onze muren te halen; nu zouden ze veiliger zijn door ze weg te brengen?? Dat is echt even wennen . . .

De lessen van zes jaar KB e-Depot

Zelf doen of uitbesteden? Hilde van Wijngaarden van de KB, die samen met IBM een eigen e-Depot ontwikkelde, vertelde dat ook de KB nu besloten heeft om te gaan uitbesteden, precies om de redenen die Tom Wever noemde. Wat overigens niet wegneemt, zo benadrukte Hilde, dat de KB zelf veel expertise in huis zal moeten hebben en houden om externe providers aan te sturen en te controleren. Hilde toonde zich ook direct bereid die kennis te delen met andere partners - bijvoorbeeld in het kader van de NCDD.

Daarmee haakte ze in op een deel van mijn presentatie: samenwerking is geboden als we de uitdaging van digitale duurzaamheid willen aangaan, met name op het gebied van expertise en financiering. Geen enkele instelling kan dit alleen oplossen. Daarom is de NCDD opgericht, met als doel een solide landelijk netwerk van beleid, organisatie en faciliteiten waarin de digitale informatie van de publieke sector veilig kan worden bewaard.

Hilde vertelde dat de KB in het kader van dit landelijke netwerk in ieder geval de zorg op zich neemt voor alle digitale publicaties die in Nederland verschijnen; die kunnen via het webloket van het e-Depot gedeponeerd worden. Ook de publicaties uit de universitaire repositories worden door de KB geharvest, en binnenkort gaat het Nederlandse webarchief van start.

Maar ook de KB moet de tering naar de nering zetten. Enkele jaren geleden kondigde de KB aan dat zij een nationaal TIFF-archief zou ontwikkelen voor digitale masters. Dat plan bleek vooralsnog te ambitieus. Het bestaande DIAS-systeem kon een dergelijk grote toevloed van data niet aan. Daarom is besloten om de hele infrastructuur te gaan vernieuwen voordat eventuele nieuwe projecten worden opgestart. Dit programma "Vernieuwing e-Depot" zal enkele jaren in beslag nemen. Gedurende de looptijd zal de KB de lopende stroom publicaties gewoon archiveren, maar kan zij geen nieuwe verplichtingen op zich nemen.


De dagelijkse realiteit van het Fries Museum

Met de duo-presentatie van Wilbert Helmus en Trineke Kamerling van de Friese musea werd het publiek weer even teruggebracht naar de dagelijkse realiteit van veel erfgoedinstellingen. Toen Wilbert bij het Fries Museum aantrad was er wel sprake van automatisering en digitalisering, maar er was geen ICT-beleid en geen applicatiebeheer. Die situatie bracht grote risico's met zich mee. Inmiddels is een begin gemaakt met duurzaamheidsbeleid: er is een Informatieplan en het museum heeft een data-conservator benoemd (Trineke Kramer). Ook is samenwerking gezocht met andere Friese instellingen om een back-upstrategie te ontwikkelen. En er zijn nieuwe contracten gesloten met service providers. Het Fries Museum evolueert van beheersing naar strategisch beleid, van incident gedreven acties naar vooraf sturen. Wilbert benadrukte ten slotte dat duurzaamheid eigen verantwoordelijkheid is en dat kleine(re) instellingen moeten samenwerken.

Nationale Verkenning Digitale Duurzaamheid

Waarmee we (niet geheel toevallig) terug zijn bij de NCDD. Een team onderzoekers trekt de komende zes maanden het land in om te onderzoeken hoe dat landelijk dekkende netwerk, die samenwerking, gestalte kan krijgen. Wat voor digitale data worden er in Nederland bewaard, door wie en hoe? Waar dreigt digitale data verloren te gaan? En: wat is ervoor nodig om de data uit de publieke sector verantwoord te managen? Al die vragen komen tijdens de Nationale Verkenning aan bod.
Aan het eind van de workshop namen we een voorschot op de Verkenning, en vroegen de aanwezigen wat zij nodig dachten te hebben. Hier zijn de resultaten:














(dubbelklik op de afbeelding voor een betere weergave)



Met stip op één staan: richtlijnen - wat moeten we nu concreet doen? Waar beginnen we?
- Een nationaal servicecentrum haalt de tweede plaats. Ligt hier een taak weggelegd voor de bestaande instellingen? Ik denk dan bijvoorbeeld aan de businessmodellen voor dienstverlening aan het land waarmee het Nationaal Archief volgend jaar gaat experimenteren (zie blog 17 oktober, vlak onder de tweede foto). Of moet er iets heel nieuws ontstaan?
- Over het nut van een centraal depot verschillen de meningen. De musea zien er wel wat in, maar de archieven niet.
- Dat een optie met "dwang" erin laag zou scoren in Nederland, had ik wel verwacht, maar dat hij gelijk zou eindigen met de "onvermoeibare lobby voor meer geld" vond ik eerst opmerkelijk - totdat ik me realiseerde dat de instellingen die in de zaal zaten aan het begin van de workshop op drie na hadden aangegeven dat ze de duurzaamheid van hun digitale data nog niet onder controle hebben. Misschien weten ze gewoon nog niet wat het kost? Is het een idee om Hilde van Wijngaarden voor een volgende workshop te vragen of de KB hier inmiddels meer zicht op heeft?

Uiteraard was dit maar een mini-enquete en mogen we er nog geen waarde aan hechten. Ik ben benieuwd of de resultaten van de Nationale Verkenning anders zullen uitpakken. Het project loopt van januari tot juli, met een nationale conferentie in september. Het projectteam kan niet heel Nederland bezoeken. Daarom worden op basis van netwerkkennis selecties gemaakt van zo representatief mogelijke instellingen (groot, klein, wel actief, niet actief, etc.).

Mocht jij een briljant idee hebben voor de opzet van een nationale infrastructuur, maar mocht het projectteam jou niet kunnen vinden om je te interviewen, meld je dan bij inge.angevaare@kb.nl.

Duurzaamheid op de DEN-conferentie

A.s. dinsdag en woensdag wordt de jaarlijkse DEN-conferentie gehouden in de Doelen in Rotterdam. De NCDD presenteert daar op 10 december om 10.30 uur een workshop die niet over techniek gaat, maar over beleid en organisatie. Het rijtje sprekers geeft aan hoe divers duurzame toegankelijkheid kan zijn: Tom Wever vertelt hoe duurzaam klantgegevens bij de ING-bank worden bewaard; Hilde van Wijngaarden maakt duidelijk wat de Koninklijke Bibliotheek nu wel en niet opneemt in haar e-Depot, en Wilbert Helmus doet verslag van de organisatie van duurzaamheid bij het Fries Museum. Aan mij de eer om aan te geven wat landelijke samenwerking voor digitale duurzaamheid kan betekenen en aan te kondigen dat de Nationale Verkenning Digitale Duurzaamheid binnenkort het land in gaat om de meningen te peilen over hoe digitaal duurzaam (publiek) Nederland er uit moet gaan zien. Komt allen, zou ik zeggen :-).